Jenny Stjernlöf, Head of Business Control, är en av programledarna för A Nyheterna tillsammans med Team Finance.
Foto: Margareta Bloom Sandebäck
Jennie Knutsson
Foto: privat
När Jennie Knutsson tillträdde tjänsten som kommunikationschef på mediehuset Aller media för tre år sedan startade arbetet med att ta fram en ny kommunikationsstrategi. Den dominerades av varumärkesbyggande aktiviteter. Visst fanns där också intern kommunikation, men den handlade mest om sådant som intranätet, vd:ns månadsvisa mejl och en nystartad Instagramkanal.
Sedan förändrades allt snabbt. Efter Folkhälsomyndighetens rekommendationer om distansjobb insåg man att strategin måste göras om. Behovet hade förändrats.
– Utmaningen var att rikta mycket av uppmärksamheten mot medarbetarna, att de skulle må bra och ha det stöd som de behövde, samtidigt som vi skulle fortsätta att hålla fokus på affären, berättar Jennie Knutsson.
Hon tar emot på Aller medias tillfälliga kontor i Stockholm (det ordinarie byggs om). Det är rätt ödsligt, efter den senaste omgången av rekommendationer. Vi hade kunnat ta intervjun över telefon, men bestämde ändå att träffas.
– Det blir bättre när man ser varandra, konstaterar Jennie Knutsson.
Ganska snart förstod vi vilket otroligt kraftfullt verktyg vi skapat.
Jennie Knutsson
Att det är viktigt att se varandra insåg Aller media tidigt i pandemin – om så digitalt. För att skapa trygghet i organisationen ville man framför allt att ledningen skulle finnas där visuellt tillgänglig. Mot den bakgrunden satte man snabbt ihop en daglig livesändning i Teams för bolagets då cirka 70 chefer. Det var ledningen som höll i den, men med andra chefer och medarbetare som gäster.
– Vi hade några olika deviser. Vi skulle ta oron på allvar, men inte spä på den. Och vi skulle ge information till så många som möjligt, så ofta som möjligt, enligt krislogiken, berättar Jennie Knutsson.
Det var uppenbart att det skulle bli tufft för ledarna att hålla energinivån uppe både hos sig själva och i teamen, och man kämpade med att hitta en balans mellan allvar och pepp, berättar hon.
Läs också: Glöm intranät och ”alla-mejl”- så här ska du tänka om internkommunikation
– I ledarforum gick chatten varm varenda morgon, den var minst lika viktig som själva sändningen. Där kunde man ställa frågor eller komma med synpunkter. Men det var också en kanal för det här mer vardagliga, rent sociala: ”God morgon, hoppas alla haft en härlig helg, nu kör vi.”
Två veckor efter att ledarforum sjösatts drog man i gång nästa satsning: ”A Nyheterna”, ett direktsänt nyhetsprogram, som sedan starten av pandemin sänts varje fredag. Jennie Knutsson visar inspelningsplatsen: ett enkelt rum, just nu stökigt och anspråkslöst, med utsikt över glasväggen mot innergården. Ett halvmåneformat bord. Vid sändningsdags ett par lampor och en kamera.
Nej, det är rent tekniskt inget komplicerat. Men A Nyheterna har fått stor betydelse för Aller media. Till en början var programmet informativt, som ledarforum fast riktat också till medarbetarna.
– Ganska snart förstod vi dock vilket otroligt kraftfullt verktyg vi skapat. Funktionen förändrades. Vi började bjuda in medarbetare som fick berätta om ”updates från affären”, men som också delade inspiration kring vad de just då jobbade med för magasinen och sajterna, och i de olika teamen.
De sista detaljerna fixas inför sändningen. Medarbetarna förbereder själva innehåll och manus.
Foto: Margareta Bloom Sandebäck
Lotta Cederbom
Foto: Fredrik Persson
Från informationsspridning till kultur och gemenskap, alltså. Aller media hade redan tidigare haft som mål att skapa en större sammanhållning bland medarbetarna, och en tydligare identifikation med bolaget.
– Vi har av tradition inte arbetat så mycket med vårt corporate brand tidigare, så många har nog först och främst bekänt sig till varumärket där de arbetar, som Femina, Må bra eller Elle, förklarar Jennie Knutsson.
En avgörande förutsättning för Aller medias satsning på internkommunikation är att vd och ledning är med på noterna, säger Jennie Knutsson. För A Nyheterna och Ledarforum
kräver resurser, inte minst i form av tid från chefer och medarbetare.
Lönar det sig?
Det är svårt att utvärdera internkommunikation. Det finansiella resultatet för Aller media är dock starkt, trots pandemin, berättar vd:n Lotta Cederbom.
– Jag är övertygad om att satsningarna på internkommunikation hänger ihop med resultatet från föregående år, som är fantastiskt: vår tredje all time high.
Även medarbetarnas nöjdhet har vuxit kraftigt. Jennie Knutsson refererar till det så kallade Employee Net Promoter Score (eNPS), ett mått på hur villiga medarbetare är att rekommendera sin arbetsplats för vänner och bekanta.
– Skalan går från minus hundra till plus hundra, och år 2018 låg vi, efter en tid av stora omställningar där många fick gå, på minus 48. De senaste 1,5 åren ligger vi stadigt på plus tjugo.
Medarbetarnas synpunkter är viktiga. Man försöker komma åt dem i undersökningar och pulsmätningar, men framför allt genom in- och utcheckningar.
– Under en period samlades teamen varje morgon och eftermiddag, och ledarna fångade upp de frågor och funderingar som fanns för att sedan ta dem vidare till ledningsgruppen, berättar Lotta Cederbom.
Man är också uppmärksam på de signaler som inte uttrycks i ord.
– Nu har någon inte haft på kameran under ett par dagar, varför? Om det går tre dagar: ring personen; visa omtanke och empati.
Jag är övertygad om att satsningarna på internkommunikation hänger ihop med resultatet från föregående år, som är fantastiskt.
Lotta Cederbom
Aller media kommer att fortsätta prioritera internkommunikationen, men med en lite annan inriktning. Om en central aspekt tidigare har handlat om att få ut information till så många som möjligt så ofta som möjligt, så jobbar man nu med något man kallar för ”självledarskap”. Det blir avgörande i en organisation som planerar för visst distansarbete också efter restriktionerna, berättar Lotta Cederbom.
– När man sitter i en hemmamiljö krävs det att man inte väntar på att någon annan serverar en information, utan att man själv tar ansvar för frågor, funderingar eller åsikter. I vilka forum ska jag vara? Hur tar jag roll i respektive forum?
Det här är något som medarbetarna nu utbildas i. Varje månad samlas de med en extern partner för att göra övningar.
– Det är svårt att leda sin egen vardag och sitt arbete! Jag tränar på det själv hela tiden, berättar Lotta Cederbom.
Jennie Knutsson tror inte att Aller media är det enda bolag som prioriterar om i kommunikationsbudgeten.
– Många har nog fått nya insikter: man ser vikten av ett väloljat internkommunikationsmaskineri, och att det har effekt på affären.
