Skitnack och skvaller

Att ledarskap idag nästan är synonymt med kommunikation och samtal är det nog många som håller med om. Det är egentligen bara att besöka någon chefskurs eller att titta lite i böcker om ledarskap för att möta begrepp som utvecklingssamtal, retorik, presentationsteknik, feedback, dialog eller svåra samtal. Chefer pratar, ofta och mycket på en mängd olika arenor.
I den här artikeln kommer jag att argumentera för att den viktigaste kommunikationen är den som vi kanske pratar allra minst om, nämligen den som föregår eller tar vid efter utvecklingssamtalet, det svåra samtalet eller dialogen. Det jag syftar på är det oplanerade samtalet eller småpratet. Det som ibland kallas skitsnack eller skvaller och ofta betraktas som oviktigt och onödigt. Jag tror att det är dags att uppmärksamma småpratet, eftersom det är det pratet som - på riktigt - styr vad som händer. Det är i småpratet människors sätt att tänka bestäms, det är där chefers trovärdighet avgörs och det är där de riktigt viktiga besluten fattas.

Text: Gunnar Ekman, ekonomie doktor och ledarskapskonsult

Låt mig definiera småpratet genom att ta min utgångspunkt i det mer formella pratet i organisationer. Tänk dig det typiska mötet . Det är i förväg planerat och bokat och det finns en agenda som skall följas. Kanske ett möte mellan chefer och medarbetare på säljavdelningen där försäljning och kunder skall avhandlas. Det formella pratet är bokat i förväg och styrt av en agenda. Det finns en mängd formella och mer informella regler för hur det samtalet skall föras. Förutom detta formella prat så är organisationer proppfulla av det informella pratet. Det sker före mötet, efter mötet, vid kaffebord, under lunchen, på väg till kund eller på firmafesten. Det informella pratet styrs inte av en agenda och det är inte i förväg bokat. Det kan handla om allt från väder till världspolitik och sport till det arbete som förenar människor i organisationer. Min uppfattning efter att arbetat med en mängd företag de senaste åren är att så mycket som 60-70% av småpratet handlar om de företag eller organisationer som människor verkar i. Det handlar mer konkret om det senaste mötet, om strategin som presenterades, om kollegor, kunder, patienter eller medborgare. Det kan också handla om den senaste organisationsförändringen eller skvallret om chefer från den senaste julfesten.
I småprat fattas beslut
Jag menar att det fattas beslut i småpratet. Ibland via informella ledare kring t ex kaffebord eller under luncher, ibland via det som formella chefer säger eller gör. Vi är nog många som känner igen informella ledare som sitter tysta på formella möten för att mer öppet vädra sina uppfattningar därefter och på andra platser. Det är också så att formella chefer visar vägen via vad de säger i småpratet och ibland via vad de inte säger i småpratet. För något år sedan hade jag förmånen att få arbeta med ett företag som stod inför en kulturförändring. Problemet var att företaget bestod av 50 % män och 50 % kvinnor, men att det bland cheferna bara var runt 15 % kvinnor. Förklaringen stod klar efter en konsultrapport. Kulturen var hämmande för kvinnor och det fattades ett beslut i högsta ledningen att detta skulle åtgärdas. Upptakten till förändringsarbetet var en konferens där cirka 150 personer med nyckelbefattningar deltog. Jag var inbjuden att föreläsa en fredag förmiddag och eftersom konferensen hölls på en avlägsen plats åkte jag dit dagen innan och var med på konferensen och den mellanliggande kvällens trerättersmiddag. På konferensen pratade flera chefer om behovet att kulturförändringen och gjorde klart hur relationen mellan män och kvinnor skulle se ut. Respekt var nyckelordet. Efter en förnämlig middag på kvällen hamnade jag vid ett ståbord med en chef och några nyckelmedarbetare. Kring det bordet så var det en person som lite skämtsamt om en kvinnlig chef uttryckte det ungefär såhär:
- Klara är som en riktig madam Saddam, det osar verkligen krutrök om henne…
Alla skrattade till kring bordet inklusive den närvarande chefen. När jag sedan gick och la mig så funderade jag på var någonstans den egentliga kulturen sattes, eller annorlunda uttryckt var någonstans det bestämdes vad som gäller på riktigt. På konferensen eller runt ståbordet där chefen skrattade gott utan att markera det olämpliga i skämtet. Mitt svar är inte överraskande att det är i det informella pratet kring ståbordet som det på riktigt bestämdes vad som gäller. Chefer är viktiga, inte bara via det de säger utan också genom det de inte säger eller annorlunda utryckt genom de gränser de inte sätter.
Uppfattningar kalibreras i småpratet
En annan poäng med småpratet är att det är där idéer testas. Sådant kommer fram som inte kommer fram på det formella mötet. Låt mig ta ett exempel:
