Eva Hemström, författare till boken Möten med mening.
Foto: pressbild
– Siffror visar att runt hälften av alla möten upplevs som ineffektiva. Att gång på gång hålla tråkiga och ineffektiva möten är både dyrt och hänsynslöst. Det räcker inte med att kakan var god, det ska kännas som att man har fått ut något av mötet och tiden man avsatt också.
Enligt Eva Hemström, författare till boken Möten med mening, har jobbat med ledarskapsutveckling i över 20 år. Det är ett stort problemet är att många inte förstår vikten av att avsätta tid för förberedelse och istället håller möten på slentrian, menar hon.
– Möten har allt för ofta punkter på agendan som veckans siffror, månadsmöte eller ”julplanering – vi bjuder på fralla”. Det är inte tillräckligt konkret.
Läs också: Drunknar du i möten?
Punkterna på en mötesagenda behöver definieras, är det en informationspunkt eller är det ett beslut som ska fattas?
– Är syftet att ta fram idéer tillsammans – skriv eller säg att det är brainstorm, så är chansen större att folk kommer med idéer.
– Det är så många som säger att de går på möten utan att veta varför de är där. Det kan bero på att den som kallar till mötet inte heller vet vad mötet ska handla om, säger Eva Hemström
Jag är stenhård mot dem jag jobbar med, du får det engagemang du förtjänar.
Eva Hemtröm
Vad är syftet med mötet? Om du inte själv vet svaret ska du nog inte bjuda in till mötet.
Planera in tid för att förbereda ditt möte!
Skicka ut fakta, t ex månadens siffror, före mötet så att ni kan fokusera på frågorna som väcks istället för att läsa siffror innantill!
Starta mötet i tid, annars finns risken att ni inte slutar i tid.
Förbered punkter i agendan som skapar dialog. Kommunikation betyder dela, meddela, göra gemensamt. Dialog bjuder in till engagemang!
Hon ger en liknelse:
– När någon håller ett tal och börjar med ”Jag är ju ingen talare och jag har inte hunnit förbereda mig…” Vad händer? Hur uppfattar man talaren? Jag är stenhård mot dem jag jobbar med, du får det engagemang du förtjänar. Vill du ha engagemang måste du själv vara engagerad.
Ytterligare ett problem är att möten som inte förbereds ordentligt riskerar att bli långa och drar över tiden.
Boken är en steg-för-steg-guide och tänkt som en verktygslåda. Vad är syftet med mötet? Hur förbereder man ett möte? Hur presenterar man information på bästa sätt?
– Vill man bli bättre på att hålla möten är det också jätteviktigt att utvärdera mötena. Hur var det? Fick jag med mig medarbetarna? Höll dispositionen? Behövdes mer eller mindre tid till något?
Vad är riskerna med att fortsätta med slentrianmässig, halvbra möten?
– Man riskerar att förlorar massor av arbetstid. Pengar som hamnar i sjön – det är en enkel ekvation. Sedan kan det också få som konsekvens att man tappar folk eller inte lyckas attrahera nya, yngre medarbetare. Yngre medarbetare bryr sig inte om guldklockan, de vill vara engagerade och de kommer ut i arbetslivet nu och vill ta plats i organisationer och på företag.
Att lägga tid på möten handlar helt enkelt om att nyttja resurser på rätt sätt, menar Eva Hemström.
– Så att både att pengar och resurser används rätt. Mötena bli på så sätt tillfällen där medarbetarnas potential kan komma till sin rätt. Istället för att man slösar bort den.
