Linnea Bywall, head of people, HR-chef på rekryteringsbolaget Alva Labs.
Foto: privat
– Det har varit en resa men nu har vi bestämt oss för att gå över till att vara mer på plats, säger Linnea Bywall, head of people, HR-chef på rekryteringsbolaget Alva Labs.
Innan pandemin var företaget litet, med bara ett fåtal anställda. I dag jobbar omkring 75 personer på Alvalabs. Ända sedan starten har premisserna varit att alla jobbar hybrid eller på distans och de anställda finns därför i hela landet och i stora delar av Europa. Företaget har under resan använt sig av olika kontorslösningar; hemma, rivningskontrakt eller coworking.
Men i och med att företaget skalade upp och blev större kom frågan om ett ”riktigt” gemensamt fysiskt kontor upp.
– Min första tanke var ”hur ska vi få folk att komma till kontoret? Att ha en fysisk arbetsplats kommer att få enorma konsekvenser”.
Rädslan handlade framför allt om rekryteringen av talanger.
– För att lyckas med vår rekrytering måste vi kunna rekrytera från orter i hela Sverige och även utanför landets gränser.
Varför bestämde ni då att ni skulle ha ett kontor?
– Dels är det en kostnadsfråga. Vi hade tidigare jobbat mycket med coworking och det är väldigt dyrt. Men det handlar också till stor del om att lyssna på våra medarbetare och låta dem vara med och bestämma. Och om att välja en linje och vara tydlig med den, inte vackla fram och tillbaka utan stå stadigt i ett beslut och satsa helhjärtat på det.
När frågan kom upp började man diskutera utifrån hur man hittills arbetat.
– Vi tittade på vad vi tror på och värderar inom företaget och vad forskningen säger om olika sätt att arbeta, säger Linnea Bywall.
I beslutskommittén blev det två läger.
Min första tanke var ”hur ska vi få folk att komma till kontoret? Att ha en fysisk arbetsplats kommer att få enorma konsekvenser”.
Linnéa Bywall
– Åsikterna gick i sär. Diskussionen då blev att vi inte bara skulle anta att ett fysiskt kontor skulle vara en bra lösning och till slut landade vi i att vi inte kunde fatta det här beslutet själva utan medarbetarna måste få vara med i den processen. Vi skickade ut en väldigt rak och ärlig enkät till teamet.
Några av frågorna löd: Hur mycket vill du vara på kontoret? Om du måste jobba helt på ett fysiskt kontor, säger du upp dig? Om du måste jobba helt på distans, säger du upp dig? Resultatet var tydligt – i stort sett alla var nöjda med att jobba remote.
– De allra flesta svarade att de skulle lämna företaget om de tvingades in till ett kontor. Men sen var det ändå några som uppgav motsatsen, det vill säga det fanns faktiskt en önskan om att ha en fysisk arbetsplats att gå till.
Många fallgropar
Det blev en utmaning att prioritera.
– Vad skulle vi optimera för? Det är så många viktiga parametrar i det här och många potentiella fallgropar. Vi fastnade lite här: Skulle vi optimera för bästa förutsättningarna för en bra rekrytering, skulle vi satsa för att behålla dem vi hade? Eller titta på det utifrån vad som skulle skapa störst engagemang och därmed bästa möjliga prestation hos våra medarbetare?
När de väl ställt frågan till medarbetarna var det omöjligt att välja sida och bara strunta i vissa av svaren.
– Det är en svår balansgång, att ta ställning till minoritet kontra majoritet, vi behövde fatta ett beslut, och det blev optimera för att kunna jobba var som helst och att ha ett kontor som också det utformas för att locka till att arbeta remote, säger Linnea Bywall. Vi kallar det för hybrid remote.
Vad skulle vi optimera för? Det är så många viktiga parametrar i det här och många potentiella fallgropar.
Linnea Bywall
– Anledningen till att vi valde att satsa på ett fysiskt kontor på lång sikt var alltså framför allt för att kunna erbjuda en så bra medarbetarupplevelse som möjligt. Ingen måste gå dit, men om man vill och behöver så ska det vara riktigt bra.
Hon förklarar:
– Hybrid är väldigt svårt. Det blev aldrig riktigt bra. Vi hittade inte teknik till ett rimligt pris som funkade bra för det ändamålet. I stället kör vi remote hybrid, det vill säga att alla loggar in via varsin länk.
Tanken är att alla ska ha samma förutsättningar oavsett om man valt att jobba hemifrån eller att komma in till jobbet. Det ska kännas som man jobbar på lika villkor oavsett var man är, menar Linnea Bywall.
Hybrid remote för lika villkor
– Det blir mer rättvist att alla loggar in på samma vis, det är lättare att undvika att någon känner sig mindre prioriterad, det blir inte ett vi och ett dom i mötesrummet.
Man har också satsat på att ha många helt tysta platser och mindre rum så att det är lätt att gå undan för att ha kundmöten och interna möten. Kontoret måste leva upp till i stort sett alla förväntningar.
– Det ska ha jättebra skärmar och uppkoppling. Stolarna ska vara sköna, kaffet jättegott. Och det ska vara socialt men samtidigt vara lätt att jobba ostört, eftersom vi jobbar asynkront, det vill säga alla jobbar från olika platser och på olika tider.
Vad gör ni mer för att lyckas med det här arbetssättet?
– Vi måste vara jättebra på att dokumentera allt vi gör och använder flera digitala verktyg som är helt avgörande för att det ska funka. Till exempel för att överlämningar ska fungera smärtfritt.
Forskning ligger till grund för flera beslut och alla förändringar följs också noga upp.
– Vi gör återkommande undersökningar och tar in väldigt mycket feedback från alla som jobbar med oss.
– Att bygga en hybrid-remote-kultur är lite av ett pågående experiment för att ta reda på vad som är rätt verktyg och rätt förutsättningar. Vi är långtifrån framme vid slutdestinationen, det här är bara början, säger Linnea Bywall.
Så får du kontroll på distansarbetet – utan att vara kontrollerande
