Att många möten i dag sker digitalt har lett till att betydligt fler än de som faktiskt är berörda åker med på köpet, säger Anna-Carin Alderin.
Anna-Carin Alderin.
Foto: Ulla Alderin
– När man går igenom jobbkalendrar på svenska arbetsplatser ser man att det är sprängfyllt med möten. Det har blivit en go-to för hur vi jobbar, utan att vi riktigt stannat upp och funderat på om det tjänar oss.
Det säger Anna-Carin Alderin. Hon har lång erfarenhet från näringslivet, bland annat som chef på Ikea. I dag driver hon The Rework, som hjälper företag att frigöra tid och energi – bland annat genom att testa fyradagarsvecka.
För att kunna åstadkomma lika mycket – eller mer – på kortare arbetstid, behöver onödiga energitjuvar rensas bort. Och här spelar mötet en nyckelroll.
– Informationsmöten är bland det första som ryker, konstaterar hon.
– Trots att vi i dag har så många kanaler för att dela information så finns informationsmötet ofta kvar. Men för att ett möte ska vara relevant bör det användas till samarbete eller beslut som ska fattas tillsammans.
Svenska tjänstemän lägger i snitt omkring fem arbetsveckor per år i möten, enligt en undersökning från Mötesutveckling. Samtidigt går över hälften därifrån utan att veta vad som faktiskt beslutades. Nästan varannan tackar dessutom ja till möten de själva inte tycker att de borde delta i.
För chefer är mötestiden ännu större – ungefär hälften av arbetstiden tillbringas i möten.
Så, vad krävs för att möten faktiskt ska föra arbetet framåt?
Här är fyra vanliga mötesmisstag, och hur du undviker dem.
1. Möten “bara för att”
Många frågor hanteras per automatik i ett möte, utan att man funderat på om det faktiskt behövs, menar Anna-Carin Alderin. Oftare än man tror kan det räcka med ett mejl. Om man kommer fram till att ett möte krävs behöver syftet tydliggöras. Vad ska vara annorlunda när ni går därifrån? Vilka behöver vara med för att komma dit?
– Vissa företag säger att ”det har syfte i sig” att ha ett informationsmöte en måndagsmorgon för att alla ska samlas tillsammans, säger Anna-Carin Alderin.
– Men då är ju inte syftet att sprida information, utan att bygga gemenskap eller skapa samsyn. Om det är det primära syftet så behöver det vässas: hur uppnår vi det bäst?
2. Fel – eller för många – personer
Att många möten i dag sker digitalt har lett till att betydligt fler än de som faktiskt är berörda åker med på köpet.
– Man har inte begränsningen av ett fysiskt rum. Samtidigt är det lätt att lägga till många mottagare i adresslistan, konstaterar Alderin.
Ett snävare urval av deltagare gör mötet både snabbare och bättre. Istället för att slentrianbjuda hela mejllistan: gör hårdare urval.
– Vilka perspektiv behöver finnas med för att fatta ett beslut?
3. För långa – och för täta
Många möten är längre än de behöver vara. Experimentera med tiden och se vad som händer.
– Vi har en Outlook-sjuka där allt sätts till en timme. Prova att halvera. Ofta ger det bättre fokus under mötet, säger Anna-Carin Alderin.
Ett annat vanligt misstag i det digitala arbetslivet är att möten hålls direkt efter varandra. Alderin menar att det är avgörande att skapa luft emellan – något man har tid med om man gjort sin läxa och kortat själva mötestiden.
– Annars är det lätt hänt att man inte ens vet vilket möte man kliver in i. Hjärnan hinner inte ställa om och då blir det svårt att ha ett produktivt samtal.
4. Rinner ut i sanden
Många har nog suttit i möten som inleds med “vad var det vi sa sist?”. Då, menar Anna-Carin Alderin, har något gått fel.
– Uppföljning är jätteviktigt. Se till att varje möte landar i konkreta punkter. Vad bestämde ni? Vem gör vad? Vad händer nu? Få det på pränt. Annars faller det lätt mellan stolarna – tills någon bokar ett nytt möte om exakt samma sak.