Nisse satt på årets fjärde styrelsemöte med samma gnagande oro i magen som de senaste tre mötena. Det går inget vidare för företaget och varken strukturförändringen eller kostnadsbesparingsprogrammet har givit resultat. Han lyssnade lite förstrött på ordföranden samtidigt som han plötsligt insåg att det egentligen inte fanns något alternativ. Företaget borde byta vd. Han såg sig om på mötet och insåg det orimliga i att räcka upp handen och begära ordet och titta omväxlande på vd och styrelseordföranden och med stadig röst föreslå ett vd-byte. Han skrattade till lite för sig själv och genomled mötet.
Efter mötet hastade Nisse vidare till andra uppdrag. Han fick lift med Mats som han känt ett antal år och förutom styrelseuppdraget delade de båda ett brinnande intresse för ishockey. De samtalade i Mats bil och efter att gårdagens derby var avklarat kom de in på det senaste mötet. Efter lite prat om det testade Nisse sin idé om att byta vd på Mats. Mats var med på noterna och på ett liknande sätt fördes informellt samtal mellan flera styrelsemedlemmar och när det sedan var dags för ett nytt styrelsemöte var det hela närmast att betrakta som en formalitet. Vd-bytet var ett faktum.
Låt så vara att exemplet är lite extremt men poängen är att det finns en mängd frågor, funderingar, idéer och förslag som aldrig otestade kommer upp på formella möten. De hanteras först i det informella småpratet där uppfattningar växer fram. Först därefter når de det formella mötet, och det fungerar på ett liknande sätt på olika nivåer i våra organisationer. Medarbetare pratar och snackar. Inte bara om väder och vind utan också om sådant som de vill få igenom eller som de tycker borde gälla.
Jag menar att människors uppfattningar kalibreras i småpratet och det är där informella ledare utövar sin påverkan. Det är i småpratet kulturen ytterst bestäms och det är också där som idéer kläcks, problem finner sin lösning och en mycket stor del av det organisatoriska lärandet sker (tänk dig ett samtal mellan lärare i lärarrum där de ofta pratar om hur de löser olika problem i klassrum och lär av varandra).
Några tips till chefer
Om nu småpratet är så viktigt reser det frågan om hur chefer kan förhålla sig till det. Jag tänkte avsluta den här artikeln med några tankar kring det. Min utgångspunkt här är att chefsarbetet idag bjuder väldigt lite tid för chefer att småprata. Den typiska chefsvardagen är fylld av möten, mail, telefonsamtal, brandkårsuttryckningar och diverse administration. Vi betraktar ofta dessa aktiviteter som riktigt arbete medan småpratet mer ses som paus fyllt av skitsnack och skvaller.
Henrik, en chef jag följt i ett ganska stort svenska företag, förhåller sig på ett sunt sätt till småpratet. Han ser till att ha rimligt mycket oplanerad tid i sin almanacka för småpratet. När han har möten ser han till att det därefter finns lite tid innan nästa planerade aktivitet tar vid. Därmed deltar han ofta i småpratet med medarbetarna efter det formella mötet och han hävdar att just det ger honom en bra chans att reda ut frågetecken eller att blandat med annat prat tala för sin sak. Han menar också att han deltar så pass mycket i småpratet att medarbetarna inte känner sig kontrollerade av honom. Han får sådan information som han aldrig får via mail eller telefon. Det kan handla om att medarbetare inte tror på ett budskap eller att någon medarbetare inte mår bra eller arbetar för mycket. Det kan också handla om vad som är på gång, om olika viljor och önskemål. Ofta menar Henrik får han tips och idéer som kan leda till nya affärer. Ett av hans favoritexempel handlar om att en medarbetare berättat vad dennes granne sagt. Det handlade om att grannen arbetade i ett företag och beskrev en del behov som fanns där. När Henrik fick nys om detta under lite småprat som mest rörde semestrar och hockey, kontaktade han det aktuella företaget som sedan blev en trogen kund.
- Det är så det funkar, brukar Henrik säga. Viktigt blandas med oviktigt och det gäller att ha ett öra mot marken. I vart fall om jag ska ta mitt chefsarbete på allvar och få veta vad som händer på riktigt. Småpratet är mitt viktigaste verktyg!
Idag har vi tillgång till en mängd olika verktyg att kommunicera med. Förutom de jag nämnde i inledningen har vi också mail, twitter, sms, powerpoint, affärsplaner, värderingsdokument och mycket mer. Trots allt detta visar det sig att det oplanerade prat vi människor ägnat oss åt sedan urminnes tider alltjämt visar sig överlägset.
Så låt dig inspireras av Henrik och skapa tid för småpratet. Det ger dig bättre koll, nöjdare medarbetare och kanske ett lyft även på sista raden!

Gunnar Ekman, Ekonomi Doktor och författare till boken Från Prat till Resultat, om vardagens ledarskap (Liber, 2003)