Så får du medarbetarna att gilla det nya aktivitetsbaserade kontoret

Knäckfrågan är: Hur gör man som arbetsgivare för att upplevelsen ska bli så positiv som möjligt för de som ska jobba i den nya miljön?

– En tät dialog och tidig involvering av medarbetarna är nyckeln till framgång, säger Eva Bergsten, forskare inom arbetshälsa vid Högskolan i Gävle.

Aktivitetsbaserade kontor allt vanligare

Aktivitetsbaserade kontor blir allt vanligare, alltså kontor där medarbetarna saknar en fast arbetsplats. De anställda växlar istället mellan olika stationer eller zoner beroende på vilken uppgift som ska utföras. Utmaningar som kan uppstå är till exempel störande ljud och avsaknad av ett eget utrymme. 

– Undersökningar utifrån nöjdhet visar att just ljud är ett problem i aktivitetsbaserade kontor. Men det finns ganska lite forskning att luta sig mot när det gäller hälsokonsekvenser av införandet av nya kontorsdesigner.

För att förstå mer har forskare vid Högskolan i Gävle under en längre tid följt 700 anställda vid Trafikverket, under deras övergång till aktivitetsbaserade kontor. 

– Vi har nu ett vetenskapligt stöd för hur man kan underlätta omställningen, i stället för att göra saker på känn. Stöd under processen gör att det inte blir någonting som bara händer och som man måste anpassa sig till, säger Eva Bergsten.

Viktigt att informera vid övergång till aktivitetsbaserat kontor

Att förbereda anställda genom att informera dem och få dem att känna sig delaktiga kan göra stor skillnad när en arbetsplats övergår till aktivitetsbaserade kontor.

Kan du ge några exempel på hur anställda kan förberedas?

– Informationsträffar där företagsledning och chefer förklarar syfte och mål, föreläsningar om till exempel ergonomi, workshops där kan man få ta del av hur det kommer se ut och hur det kommer att fungera med möjlighet att komma med synpunkter.

– Trafikverket tillsatte en arbetsgrupp, i den satt representater från olika delar av företaget. De hade under hela processen en dialog med medarbetarna om hur det nya kontoret skulle komma att påverka arbetssättet.

– Vi ser att kunskapen och känslan av delaktighet var betydligt högre hos dem som hade deltagit i minst en förberedande aktivitet, jämfört med dem som inte hade varit med i någon aktivitet, säger Eva Bergsten.

”Ju mer delaktighet, desto bättre går det”

Beslutet att göra om Trafikverkets stora kontor till aktivitetsbaserade togs för snart 10 år sedan. I samband med de tidiga försöken uppgav medarbetarna att de upplevde en försämring, bland annat sämre kommunikation och sämre gemenskap på jobbet. Som en lärdom av det tillsatte Trafikverket inför nästa flytt en arbetsgrupp som skulle förbereda medarbetarna på ett nytt arbetssätt.

Våren 2023 har 17 av 29 kontor gjorts om. Bo Johansson är nationellt ansvarig för införandet av ett aktivitetsbaserat arbetssätt inom Trafikverket.

– Det är en stor förändring. Vi har lärt oss att ju mer delaktighet, desto bättre går det. Det är också viktigt att hålla både skyddsombud och fackliga organisationer informerade i förändringsarbetet.

Den oro som funnits – vad har den handlat om?

– Mycket handlar om att man undrar hur det nya kontoret kommer att bli och om det finns tillräcklig med arbetsplatser, tysta ytor? Man har kanske jobbat på samma kontor i tio år och plötsligt framställs det där kontoret som världens bästa kontor, trots att man tidigare haft kritik. Men det där är känslomässigt, det är svårt med förändring. De som upplever förändringen som svårast är de som haft eget rum. För dem är ju förändringen störst.

Bo Johansson säger att oron successivt har minskat vid införandet av ett aktivitetsbaserat arbetssätt och flytten till ett nytt kontor eftersom hela organisationen har rört sig framåt i det förändrade arbetssättet.

– Inför varje nytt lokalprojekt får medarbetare göra studiebesök på kontor som redan landat i det nya och se att det fungerar. Under hela den här resan har vi jobbat med föreläsningar, inspiratörer, ergonomi. Idag vet vi till exempel den perfekta stolen är inte det som gör skillnad, det är variation. Att röra på sig, variera.Vi har också tagit fram filmer och digitala utbildningar om aktivitetsbaserade arbetssätt. Vi vill ge medarbetarna så många redskap som möjligt för att förändringen ska bli bra.

Samtidigt som ni gjort den här resan har ju arbetslivet förändrats och idag är det möjlighet till distansarbete som efterfrågas av medarbetarna. Hur ser ni på det?

– Alla som har arbetsuppgifter som går att utföra på distans har getts möjlighet att jobba hemma motsvarande två dagar i veckan. Jag tror nog att de flesta som har den här möjligheten utnyttjar den.

Betyder det att ni har tomma aktivitetsbaserade kontor nu?

– Det ser lite olika ut över landet men visst har möjligheten att arbeta på distans påverkat. Vi har så klart haft tankar om yteffektivitet ända sedan vi startade det här projektet med aktivitetsbaserade kontor. Fram till idag har vi inte minskat lokalytan på våra kontor men den frågan behöver kanske ställas i framtiden. Det är också en fråga om hållbarhet. Vi ska ju inte värma eller kyla tomma ytor. Det här kommer vi att få utvärdera löpande.