En av de viktigaste frågorna på många arbetsplatser är i dag: Vilka möten behövs?
Illustration: Getty Images
Möten är en av de vanligaste aktiviteterna på många arbetsplatser. Enligt en studie från amerikanska MIT tillbringar chefer och tjänstemän 22 år av sina arbetsliv på heltid i möten.
Många chefer vittnar om möten som avlöser varandra. Plötsligt har en av de viktigaste frågorna blivit: Vilka möten behövs?
Vi frågade tre experter.
– Det är helt uppenbart en fråga om hur man använder sina resurser på jobbet. Det vanligaste skälet till att ett möte upplevs som onödigt är att det inte leder till några resultat. Inga beslut fattas.
Det säger Jörgen Dyssvold, grundare av Mötes- och kommunikationsbyrån Herr Omar. Han menar att möten som tidigare var adhoc, spontana samtal eller frågor till kollegor i dag ofta sker i mötesform. De bokas in ”rygg mot rygg” och avlöser varandra. Resultatet blir en känsla av att man har möten om allt.
– Istället kan man som chef uppmana alla att tänka igenom en frågeställning på egen hand, så ser man om lösningen redan finns där, innan man bjuder in till möte.
Möten är en 3000 år gammal uppfinning, ett viktigt verktyg för att upprätthålla demokrati, men då måste man värna dem, inte hålla slentrianmöten, oförberedda eller lata möten. Möten vi absolut ska fortsätta med är sådana som har fokus på utbyte och interaktion, menar Jörgen Dyssvold.
– Till exempel om det handlar om att synkroniserar olika projekt eller delar av en verksamhet.
Sociala möten ska vi inte ta bort, tycker Jörgen Dyssvold. Det vill säga möten som stärker gemenskapen i en jobbrelaterad kontext.
Det vanligaste skälet till att ett möte upplevs som onödigt är att det inte leder till några resultat.
Jörgen Dyssvold
– Det kan vara att diskutera en för företaget relevant fråga, titta på en presentation tillsammans, gå på en föreställning eller lyssna på ett TED-talk. Men det ska gå ut på att bygga kultur. De mötena är väldigt viktiga och ska inte klumpas ihop med andra möten. Håll i sär sociala möten och andra jobbmöten, uppmanar han.
Jeanette Karlsson är kundansvarig projektledare på UX- och tjänstedesignbyrån Antrop. Hon menar att många har en syn på möten som ett avbrott i arbetet.
– Att vara i möte är att jobba och om det inte känns så så är någonting fel.
I en fabrik eller tillverkningsindustri vill man inte lämna bandet, av förklarliga skäl. Men om man ser sig själv som någonting annat än en kugge i en maskin, och har man arbetsuppgifter som mäts på kvalité och nytänkande, då behöver man se på möten som en möjlighet att kollektivt lösa problem.
Hon poängterar att ett möte utan tydligt syfte och agenda inte blir ett bra möte.
– Som chef, eller mötesledare, måste man kunna svara på varför man har mötet.
Om man inte kan komma på vilket syftet är – ska man inte ha mötet då?
– Nej, då ska man inte ha mötet, anser Jeanette Karlsson.
Men samtidigt som många upplever att de lägger för mycket tid på möten finns det också grupper och organisationer som har för få möten.
– Det kan också bli ett demokratiproblem, men omvänt: att man inte har tillräckligt med kontakt, och går miste om sammanhang som bygger kultur och sammanhållning.
Vilka möten ska man inte slopa?
– Man ska inte slopa viktiga möten för att de krockar med andra viktiga möten. Fortsätt också med möten som hålls för att beslut ska fattas, eller möten som går ut på att lösa uppgifter, produktutveckla tillsammans, synkronisera arbete eller jobba fram nya idéer, säger Jeanette Karlsson.
Fysiska möten är också nödvändiga om sekretessbelagda saker ska avhandlas eller för att känna att man hör ihop. Att ses underlättar också om man vill inspirera och skapa engagemang.
Erika Cederholm är forskare vid Lunds Universitet, och en av författarna till boken ”Why Meetings matter”. Med boken vill hon och de andra författarna nyansera föreställningen om möten.
– Det pratas mycket om att många möten är tråkiga, och att de måste bli mer effektiva. Om möten inte leder till konkreta resultat eller beslut upplevs de som en tidsförlust.
Men möten kan ha en viktig funktion för organisationen, även om de av individer upplevs som trista. De bidrar på lång sikt genom att legitimera verksamheten, skapa ordning och struktur.
– De har en rituell funktion i organisationsbygge och varumärkesbygge, och signalerar att det kollektiva är viktigt.
Erika Cederholm håller med om att det är viktigt att formalisera möten och ha en tydligt artikulerad agenda. Hon tycker att man ska vara försiktig med att allt för snabbt rationalisera bort möten för att de inte upplevs som effektiva. Eller att göra möten allt för korta och minimalistiska.
– Risken är att beslut fattas för snabbt. Det kan uppfattas som bra och handlingskraftigt där och då, men snabba beslut är mer beroende av enskilda individer i ledningsposition just då. Det finns saker som behöver finnas länge på mötesagendan, och diskuteras över tid.
– Konsulter är ofta bra på metoder för att artikulera syfte med möten. Men vi får inte tappa bort det rituella värdet med möten.
