Illustration: Pia Koskela
Pandemin och distansarbetet har satt ljus på internkommunikationen. Plötsligt skulle ett ständigt föränderligt informationsflöde förmedlas till medarbetarna. Videomöten och slacktrådar hanteras. Fikastunder digitaliseras. Även den enklaste form av kallprat, den som vi annars tar för givet vid kaffemaskinerna, krävde former.
Kanske har det nu gått upp för många vilken omfattande och komplex materia som internkommunikation är.
– Man tror ofta att det handlar om informationsspridning, men det är mycket mer än så – internkommunikation är själva blodomloppet i en organisation. En organisation kan inte existera utan den, säger Mats Heide, professor vid Institutionen för strategisk kommunikation på Lunds universitet.
Trots det nedprioriterar många organisationer internkommunikationen. Lejonparten av kommunikationsbudgetar går till extern informationsspridning, enligt Heide. Och inte nog med det, det som blir över till det interna läggs till stor del på fel saker.
– Undersökningar visar att man ägnar mycket kraft, energi och pengar på intranät, att distribuera information, men att det inte uppskattas i speciellt stor utsträckning.
Nej, den interna kommunikationen syftar inte bara till att förmedla information från chefer nedåt i leden, utan lika mycket till att upprätthålla en organisationskultur, skapa en ”vi-känsla” och ge utrymme för social trivsel. Sammanhållningen är en avgörande förutsättning för engagemanget på arbetsplatsen, menar Mats Heide.
Vilket i sin tur har ekonomiska implikationer. På företag där medarbetare upplever att kommunikationen fungerar väl är lönsamheten 18 procent bättre än i organisationer där medarbetare skattar kommunikationen lågt. Det framgår av en ny undersökning från Brilliant Future, som analyserat 155 000 medarbetarenkäter.
Internkommunikation är själva blodomloppet i en organisation. En organisation kan inte existera utan den.
Mats Heide
Andra viktiga funktioner som internkommunikationen har är att fånga upp kreativa idéer och upptäcka signaler på missförhållanden, med hjälp av vilka man kan förebygga kommande kriser.
– Det här visar forskning gång på gång, när organisationer går igenom stora kriser har det ofta funnits signaler på att något inte stått rätt till, men man har inte fångat upp det i ledningsgruppen. Man har inte lyssnat på medarbetare och andra intressenter.
Ledningen och den högsta chefen är därför avgörande för ett lyckat kommunikationsarbete, enligt Mats Heide.
– Visst kan man ha fantastiskt engagerade medarbetare och mellanchefer ute i organisationen, men de blir isolerade öar. Ska man stärka internkommunikationen behöver man en vd och en ledningsgrupp som förstår dess betydelse och kan avsätta tid och resurser.
Läs också: ”Vår satsning på intern-tv har gett resultat”
Tyvärr är det inte alltid så, säger han. Det finns osäkra ledare som inte vill få negativ information, eftersom den kan få dem att framstå som svaga eller okunniga. En annan typ av chefer, den ”gamla skolans”, med Mats Heides ord, förstår kanske inte ens poängen – de tror sig själva ha svar på allting. Men för att interkommunikationen ska fungera krävs ett öppet diskussionsklimat där lyssnandet står i centrum.
Att lyssna – det låter kanske som något enkelt. Det är det inte, säger Mats Heide, åtminstone inte om man ska göra det öppet och konstruktivt.
– Olika slags rädslor ställer till det. Och så finns det en psykologisk mekanism som gör att vi i informationen tenderar att söka sådant som vi redan känner till och tycker om, och bortse från annat.
Mats Heide rekommenderar därför att man utbildar cheferna i detta. Och att man hittar organisatoriska strukturer för det ”strategiska lyssnandet”, som han kallar det. Vilka ska man lyssna på och när? Hur ska det gå till? Och hur ska man göra med informationen som man får in?
– Många organisationer samlar in otroligt mycket information, men har inte möjlighet att hantera den och så uppstår en kyrkogård av information.
Mats Heide, professor vid institutionen för strategisk kommunikation vid Lunds universitet.
Foto: Kennet Ruona
Det finns många sätt att systematisera lyssnandet på, säger Mats Heide, som i år kommer med en bok i ämnet. Det är till exempel viktigt att avsätta tid under arbetsplatsträffar och andra möten till diskussion. Ren information kan med fördel tas skriftligt, men själva diskussionen och reflektionen görs bäst i samtal.
– Det bästa är när man kan träffas fysiskt, så att man känner av varandra ordentligt. Men nu i pandemitider går videomöte också bra. Att ge feedback skriftligt i diskussionsgrupper är däremot svårare, enligt forskningen. När man vet att det som man har skrivit kommer att finnas kvar hur länge som helst och vara synligt för alla så självdisciplinerar man sig till att inte kritisera.
Så till sist – hur vet man om man lyckas med sin internkommunikation? Intäkten för ett gott resultat är ytterst organisationens framgång och rykte, enligt Mats Heide. För medan extern kommunikation i form av kampanjer ofta bara har kortsiktiga resultat, har den inre kommunikationen stor och långvarig effekt på anseendet. Den är viktig inte minst i kriser.
– I kriser satsar man ofta mycket på den externa kommunikationen, mot journalister, politiker eller samhället i övrigt. Men man glömmer bort medarbetarna. Om man har stärkt deras förståelse av krisen och hur organisationen hanterat den så utgör de otroligt viktiga ambassadörer i mötet med vänner och kunder.
Så varför prioriterar vi då ofta den externa kommunikationen högre än den interna?
– För att den anses lite sexigare. Jag tror helt enkelt att chefer gillar att organisationen syns i medier och olika reklamsammanhang. Det bländar. Men den interna kommunikationen är mycket viktigare – utan den fungerar ingenting.
