”Vad a?r det som ha?nder? Vi har fo?rberett bygget i ma?nader, gjort miljo? konsekvensbeskrivning, snackat med na?rboende, haft mo?ten med kommun och politiker. Och sa? dyker ett ga?ng miljo?va?nner upp och sa?tter stopp fo?r allt pa? grund av na?gra gamla tra?d!”
Projektledaren pa? bygg fo?retaget a?r frustrerad och fo?rva?nad. Nej, de har inte talat med miljo? organisationen pa? orten. Nej, de har inte kommuni cerat resultaten av miljo? konsekvensbeskrivningen. En liten grupp intressenter har satt ka?ppar i hjulet fo?r affa?ren. Kanske hade en intressentanalys gjord i tid ra?ddat projektet.
Metoden:
Är du i startgroparna för ett nytt projekt? Eller arbetar du i en helt ny organisation? Kanske funderar du på att söka en ny tjänst eller att starta eget? Då kommer du att påverka andra människor och organisationer. Och de kommer att påverka dig.
Vissa är positivt inställda – andra negativt. En del kan bidra till att du uppnår dina mål, andra kommer att motarbeta dem. Dessa människor och organisationer brukar kallas intressenter.
En tidigt genomförd intressentanalys hjälper dig att identifiera de nyckelpersoner som du bör förstå, kommunicera med, skapa en relation till eller involvera för att lyckas.
Så här gör du:
En översiktlig intressentanalys kan genomföras på en till två timmar. Arbetar ni i grupp behövs en whiteboard, ett blädderblock eller varför inte ett stort papper mitt på bordet, så att alla ser den framväxande intressentbilden. Ju fler deltagare ni är desto större bredd och förståelse för de olika intressenterna får ni. Låt en person hålla i övningen så att tiden blir effektiv, slutsatser antecknas och alla deltagare kommer till tals.
1. Identifiera intressenter
Rita en cirkel som får symbolisera projektet, organisationen eller dig själv, d v s det som är navet för samtliga intressenter och som ni vill se kopplingar till. Låt samtliga deltagare bidra med olika intressenter genom brainstorming. Vilka grupper påverkas av projektet? Vilka vill ni påverka? Vilka kommer att påverka er? Intressenter som medier, politiker, myndigheter, grannar, chefer och barn skrivs in i intressentbilden allteftersom. Dra streck från navet till respektive intressent. Var försiktig med att samla intressentgrupper i kluster för tidigt – de är kanske mer olika än man tror. När inga nya bidrag kommer är intressentbilden klar.
2. Kartlägg beroenderelationer
Studera de identifierade intressenterna utifrån vilken relation de har till projektet. Påverkas de av er? Sätt pilar från er till intressenterna. Påverkas ni av dem? Sätt pilar från intressenterna till er. Vissa av intressentgrupperna kommer att ha dubbelriktade pilar. På detta sätt ökar er förståelse för intressenternas inställning till er.
3. Klassning utifrån påverkan och intresse
Ge nu varje intressent en klassning utifrån hur stark påverkan ni tror att de kan ha på ert projekt. Poängsätt från 0 till 10, där noll är ingen påverkan och tio är mycket stark påverkan. Gör sedan samma sak utifrån vilket intresse de kan ha av projektets framgång eller misslyckande. En tia kan innebära starkt intresse av att ni lyckas men även starkt intresse för misslyckande. Rita upp en matris med axlarna ”påverkan” och ”intresse” och skriv in intressenternas namn enligt klassningen i rutorna.
4. Nyckelintressenter – utvärdering och handlingsplan
Det är viktigt att behandla intressentgrupperna olika beroende på var de hamnar i matrisen. De med höga värden på båda axlarna är allra viktigast att engagera sig i och satsa på. Det krävs nära dialog, förståelse för vilka värderingar som driver dem och involvering i projektet. Här kan du också finna grupper som kan komma att motarbeta er. Hur ska de hanteras?
Gruppen som har lågt intresse men hög påverkan är det viktigt att hålla nöjd. ”Inte för mycket och inte för lite” är det som gäller för dessa. Den tredje gruppen med starkt intresse är viktig att hålla informerad. I denna grupp ingår ofta människor som kan vara hjälpsamma och stödja det du vill genomföra. Slutligen återstår intressentgruppen med lågt intresse och låg påverkan. Här räcker det att hålla koll på medlemmarna och inte tråka ut dem med information.
Diskutera översiktligt hur nyckelintressenterna hanteras idag. Finns det något som bör göras? Bör ni omprioritera insatser? Är det någon ni knappt känner och behöver utreda för att förstå bättre? Forma en första handlingsplan för hur intressentrelationerna ska utvecklas och stärkas för att skapa de bästa möjligheterna för ert projekt.
Det stämmer precis!
Testpatrullen: Johannes Karlsson, Mikael Ohlsson och Daniel Lissner Östlund från MobilMobil
Från kontoret i Chalmers Teknikpark kan grundarna till företaget MobilMobil se hur studenterna vandrar fram och tillbaka mellan lektionssalarna. Johannes, Mikael och Daniel har inte själva genomgått några högre studier. Ännu. Bolaget startade de som ett gymnasialt skolprojekt i kursen Ung Företagsamhet hösten 2008. Affärsidén? Att ge varje elev schema i mobiltelefonen.
– Efter studenten förra året rullade vi vidare själva. Idag arbetar vi tillsammans med inkubatorföretaget IQube, berättar vd:n Mikael Ohlsson.
– Vi är fortfarande en ung organisation men har ambitioner att utvecklas och växa ordentligt. Och det är många personer och organisationer vi ska ha goda kontakter med för att lyckas.
