– Ledningsgruppen gör att jag får ett bredare underlag för mina beslut. Jag får input om saker som jag inte kan.
Lena Perrault är rektor för en skolenhet i Säter, med förskola och grundskola och ett 50-tal anställda. Personalen består av flera olika grupper, som barnskötare, förskollärare och grundskollärare.
– Vi har designat organisationen så att de olika grupperna ska mötas, säger Lena Perrault.
När skolan totalrenoverades 2017 fick medarbetarna utse egna representanter som var med och designade den pedagogiska miljön. I samma veva började Lena Perrault tillsammans med Jan Blomström, affärspsykolog på Prolead, skissa på ett ledningsarbete präglat av delaktighet, med ett nedifrån-och-upp-perspektiv.
Första steget i ett sådant arbete är att åstadkomma en förflyttning av mindset, säger Jan Blomström och illustrerar genom att rita upp en modell av en ledningsgrupp, som med pilar både nedifrån och upp och utifrån och in skiljer sig från den traditionella modellen med högsta chefen i topp och mellanchefer på övriga stolar.
– Ett kardinalfel är att ha en grupp med chefer där alla bevakar sin egen avdelnings intressen. Vi har så mycket att förlora på att inte hjälpas åt, säger han.
Efter en genomgång av arbetsplatsens alla mötesarenor, inklusive syfte och mål, identifierade Lena Perrault och Jan Blomström vilka roller som behövde finnas med i de olika grupperna. Det blev då tydligt att medarbetarna skulle vara representerade i ledningsgruppen.
– Det handlar om att utveckla verksamheten utifrån våra styrdokument. Och med utgångspunkt från medarbetarnas profession får de bidra med sina tankar och insikter, säger Lena Perrault.
Typiskt går processen till så att Lena Perrault har en tanke om någon förändring, eller har fått en förfrågan från förvaltningen. Frågan tas upp i ledningsgruppen och medarbetarna tar den vidare till arbetslagen. Sedan återkommer de med underlag för beslut.
– Det är väldigt medarbetarstyrt och alla blir delaktiga. Men det är ändå jag som tar besluten, säger Lena Perrault.
– De chefer som gör så här har allt att vinna. Man allierar sig med dem som vet mest, säger Jan Blomström.
För att arbetssättet ska fungera är det viktigt att tydligt kommunicera förväntad leverans, ramar och förutsättningar, påpekar Lena Perrault. Hon pratar om tidsfönster, hur hon är tydlig med när fönstret för diskussion är öppet och när det är stängt.
– Det svåraste är att undvika att det pratas i korridoren. Det har vi fått jobba jättemycket med. Men jag tycker att det sitter mer och mer, och det sparar mycket energi.
Lena Perrault jobbar med två parallella ledningsgrupper. En för förskolan och en för grundskolan. Förutom personalens representanter sitter också den biträdande rektorn med.
Personalrepresentanterna sitter på sex månader och väljs av sina kollegor. Ambitionen är att alla ska prova på rollen.
– Det snurrar. Meningen är att alla ska ha haft den här funktionen någon gång. Då blir det inte en fast position, säger Lena Perrault.
Just det är viktigt, påpekar Jan Blomström och tillägger att tre till sex månader kan vara en lagom period, innan det är dags att skifta.
Hur togs det nya emot av medarbetarna?
– Med förvåning. Och det fanns de som tyckte att det här nog inte var något för dem, säger Lena Perrault.
Men genom en gedigen implementering, där alla fick utbildning och tydlig information om syfte och förväntningar, fick de med sig personalen. Två gånger om året görs ett omtag, för både nya och gamla medarbetare.
– Varje uppstart i augusti och januari går jag igenom det här igen. Alla måste in på banan och känna sig delaktiga, säger Lena Perrault.
Lena Perraults tips till den som vill låta personalen ta plats i ledningsgruppen:
1. Var tydlig med förväntningar, vem som leder mötet, vem som ska delta och hur mötet ska genomföras.
2. Berätta för medarbetarna att det är deras kompetens och kunskap om arbetsvardagen du som chef behöver.
3. Kommunicera förväntad leverans och disponibla resurser.
4. Var tydlig med vilka tidsfönster som gäller – säg att du behöver fundera 14 dagar innan du kan fatta ett beslut, om det behövs.
5. Följ upp.
Text: Anna Falk
