Det finns flera orsaker till att man som chef blir oumbärlig för sina medarbetare.
Foto: Getty Images
Klockan är 16:30 när en medarbetare hör av sig, hen har inte hunnit färdigt med uppgiften och det är deadline imorgon. Men istället för att bolla tillbaka säger du utan att tänka efter – ”jag tar det.”
En stund senare surrar telefonen. En annan medarbetare och ytterligare en arbetsuppgift som inte är klar – du tar det med och så sitter du där med alla deadlines…
Känslan av att vara behövd hela tiden kan ge ett enormt stresspåslag. Hur hamnade du här?
– Om man som chef, medvetet eller omedvetet, ofta tar på sig att lösa andras uppgifter blir det snabbt ett beteendemönster. Medarbetarna vet att det funkar att lämna över, att ”chefen tar det”, säger Christina Björklund, docent på institutet för miljömedicin vid Karolinska institutet.
Hennes forskning fokuserar på olika aspekter av organisationsbeteende, chefer och ledarskap, team och arbetsmiljö.
– Det är djupt problematiskt att som chef ta den rollen, det är av förklarliga skäl helt ohållbart, det blir till slut för tungt.
Christina Björklund menar att det ofta finns flera orsaker till att man som chef blir oumbärlig för sina medarbetare. Det kan förstås vara så att man gjort en felrekrytering, att en medarbetare saknar driv och inte tar tillräckligt med initiativ.
Men ofta handlar det om att man som chef inte vågar ta några risker, och det kommer till uttryck på olika sätt. Till exempel att:
- Man tar på sig arbetsuppgifter för att avlasta eller ta det i ”mål”, klara en deadline.
- Man lägger sig i och kontrollerar medarbetare i för stor utsträckning
Om du är befordrad för att du var en duktig expert som alla vände sig till, så är det väldigt lätt att vilja fortsätta vara experten.
- Man ”dissar” idéer, eftersom de egna idéerna känns mer stabila, ”bättre att göra på mitt sätt – jag vet att det funkar”.
Det är svårt att delegera och det är svårt att få medarbetare att växa. Men det är faktiskt det ledarskap handlar om. Missar man det riskerar man att bli för behövd.
Christina Björklund
1. Ha någon att bolla med, det är lättare att bryta den onda cirkeln om du har möjlighet att ”tänka högt” och reflektera över situationen.
2. Undvik skuldbeläggande. Lägg inte skulden på din medarbetare, inte heller på dig själv. Ha attityden ”vi löser det tillsammans”.
3. Blir arbetet inte gjort? Fundera på varför – hinner dina medarbetare inte med sina arbetsuppgifter har de kanske för mycket att göra.
4. Att delegera på rätt sätt är svårt. Det är en utmaning att släppa kontrollen. Som chef behöver du öva! Börja stegvis. Sätt upp aktiviteter åt dig själv. Börja stegvis, lämna över ansvar och ha tydliga målsättningar för din egen process.
5. När medarbetare systematiskt missar deadlines kan du behöva en strategi för att stötta på rätt sätt. Tricket är att i början hjälpa till med kortare uppdrag, och ha tätare uppföljningar. Sedan släppa efter lite i taget.
6. Upplever du att självständighet gör medarbetaren ängslig? Fortsätt framåt, backa inte tillbaka.
7. Låt dina medarbetare testa, låt idéer komma fram, våga se dem misslyckas.
8. Glöm inte att se individen, uppmuntra och ge positiv feedback!
9. Ta samtalen kring uppgifter som inte blir gjorda. Ställ gärna frågor som: ”Vad tycker du är kul? Vad vill du göra mer av?” Men även ”Vad är orsaken till att jobbet inte blir gjort”?
10. Det är lätt att fastna i expertis – många tror att det är viktigast, men att leda är ett heltidsjobb, det handlar främst om att få medarbetare att känna sig bekväm och uppskattad.
11. Ha koll på utvecklingen i gruppen. När behövs du? När klarar de sig utan dig? I en grupp med väldigt självständiga medarbetare behöver du inte vara instruerande. Vissa behöver mer stöd än andra.
12. Glöm inte att du som chef alltid signalerar saker med ditt beteende.
Oavsett orsak, blir resultatet samma – en slags ”inlärd passivitet”, menar Christina Björklund.
– Det är svårt att delegera och det är svårt att få medarbetare att växa. Men det är faktiskt det ledarskap handlar om. Missar man det riskerar man att bli för behövd, säger Christina Björklund.
– Som ny chef kanske du tänkte att ”Åh nu ska jag utveckla organisationen och mina medarbetare, men istället slutar det med att du släcker bränder. Du har inte tid att delegera för det innebär att du måste hinna följa upp. Istället börjar man att mikro-styra teamet.
Det finns forskning som visar att micromanagement kan ha negativa effekter på arbetsmiljö, motivation och produktivitet.
Antoni Lacinai, är expert på arbetsplatskommunikation, föreläsare och författare:
– Du får medarbetare som tvivlar på sig själva och till slut inte vågar ta några initiativ eller beslut. De tappar motivationen, självförtroendet och hela verksamheten saktar ner eftersom du blir flaskhalsen.
Att vara oumbärlig på arbetsplatsen kan vara en ego-kick och till en början kan det se ut att fungera bra.
– Produktiviteten kan vara hög, ända tills den plötsligt inte är det och folk slutar för att de är omotiverade av bristen på uppskattning och utveckling. Verkligheten brukar komma ikapp. Den onda cirkeln är ett faktum.
Dessutom kommer allt förmodligen att fallera den dagen du inte är där eftersom ingen lärt sig att ta ansvar och initiativ, menar Antoni Lacinai.
– Det är jättesvårt att bryta mönstret, eftersom det är ett inlärt beteende. Men det är helt nödvändigt om man vill ha en hållbar organisation och engagerade medarbetare.
Hur tar man första steget mot att bli umbärlig?
– Negativ stress gör att man som chef inte har ork och tid att coacha sina medarbetare, det är förståeligt, men vill man bli umbärlig måste man motarbeta reflexen att ta på sig att lösa andras problem.
Om någon är stressad och har svårt att hinna med en arbetsuppgift ska du bolla tillbaka, coacha den personen. Bolla tillbaka snyggt; vad behöver du göra för att hinna? Hjälp till genom att röjer hinder, underlätta istället för att ta över.
Att ge folk beröm är ett effektivt verktyg, menar Antoni Lacinai.
– Den som känner sig uppskattad presterar bättre och vågar ta för sig mer.
– Du kan också fråga dina medarbetare rakt ut: ”Hur skulle du agera om jag inte var här?” Det är en kraftfull fråga. En liknande är: ”Vilket beslut skulle du fatta om jag inte var här?”
Självstyrande team – men vem har ansvaret när det inte funkar?
