När Anna-Carin Alderin själv drabbades av utmattning började hon undersöka hur vi använder vår tid på jobbet. Foto: Getty Images/Ulla Alderin
– Många känner att de hela tiden ligger ett steg efter. Men springer man i 180 är det svårt att samtidigt hålla blicken på vad man gör.
Det säger Anna-Carin Alderin, grundare av The Rework, som hjälper organisationer att frigöra tid och energi till det som faktiskt är viktigt.
Själv har hon lång erfarenhet från näringslivet, bland annat som chef i 18 år på Ikea. Efter att hon själv blivit sjuk i utmattningssyndrom började hon ifrågasätta hur vi använder vår tid på jobbet. Bland annat tog hon initiativ till en svensk variant av forskningsstudien 4DayWeek där företag testade fyradagarsvecka, en modell som 90 procent av deltagarna fortsatte med efter studiens slut.
Inte bara upplevde medarbetarna mindre stress och högre motivation – att jobba en dag mindre i veckan gav också en genomsnittlig omsättningsökning på 35 procent.
– Det många kanske inte tänker på är att ofta jobbar man redan fyradagarsvecka, den är bara dold i ineffektivitet, säger Anna-Carin Alderin.
Så, vad är det som dränerar dig på tid – och hur tar du tillbaka den?
1. Du gör inte det viktigaste
De flesta verksamheter har tydliga strategier och affärsplaner. Ändå speglas de sällan i det dagliga arbetet.
– Tittar man i kalendrar och på to-do-listor är det inte strategierna som verkar styra vad tiden läggs på, säger Anna-Carin Alderin.
– Där blir frågan: hur kan vi få planerna och vardagen att gå i linje med varandra? Annars blir det ett slags pseudoarbete – vi tror att vi är produktiva, men vi slösar vår kapacitet.
Att flippa mellan uppgifter och hålla allt i huvudet slukar energi och kognitiv kapacitet.
Anna-Carin Alderin
2. Din tid är sönderhackad – ditt fokus splittrat
För de flesta är arbetsdagen fragmenterad. Möten, plingande mejl och krävande tankearbete om vartannat – ibland samtidigt.
– Att flippa mellan uppgifter och hålla allt i huvudet slukar energi och kognitiv kapacitet.
Något som brukar göra stor skillnad enligt Anna-Carin Alderin är tidsblockering – att helt enkelt ge olika typer av arbete egna tidsfönster. Möten kan läggas i ett sammanhållet sjok, fokuserat arbete i ett annat. I stället för att försöka göra allt samtidigt låter du hjärnan tänka klart och kan göra klart i varje moment.
Att blocka tid – det vill säga ge olika typer av arbete egna tidsfönster – är ett smart knep för att hålla koll på tiden, menar Anna-Carin Alderin.
3. Du prioriterar bort det som gör dig bättre
När tiden känns knapp är det ofta utrymme för reflektion som ryker först. Men, det är egentligen bland det viktigaste på agendan, menar Anna-Carin Alderin.
– Det finns jättemycket forskning på hur det ökar både produktivitet och kvalitet. Det är där vi skapar lärande och kan förbättra verksamheten.
Se till att bygga in reflektion i arbetet, så att det inte blir något som “tas om det finns tid”. Skapa också struktur för hur reflektionen går till.
– Avsätt några minuter i slutet av varje möte för att utvärdera själva mötet. Bestäm i förväg vilka frågor ni ställer: Hur landade den där senaste förändringen av mötet? Vad fungerade mindre bra?
4. Du försöker lösa systemfel själv
Många försöker bli mer effektiva genom att skärpa sin egen disciplin, men enligt Anna-Carin Alderin sitter problemet ofta i hur arbetet är organiserat. För att på riktigt skärpa fokus krävs gemensamma och tydliga spelregler, samt att man pratar om förväntningar.
– När är det okej att fråga en kollega “har du tid en minut?”. När är det okej att inte vara inloggad i Slack? Så länge alla förväntas vara ständigt tillgängliga – eller tror att de förväntas vara det – kommer avbrotten fortsätta.
Här är det viktigt att inte underskatta sitt svängrum, påpekar Anna-Carin Alderin. Små justeringar kan göra stor skillnad och som enskild medarbetare ska man inte vara rädd att lyfta förslag. Är man i chefsposition har man större möjlighet att direkt påverka.
– Många organisationer jobbar på ett sätt av vana, det har bara blivit som det har blivit. Men att använda tiden bättre ligger i allas intresse, även för verksamhetens resultat.
Fyra mötesmisstag som slukar din tid – och hur du stoppar dem
