Tanja Mattsson, chef över socialförvaltningen i två kommuner – Bengtsfors och Mellerud.
Foto: Joachim Nywall
– Jag är där jag behövs för dagen, ofta på språng mellan några av våra fysiska arbetsplatser eller hemmakontoret. Det passar mig perfekt, förmodligen är det en fördel att jag lätt blir uttråkad.
Det säger socialchefen Tanja Mattsson, som basar över socialförvaltningen i inte en utan två kommuner – Bengtsfors och Mellerud. En ovanlig lösning, som lett fram till ett ledarskap som till stor del sköts på distans. Socialchefen beskriver sin ryggsäck, med dator och telefon, som sitt “främsta arbetsredskap”.
Syftet med det dubbla ledarskapet är enligt Tanja Mattsson att frigöra resurser till att bygga ett långsiktigt strategiskt ledarskap, något som mindre kommuner annars kan ha svårt att få till.
– Inom vårt område, med äldreomsorg och socialtjänst, brinner det alltid någonstans. Då är det lätt att fastna i det operativa. På det här sättet, med gemensamma verksamhetschefer och specialister, kan vi också driva ett långsiktigt utvecklingsarbete – många gånger för båda kommunerna samtidigt.
Det räcker i princip att sitta på kontoret för att folk ska få uppfattningen att man jobbar, men när någon jobbar hemifrån finns fortfarande skepsis.
Tanja Mattsson
Så, hur är man egentligen en bra chef på distans? Steg ett, enligt Mattsson, är att se över mötesstrukturen på arbetsplatsen. Det kan nämligen minska behovet av att vara på samma fysiska plats ganska radikalt.
– Det finns ingen anledning att trettio personer ska åka någonstans för en rak information som kunde ha skickats i ett mejl, säger hon och fortsätter:
– Man ska alltid veta varför man är på ett möte och vad syftet är. Det kan låta självklart, men det hålls alldeles för många onödiga möten. Även på hög nivå i olika organisationer som jag jobbat i sitter folk i möten där ingen vågar säga: ’Jag vet inte varför jag är här’. Men om någon väl gör det, svarar oftast någon annan: ’Inte jag heller!’.
Socialchefens melodi är att i stället boka in regelbundna digitala möten för berörda medarbetare, samt hålla fysiska träffar i form av halv- eller heldagar med fokus på reflektion och grupputveckling – teman som gör det motiverat att alla samlas i samma rum.
– Det viktiga är att man har en gemensam målbild, relevanta möten och att medarbetarna får rätt stöd.
Socialchefen Tanja Mattsson har svårt att svara på hur en vanlig dag ser ut: “Det vet man aldrig.
Foto: Joachim Nywall
Se över möteskulturen. Vilka möten har vi som vi inte borde ha över huvud taget? Börja där!
Boka in digitala avstämningar. Fånga upp enskilda medarbetare genom regelbundna digitala möten.
Rätt aktivitet på rätt plats. Fokusera på att vara närvarande när du är ute i verksamheten och ägna dig åt administration när du jobbar på distans.
Boka in teambuilding. Regelbundna fysiska träffar är viktigt i ett distansledarskap. Se till att träffarna kretsar kring reflektion och grupputveckling.
Rekrytera rätt. Säkerställ att nya medarbetare trivs med upplägget. Personer med stort behov av kontinuitet kanske inte är den bästa matchningen.
Fånga upp feedback. Medarbetarenkäter och liknande mätverktyg visar hur medarbetare upplever att det fungerar.
Våga ompröva. Utvärdera hur det går med jämna mellanrum och var inte rädd att testa nytt.
Hur är man då en stöttande och närvarande chef på distans?
– Medarbetarna måste känna att de kan få tag i en. Jag brukar vara tydlig och säga att jag är kass på att svara i telefon och att det därför är bättre att mejla och be mig ringa upp, vilket funkar utmärkt.
För att få personalen med sig är det dock viktigt att vara flexibel, poängterar Mattsson. Hon föreslår att man exempelvis kan införa en stående tid då alla medarbetare vet om att man finns tillgänglig på kontoret. Distansperspektivet är också viktigt att ha med sig redan när man rekryterar.
– Många vill gå till samma kontor varje dag, med samma medarbetare omkring sig, samma dagordning och samma kaffemaskin. Inget fel i det, men så jobbar inte vi och det behöver vi vara tydliga med.
Vilka egenskaper ska man titta efter?
– Flexibilitet och eget driv att vilja utvecklas. Samt motivationsfaktorer, en del motiveras av att vara i sammanhang med andra personer och då kan det bli svårare.
Tanja Mattsson säger också att även om synen på distansarbete har förändrats sedan pandemin, lever fortfarande gamla föreställningar kvar.
– Det räcker i princip att sitta på kontoret för att folk ska få uppfattningen att man jobbar, men när någon jobbar hemifrån finns fortfarande skepsis. Fokusera i stället på vad medarbetaren faktiskt presterar. Det är ganska enkelt, misstänker du att en person inte jobbar? Sätt mål och följ upp att de blir gjorda.
Den stora utmaningen med distansledarskap är enligt socialchefen i stället att den informella mellanmänskliga kommunikationen, den som annars sker vid kaffeautomaten eller i korridoren, går förlorad.
– Så är det. Därför blir digitala individuella avstämningar viktiga. Man kan också boka in digitala pulsmöten, alltså det där snacket som annars sker på stående fot där man stämmer av det viktigaste.
Vilket är ditt bästa tips för chefer som vill leda bättre på distans?
– Våga prova och våga göra om. Vi har omformat vår mötesstruktur flera gånger, till exempel. Det är inget misslyckande, tvärtom. Det skapar en lärande och levande inställning genom hela organisationen.
