Gör: Enhetschef på Vård- och omsorgsboende i Eskilstuna kommun.
Bakgrund: Sjuksköterska med erfarenhet från bl.a. akutsjukvård. Arbetat som chef de senaste tio åren inom vårdverksamheter, varav större delen inom äldreomsorg. Jag har haft ansvar för verksamheter med 25-80 medarbetare kombinerat med utvecklingsuppdrag där jag lett chefer och medarbetare i olika projekt och förändringsarbeten.
CHEFSDAGBOKEN}
Här ber vi en chef föra dagbok över en arbetsvecka. Personen skriver om motgångar och glädjeämnen öppet eller anonymt. Chefen får sedan feedback av en ledarskapskonsult på saker att förändra, reflektera kring eller vara extra nöjd med.
Måndag
Bra koll med magiska blocket
Morgonen börjar som vanligt i soffan med en kopp kaffe. Kollar kalender och mejl. Väl på plats på kontoret åker det magiska blocket fram. Här har jag min att-göra-lista och stödanteckningar. Ett bra sätt för mig att arbeta hållbart då jag slipper hålla allt i huvudet.
Tar ett varv på avdelningarna, pratar med medarbetarna för att checka av hur helgen har varit och påminner om dagens möbelleverans. Dags för ledningsgrupp, idag deltar även vår ekonom för att inhämta underlag inför budget 2024. Åter till avdelningarna, hälften av möblerna är på plats.
I min roll behöver jag ha kunskap om både Socialtjänstlagen (SoL) och Hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Måndagar innebär träff med sjuksköterskorna, vi går igenom eventuella avvikelser och kollar om det är något brukarärende som ska följas upp. Möte med hemtjänstens enhetschefer.
Tisdag
Bra samtal med högt i tak
På väg till stan för möte ringer jag min gruppledare och stämmer av läget. Förmiddagen består av delårsdialog med en samlad förvaltningsledning. Bra samtal med högt i tak och fokus på vad vi gör bra, vad som kan utvecklas, utmaningar och framtidsperspektiv. Jag gillar utvecklingsdrivet som finns i den här förvaltningen. Lunch med en av våra hälsoutvecklare, vi byter erfarenheter och tankar kring hälsofrämjande arbetsplats och friskfaktorer.
Åter på kontoret, kollar mejl och dokumentationssystem innan det är dags för digitalt möte med kökschefen. Vi följer upp pågående utvecklingsarbete kring kost och måltider, vi kan checka av att samverkan mellan våra verksamheter nu är uppstartad.
I bilen på väg hem, min favoritplats för reflektion, sammanfattar och sorterar jag dagen.
Onsdag
Kvällsmöte med nattgruppen
Träffas i det tvärprofessionella teamet för uppföljning av brukarärenden.
Efter lunch har jag arbetsplatsträff med två medarbetargrupper, vi betar av vanliga mötespunkter, inventerar risker och bra saker med nya schemat. Vi passar på att äta tårta och fira en 50- och en 70-åring. Kloka tankar och engagemang när vi pratar om hälsa, balans, friskfaktorer och hälsofrämjande ledarskap.
Kvällsmöte med nattgruppen. Ett aktivt möte där vi även hinner med att riskbedöma och skriva åtgärdsförslag för en eventuell förändring, imponerad över vilket lösningsfokus medarbetarna har.
I bilen på väg hem, min favoritplats för reflektion, sammanfattar och sorterar jag dagen.
Torsdag
Har jag gjort något fel?
Ska vi träffas igen, har jag gjort något fel? En fråga som en medarbetare ställde till mig när jag min andra månad bokade in samtal nummer två. Jag fick förklara för medarbetarna att jag vill bryta det
gamla ledarskapstänket inom äldreomsorgen som ofta utgår från att leda på gruppnivå. Då träffar vi chefer oftast medarbetarna i individsamtal två gånger per år, eller om vi ska prata om något problem. Min målsättning är att regelbundet träffa alla medarbetare individuellt, idag har jag haft två sådana samtal. Jag uppskattar den här tiden och från dagens samtal har jag flera idéer nedskrivna.
Tar en sväng på avdelningarna, fastnar lite längre på en av dem. Vi pratar tidsregler i schemat, som är ett hett ämne i hela landet just nu. Sedan är det dags för digital månadsavstämning för förvaltningens chefer. Idag lyfts goda exempel fram, där jag och min chefskollega håller i ett av föredragen. Vi berättar om hur vi arbetat med rehabprocessen och friskfaktorer med syftet att sänka sjukfrånvaron. Hos mig har korttidsfrånvaron hittills minskat 7 procent i jämförelse med föregående år.
Kollegorna Anki och Abdi, undersköterskor, och specialist- undersköterska Göril.
Foto: privat
Fredag
När är jag mest produktiv?
Tidig morgon och stunden i soffan blev längre än vanligt, förbereder underlag inför kommande ekonomi- och bemanningsuppföljning. Jag har med åren lärt känna mig själv gällande när på dygnet jag är som mest produktiv för vilken typ av arbetsuppgift, och att våga nyttja den tiden. Att strategiskt planera arbetsuppgifter utifrån det har varit ett bra upplägg för att kunna vara både effektiv och hållbar.
Stämmer av några punkter med chefskollega och gruppledare. Förbereder mötesagendor och mejlar veckobrev till medarbetarna. Tar ett varv på avdelningarna och önskar trevlig helg. Svarar på mejl, ringer närstående till en brukare, checkar av kalendern för kommande vecka. Helg!
Ulrika Sedell
Författare och föreläsare.
Med Reuben Sallmander driver hon Podd Mogna. Sedan 20 år erbjuder hon handledning för ledare som leder i förändring.
I samtal med ledningsgrupp och medarbetargrupper fokuserar du på friskfaktorer för arbetsmiljön.
Jag imponeras jag av ditt strategiska förhållningssätt, Sandra. En utmaning som chef är att skapa överblick för att veta vilka underlag som behövs för att fatta adekvata beslut. I en händelsestyrd verksamhet är struktur och rutiner en central del av styrningen. Du återkommer till inventering av risker, identifiera utvecklingspotential och löpande avstämning med många olika grupper. Det ger intryck av en verksamhet som leds på ett tryggt och stabilt sätt.
En annan röd tråd jag fångar upp är att i samtal med ledningsgrupp och medarbetargrupper fokuserar du på friskfaktorer för arbetsmiljön. Studier visar att det som ger engagemang, trivsel och välmående också ger effekt. Men när stressen ökar är det lätt att bara fokusera på problem och risker i organisationen. Ledarskapet handlar då om riskminimering och tydlighet, och fokuset på inspiration och delaktighet blir för litet. Men det är tydligt att du Sandra lyckas med båda. (Och grattis att det givit resultat med sjunkande korttidsfrånvaro!)
Det är intressant att läsa om den osäkerhet som ges uttryck för när du ändrar rutiner och går från avstämning två gånger om året till att skapa en process för ett pågående samtal. Osäkerheten kan vara tecken på att du nu arbetar med att förändra verksamhetskulturen på flera sätt. Genom att skapa förutsättningar för att kontinuerligt ge feedback, följa upp eventuella problem, fånga upp idéer och visa på förväntat resultat ges goda förutsättningar att bidra till att skapa en ännu mer effektiv och välmående verksamhet.
Tack Sandra för din dagbok! Det är fint att se att du också värnar planeringstid i soffan på morgonen och reflektionstid i bilen. En riktig friskfaktor!
