– Det kan bli fel på så många sätt. Ett klassiskt misstag är att man blir väldigt entusiastisk och slår på stort men har missat att synka syftet eller ändamålet för kickoffen med utformningen av arrangemanget, säger Michael Schüller, vd för organisationen Svenska Möten.
Syftet med en kickoff är att få ihop teamet inför en nystart eller en satsning, bygga sammanhållning och skapa engagemang. Det är en investering menar Michael Schüller.
– Därför är planeringen väldigt viktig. Tänker man igenom varje moment ordentligt och har en tydlig idé om varför man ska ses och vad det ska leda till så kan det bli fantastiskt bra och få ett stort värde för organisationen eller företaget.
Semestern är slut och hos Svenska Möten märks det tydligt att det är säsong för nystart och kickoffer.
– En tydlig trend är att man har upptäckt ”utomhusrummet” – fler väljer att hålla delar av kickoffen utomhus och att schemalägga till exempel aktiviteter i skogsmiljö. Fler ställer också krav på miljötänk, att anläggningen är miljöcertifierad till exempel.
Istället för att sätta sig i en ribbåt och dra iväg nånstans ordnar man förutsättningar för att hinna umgås och prata.
Micke Eriksson
Var ute i god tid. För att vara säker på att få plats och för att kunna göra det du tänkt, som stämmer med vision och målbild.
Var flexiblel med datum – kolla med anläggningen innan du kollar med medarbetarna.
Välj tidpunkt med omsorg för att optimera deltagarnas fokus och engagemang.
Avsätt tid för planering och ha ett tydligt syfte och mål. Kommunicera syftet till dina medarbetare så ingen blir överraskad.
Anpassa aktiviteterna till gruppen. Tänk igenom vilka deltagare du har, hur kan du engagera just den här gruppen. Escaperoom passar inte alla…
Ha tydlig information inför och under aktiviteten så deltagarna har rätt förväntningar och förutsättningar att genomföra aktiviteten
Glöm inte att vara inkluderande, passar aktiviteten du valt alla? Kan det finnas flera olika så att deltagarna kan välja?
Ha tydliga spelregler för sociala medier. Vilka bilder från kickoffen får läggas ut? Vilka får inte delas i olika sociala kanaler?
Ha en plan B, alternativt vädersäkra om kickoffen är utomhus.
Undvik för mycket alkohol.
En trend som håller i sig och som har en tydlig koppling till pandemin är att det är större fokus på att att göra saker tillsammans för att stärka relationer och bygga team.
– Förut har det varit mer späckat med aktiviteter och föredrag, nu vill man ha luft mellan. Naturliga pauser för spontana samtal.
Micke Eriksson, grundare av eventbyrån Memento Event håller med:
– Istället för att sätta sig i en ribbåt och dra iväg nånstans ordnar man förutsättningar för att hinna umgås och prata. Fler väljer enkla aktiviteter, typ bygga lådbil ihop, saker som får teamet att skratta, samarbeta och kommunicera. Man väljer sociala utmaningar snarare än fart och fläkt.
– Nu när många jobbar hemifrån blir eventet också fler, och företagen satsar mer pengar på det för att medarbetarna inte ses lika ofta på kontoret.
Att det satsas mer tror Magnus Ericsson, vd på Novapark som är specialiserade på konferenser och kickoffer också hänger ihop med kandidatsbristen.
– Det är svårt att behålla medarbetare i dag, kraven är hårdare; Många vill jobba hemma men vill ändå träffas och umgås med sina kollegor. Det blir superviktigt att bygga en bra företagskultur och ordna fysiska möten som ger ett mervärde.
Michael Schüller på Svenska Möten tror att kickoffer och möten har fått en ny betydelse för många företag och organisationer.
– Mötesfrågan har lyfts högre upp i organisationerna och blivit en strategisk fråga, både vad det gäller inköp och planering. Fler och fler företag upphandlar en strategisk partner för alla sina konferenser. Många tar också fram policys och riktlinjer för sina möten.
