Dick Andersson, projektledare för studien i Göteborgs stad och Jessica Telander, enhetschef på Förvaltningen för funktionsstöd.
Studien som Socialförvaltningen Nordost och Förvaltningen för funktionsstöd valt att medverka i är en del av den globala studie som organisationen 4 Day Week genomför i samarbete med Boston college. Runt om i världen har studier genomförts i syfte att hitta smartare arbetssätt, för att på så sätt få ner arbetstiden.
Målet är 80 procents arbetstid.
Lika hög lön.
Bibehållet resultat.
– Den här studien handlar om att testa nya smarta arbetssätt som kan frigöra tid för återhämtning, påminner Anna-Carin Alderin som är 4 Day Week-rörelsens talesperson i Sverige.
Dick Andersson, projektledare för studien i Göteborgs stad, har också en verklighet att hantera.
– I princip alla våra enheter som är med i studien har tagit bort en dag i veckan rakt av, måndag eller fredag för att på så sätt få till tre dagars sammanhängande återhämtning. Men på en av enheterna lägger vi upp projektet på ett annat sätt. De testar en 32-timmars vecka, det vill säga fortfarande fem arbetsdagar men kortare arbetstid. Men de är extremt flexibla och målsättningen är att medarbetarna ska kunna ta ut heldagar varannan eller var tredje vecka, säger han och tillägger:
– Enheterna har olika uppdrag, men också olika förutsättningar.
Socialförvaltningen Nordost valde att gå med i forskningsstudien då man fått i uppdrag från politiken att hitta sätt att arbeta med arbetstidsinnovation:
– Vi har haft tuffa tider med stor personalomsättning och höga sjuktal. Målet är att testa om det här kan skapa bättre förutsättningar till ett mer hållbart arbetsliv för våra medarbetare, säger Dick Andersson och tillägger att forskningsstudien har gett satsningen en extra dimension.
– Nu har vi möjligheten att få testa det här och dessutom luta oss mot forskningen, där allt kommer mätas och följas upp, säger han.
Jessica Telander, enhetschef på Förvaltningen för funktionsstöd håller med.
– Det här går helt i linje med hur vi pratar om en hållbar arbetsmiljö. Jag kände direkt att jag och min förvaltning gärna går i täten gällande den här frågan, säger Jessica Telander.
Och arbetet är som sagt redan i gång. Man har träffat forskarna, haft ett par seminarium och – man jobbar bara fyra dagar i veckan.
– Än så länge tycker alla att det är toppen och det finns ett stort engagemang! Men det är väl lite smekmånad också, säger Dick Andersson.
Ni ska ju nu hinna med alla era arbetsuppgifter på fyra dagar i stället för fem. Vad gör ni för att hitta tidstjuvarna i er organisation?
– Jag talar hellre om tidsvinsterna! Och om möjligheter att arbeta på ett smartare sätt, säger Dick Andersson.
Inte minst handlar det om att skala bort onödig mötestid, samt hitta tid för fokusarbete – för då hinner man med så mycket mer.
– När under dagen är man som mest fokuserad? Den tiden ska man boka tomt i sin kalender och se till att få arbeta i fred med de mest prioriterade ärendena. Flera medarbetare säger att de har märkt skillnader i vad dom får gjort.
Möten är också en sak som tar mycket tid i socialsekreterarnas vardag. Nu behöver man kanske se på möten på ett annat sätt, menar Dick Andersson.
– Om alla förbereder sig noga, vet vad de ska bidra med och vad syftet är så får vi andra förutsättningar att ha effektiva möten. Och om man bara är med under de punkter som rör den egna verksamheten kanske 45 minuters mötestid kan optimeras till att bli 15, säger han.
Jessica Telanders förvaltning har tre enheter som deltar i studien. Hon leder en av dem och de är redan i gång, helt inställda på att det här kommer de att lösa. I ryggen har de tidsstudier som visar vad de lägger sin tid på idag. Vilket bland annat lett till en minskning av interna möten.
Vi har inte ett färdigt koncept än, det är det som den här piloten ska hjälpa oss att landa i
Jessica Telander
Följ vår artikelserie!
Chefstidningen kommer att ha löpande kontakt med Socialförvaltningen Nordost och Förvaltningen för funktionsstöd i Göteborg under studiens gång. Vi kommer att intervjua chefer, medarbetare och forskare under studiens gång. Missa inte det!
Det finns fortfarande möjlighet att vara med i den svenska studien. Kontakta Anna-Carin Alderin om du vill veta mer.
Mejla: annacarin@pacelab.se
– Studierna visar också att vi lägger oerhört mycket tid på att utreda och dokumentera. Kan det kanske till och med vara så att vi överutreder och överdokumenterar? Sådana frågor ska vi titta på nu.
Den stora utmaningen tror Jessica Telander blir att hålla koll på de 32 timmar man ska göra under sin 4-dagars vecka.
– Vi har högt engagemang och brukarfokus bland medarbetarna så jag ska verkligen hålla ett öga på att man inte gör övertid under sina fyra dagar, för att hinna med. Så är det inte tänkt att det ska fungera, säger hon och tillägger att man varje vecka skickar ut en mini-enkät för att ha koll på stress-nivåerna.
Man följer också löpande upp medarbetarnas flex, handläggningstider, upplevelse av tillgänglig arbetsledning med mera, för att snabbt kunna reagera på saker som inte fungerar bra.
-Vi har inte ett färdigt koncept än, det är det som den här piloten ska hjälpa oss att landa i. Därför är det viktigt att snabbt få återkoppling så att vi kan vrida och vända på saker så att det blir rätt.
Själv då, har du hittat några tidstjuvar i din arbetsdag?
– Oh ja. Jag har tyvärr varit en sådan som agerar på varenda notis, det vill säga avbryter mig själv hela tiden. Nu tränar jag på fokustid och har infört telefontid när jag kan nås på telefon. Jag har också sett över vilka olika arbetsgrupper jag är med i, jag måste ju inte vara med i allt…
– Jag tror att vi kommer att klara av våra arbetsuppgifter på fyra dagar i stället för fem. Det är ju också så att om man får mer återhämtning, så orkar man mer.
