"Kraven höjs på mer medvetna och lugna möten."
Foto: press / collage Chefstidningen
– Kraven höjs på mer medvetna, lugna möten där deltagarna får fler pauser, större tydlighet och överblick både före och efter mötet påbörjas. Det handlar om att hålla sitt möte på ett sådant sätt så att människor med olika känsligheter i sina nervsystem slipper bli överväldigade, säger Ylva Björnberg, Svenska Mötens trendexpert.
Förändringen syns framför allt i USA, där bland annat Google, driver utvecklingen, genom initiativet ”The Neu Project”. Syftet är att sprida kunskap om hur man håller neurovänliga möten.
– Uppmärksamheten på den här frågan kommer att öka även i Sverige framöver, menar Ylva Björnberg.
– Oförberedda, röriga möten eller packade scheman kan upplevas mycket mer stressande av personer med till exempel dyslexi, autism, adhd. Det är viktigt för dagens chefer att vara insatta i de här frågorna och förstå hur de kan tänka, planera och agera i sitt ledarskap för att skapa förutsättningar för alla att kunna vara delaktig i och bidra till mötet, säger Michael Schüller, vd på Svenska Möten.
Trenden förstärks av ett ökande fokus på social hållbarhet i samhället och ökade kunskapsnivåer om inkludering och neurologisk mångfald. Social hållbarhet på arbetsplatser är något som också drivs tydligt på EU-nivå.
Enligt uppskattningar gjorda av revisionsfirman Deloitte har omkring 15-20 procent av världens befolkning har någon form av neurologisk känslighet, inklusive neuropsykiatriska diagnoser och större behov av lugnare mötesmiljöer med mer struktur och överblick. Samtidigt har mer flexibla arbetsvillkor gjort att fler väljer bort kontoret eller vill ha möjlighet till lugna och tysta arbetsrum på jobbet.
Det är viktigt för dagens chefer att vara insatta i de här frågorna.
Michael Schüller
Ge tydlig information i god tid före mötet, till exempel i webinar, dela gärna presentationer i förväg.
Undvik för långa sittningar. Planera in luft i agendan, med täta pauser. Inkludera egentid för mötesdeltagarna.
Erbjud ett avskilt rum eller en stillsam zon för de som behöver dra sig undan.
Inför ett kompissystem inför och under mötet, det vill säga deltagarna paras ihop med en annan deltagar innan och/eller under mötet och får uppgifter att lösa tillsammans eller frågor att diskutera med varandra.
Undvik att servera mat med mycket socker, konserveringsmedel och artificiellt innehåll. Erbjud alltid – festliga – alkoholfria alternativ.
Undvika stökiga miljöer, ljud och skrikiga färger. Varna innan videos med starka ljusflashar.
Var tydlig med vad som är nästa steg innan mötet slutar, följ upp mötet efteråt.
Obligatorisk närvaro kan utgöra diskrimineringsgrund om deltagare inte anser sig klara av miljön.
– De senaste åren har det skett en stor förändring som till stor del har med pandemin att göra. Vi arbetar, samarbetar och kommunicerar på andra sätt och har börjat få en ökad medvetenhet om att många faktiskt har behov av luftigare möten och möjlighet att dra sig undan, säger Ylva Björnberg.
Hur håller man neurotrygga möten?
– Det handlar om att förstå gruppen, ta inkludering på allvar och blir exkluderande, även om det oftast sker omedvetet.
Det finns flera knep för att få människor att känna sig trygga med att prata. Neurologiskt trygga möten behöver inte vara inte svåra att genomföra så länge man noggrant analyserat sitt syfte med mötet och deltagarna, menar Michael Schüller.
En bra planering och förberedelser avgörande för neurologiskt trygga möten. Informera i förväg om mötets agenda och dela din presentation via mejl. Tänk också på vilken typ av miljö som mötet bör äga rum i. Är miljön stökig och grälla färger eller är den lugn och grön? Sådant kan spela in.
– Ingen ska behöva hitta på ursäkter för att slippa möten. Chefer idag behöver förstå vilka människor som ska delta i mötet och tänka igenom hur mötet ska genomföras så att det fungera bra för alla deltagare.
– En uttalad neurovänlig inkludering ger signaler om att det är okej att delta och bidra utifrån sina egna styrkor och förutsättningar, avslutar Michael Schüller.