De tre delägarna har inte tidigare använt sig av speciella modeller eller metoder i någon större omfattning. De såg med nyfikenhet fram emot att testa en intressentanalys.
– Jag vet att vi i skolan fick uppgiften att göra en SWOT-analys men jag tror aldrig vi genomförde den, säger Johannes Karlsson och sneglar på de andra. Skillnaden nu är att vi vet vad verkligheten handlar om. Vi har mängder av olika relationer; folk som vill ha praktikantplatser, intresserade investerare och kunder som ska bli nöjda.
– Det var bra att tillsammans rita upp vår intressentbild och sortera fram de viktigaste intressenterna, säger Johannes Karlsson.
De andra instämmer. De gillar att analysen inleds med brainstorming och tycker att det var bra att hålla isär de olika stegen.
– Bilden blev ju komplett för oss tre. Hade vi börjat rensa i den från början så hade säkert viktiga intressenter förbigåtts bara av ren vana, säger Daniel Lissner Östlund.
De tycker också att den gemensamma poängsättningen av intressenternas påverkan och intresse gav mycket.
– Förut hade vi en individuell uppfattning kring vilka grupper som var viktiga att prata med och lägga tid på. Efter att vi rankat dem och diskuterat poängen fick vi en gemensam förståelse för vilken roll de har och kan ha för oss. Det är nästan det bästa, tycker Johannes. Det blir så mycket enklare framöver att gå åt samma håll. Att göra insatser där de ska göras och vara säker på att alla vet varför.
De tycker att det är viktigt att hålla isär de fyra stegen i modellen och inte låta arbetsstegen glida samman.
– Hade vi förstått vad matrisens rutor betydde från början så finns risken att vi poängsatt så som ”vi ville” att vissa grupper skulle vara. Men att först poängsätta och sedan sätta in dem i matrisen var häftigt. Då först fick vi se hur grupperna hamnade i förhållande till varandra. Vi blev överraskade av hur väl det stämmer med verkligheten, säger Mikael.
Alla tre tycker att det är viktigt att slå fast ett tydligt syfte med analysen innan man drar igång övningen.
– Det finns en risk att man går för djupt och blir för omständig. Ska vi ha en detaljplan eller en översikt? Hur många timmar ska vi lägga och vad vill vi använda resultatet till?
De kan också tänka sig att använda modellen för kommande projekt snarare än att göra en analys för hela företaget.
– Nästa gång vi ska vara med på en mässa så kan vi köra en intressentanalys i förväg och planera hur och med vilka vi ska prioritera samtal och kontakter, funderar Daniel.
– Det går ju också att utvärdera en mässa med hjälp av modellen, fortsätter Mikael. Genom att placera in alla vi träffat i en intressentbild och sedan klassa dem kan vi få en handlingsplan för hur vi ska gå vidare.
Ägarna på MobilMobil tycker att man bör vara minst två deltagare för att metoden ska vara till nytta. De tror också att den kan vara bra att ”köra igenom på kort tid” hellre än att strunta i att göra den. Om man vore flera personer kunde det vara kul att köra i två eller tre grupper och sedan träffas och presentera och jämföra resultat. Möjligheterna är många.
Johannes gillar speciellt matrisens tips om hur de fyra olika intressentgrupperingarna kan hanteras.
– I Alice i Underlandet får kaninen frågan: ”Vilken väg ska jag ta?” Han svarar: ”Det beror på vart du ska.” Alice svarar att det inte spelar någon roll. Kaninens svar blir självklart: ”Då spelar det heller ingen roll vilken väg du tar.” Sista steget i modellen gav oss tvärtom ett tydligt svar: Matrisen visade oss vägen till det syfte vi vill uppnå. Vi blev helt paffa när den var ifylld och vi gick igenom ruta för ruta. Vilka möjligheter vi kunde se i utvecklingen av vissa relationer! Och vad skönt det var att kunna säga att vi bara behöver hålla koll på vissa och inte bygga långsiktigt med alla!
– Den var superstark den där slutsatsen om Arbetsförmedlingen till exempel. De är intresserade av oss. Vi kan vinna på deras intresse. Vi ska bara tänka på hur vi vill att den relationen ska gynna oss på bästa sätt. Enkelt och bra att utgå ifrån, säger Mikael.
Sammafattning
En intressentanalys ger en översikt över dina viktigaste intressenter. Du identifierar nyckelpersoner som du bör förstå, kommunicera med, skapa en relation till eller involvera för att lyckas. Med en inledande brainstorm skapas en intressentbild. De olika grupperna viktas genom pilar som visar beroendeförhållanden. Genom att poängsätta varje grupp gällande ”påverkan” och ”intresse” placeras de i en intressentmatris. Beroende på placering ger modellen hjälp i hur intressenterna bör hanteras för att få vinnande relationer. Modellen avslutas med en handlingsplan.
Tänk på att…
… en organisation vinner på att genomföra regelbundna intressentanalyser. Omvärlden är inte statisk. Testa och se om dina primära intressenter har ändrats sedan sist.
… utvärdera pågående relationer utifrån ett eget vinstperspektiv. Är vi bara vana vid att stå i beroendeställning till dem? Går det att vända på relationen så att de blir beroende av oss?
+ ”Det bästa var att få en gemensam utgångspunkt för hur vi ska hantera relationer så att de blir till nytta för oss."
– ”Det är lätt att börja prata på alltför djup detaljnivå och att tiden rinner iväg. Slå fast syfte och ambitionsnivå, annars drar det iväg.”
”Vilka möjligheter vi kunde se i utvecklingen av vissa relationer! Och vad skönt det var att kunna säga att vi bara behöver hålla koll på vissa och inte bygga långsiktigt med alla!” Daniel Lissner Östlund, MobilMobil
Betyg: 8 av 10
