Fler och fler jobbar regelbundet på distans. Färdigheterna har ökat, många behärskar de tekniska verktygen. Men sen då? Plötsligt står vi vid ett vägskäl, menar Johanna Olsson som har skrivit ”Närhet trots avstånd : att leda och samarbeta på distans”, en bok om att luta sig in och ta vara på möjligheterna med det flexibla sättet att jobba.
– Vi måste jobba med istället för emot det här sättet att jobba.
Läs också: Ger du dina medarbetare hybridångest?
– Många drar nog en lättnadens suck nu, det är skönt att pandemins isolering är slut. Men samtidigt har vi fått nya förutsättningar att jobba med. Fler vill jobba flexibelt och på distans, säger Johanna Olsson.
Svårigheterna som många brottas med nu är att teamen känns splittrade, det är svårt att skapa samhörighet och tufft att hålla kvalitén uppe, menar Johanna Olsson.
Det här kan vara skrämmande och frustrerande, men det är oundvikligt att vi går mot ett mer och mer geografiskt flexibelt sätt att jobba.
Johanna Olsson
För att snabbare komma in i en hybrid arbetsvardag behöver vi justera och lägga till nya vanor som stöder vårt nya sätt att arbeta.
När ni har ett möte där några är på plats och några är med digitalt, låt någon som är med digitalt leda mötet varannan gång. Då används oftare fler digitala verktyg vilket inkluderar alla.
När du snabbt behöver fråga någon om råd, ha som vana att alltid fråga någon som arbetar från en annan plats istället för den som sitter bredvid. På så vis inkluderar vi fler, får mer mångfald och nya perspektiv samt lär känna de teammedlemmar vi annars träffar mest sällan.
Skapa en vana att skriva ner när ni blockeras i ert arbete just på grund av att ni arbetar på olika platser, i ett gemensamt dokument. Får ni vänta extra länge på svar på frågor? Får ni fler mail som äter upp tid? Tas det beslut som inte når dig för att du arbetat på annan ort?
Distansarbete kan ge nya utmaningar och genom att samla dem kan ni kontinuerligt diskutera och göra små justeringar i arbetsprocessen längs vägen.
– Många chefer upplever att de inte riktigt vet var de har sina medarbetare och att tilliten i arbetsgruppen försvagas. Det kan bli svårt att få in nya medarbetare i gruppen och vi ser att personalomsättningen på många arbetsplatser ökar.
Det här är den stora utmaningen vi står inför, säger Johanna Olsson:
– Alla befinner sig på olika platser geografiskt och fysiskt. Men det är inte det fysiska avståndet i sig som är problemet utan det är relationerna. Vi jobbar med gamla vanor och rutiner som om vi befann oss i samma rum och anpassar inte vårt arbetssätt fullt ut till de nya förutsättningarna.
– Men det är farligt att vara bekväm nu, chefer har inte råd att luta sig tillbaka utan måste luta sig in och intressera sig för hur man kan ta ett kliv till och fortsätta utvecklas. Annars kommer vi att se en backlash med återgår till arbetsplatserna.
Läs också: Krävs särskilda avtal vid distansarbete?
– Det finns stora vinster med att satsa och bli bra på att leda och samarbeta på distans. Bättre resultat, ökat välmående. Man sparar både pengar och energi.
Boken är en handbok med exempel på hur man kan förändra konkreta vardagssituationer som möten, rutiner, strategier och team-formationer. Hur håller man möten utan att det blir tråkigt? Hur fattar man gemensamma beslut? Hur kommunicerar man internt?
– Det här kan vara skrämmande och frustrerande. Men det är oundvikligt att vi går mot ett mer och mer geografiskt flexibelt sätt att jobba. Min rädsla att vi kommer välkomna det flexibla men inte arbetet det innebär och då kommer resultatet bli att många mår sämre. Jag hoppas att vi kommer att ta tillvara på det här. Då kommer vi att må bättre och jobba bättre.
