Stress, tappad koncentration och bråk. Eller ökad kreativitet, minskad isolering och stöd. Meningarna går isär om det öppna kontorslandskapet.
På Skatteverket i Helsingborg vet personalen vad det handlar om. De har flyttat från egna kontor till öppet landskap.
Text: Agneta Nordin
Bild: Gisela Svedberg
Det hörs ett dovt mummel bland de ljusa skrivbordsavskiljarna på revisions- och processektionen på Skatteverket i Helsingborg. Över heltäckningsmattorna rör sig människor ljudlöst. Men Rolf Nilsson som haft eget kontor i över 25 år tycker inte att det öppna kontorslandskapet är en bra idé.
– Jag blir störd och tappar koncentrationen när jag ska arbeta. Och nyser någon i ena änden av lokalen är alla smittade inom en vecka.
Det var för ett par år sedan som det stod klart att myndighetens lokaler var undermåliga. Förutom att de var alldeles för trånga var de dessutom fuktskadade och mögelangripna. Valet stod mellan att renovera eller att flytta. Beslut fattades och flyttlasset för de 115 anställda gick till nya lokaler.
– Jag skulle säga att alla medarbetare var skeptiska till en början, säger Anders Gunnarsson som är kontorschef på Skatteverket i Helsingborg.
Han och kollegan, sektionschef Mairon Lundblad, visar runt i den stora byggnaden.
– Det är nog vanligt att människor är emot förändringar innan de väl är genomförda och att det vänder sedan. Det märkte vi under vår flyttprocess.
Anders Gunnarsson var inte odelat positiv själv.
– Jag trodde att det skulle vara besvärligare, begränsa ledarskapet och att min tillgänglighet till medarbetarna skulle kringskäras. Men tvärtom, jag tycker att det är riktigt bra och kontakten med medarbetarna har blivit bättre.
Mairon Lundblad har varit anställd på Skatteverket i 30 år. Idag leder hon arbetet på sektionen för revision och process, en verksamhet som kräver stor koncentration av medarbetarna.
– Omställningen var tung. Det blev väldigt mycket irritation och gnissel, både mot arbetsgivaren men också bland medarbetarna.
Skatteverket har de senaste åren genomgått stora förändringar. För att bli synligare för allmänheten och mer lättillgänglig har det funnits krav på att kontorsutformningen också ska anpassas efter de nya riktlinjerna. Och Mairon Lundblad tycker att det har blivit bättre, att medarbetarna anpassar sig.
– Man måste gilla läget och blicka framåt. Det blir aldrig bra om man ser hinder snarare än möjligheter.
För eller emot. Det är den stora frågan för alla som planerar sina kontorsutrymmen, och har så varit de senaste 20 åren. Ofta lyfts den ekonomiska aspekten när man argumenterar för ett öppet kontorslandskap. Det är kostnadseffektivt att inte ha cellkontor.
I en uppsats skriven på sociologiska institutionen vid Lunds universitet förra året, utgår författarna från omorganisationen på Skatteverket i Helsingborg. Medarbetarna fick svara på en enkät om upplevelsen av den nya arbetsmiljön och flytten till ett öppet kontorslandskap. Uppsatsförfattarna konstaterar att både medarbetare och sektionschefer upplever att de blir mer störda i sitt arbete efter flytten till öppet kontorslandskapet. Samtidigt visar enkätsvaren att den sociala interaktionen ökat och även kunskapsutbytet mellan medarbetarna.
På sektionen för folkbokföring arbetar Helén Weiland.
– Jag tycker att det är mest positivt och jag gillar det ökade utbytet med kollegorna. Det är lättare att stanna till och fråga om något nu.
Sektionschefen Patrick Komstedt håller med, men önskar sig en dörr ibland.
– Framför allt när man ska ha ett samtal med en medarbetare, då hade det varit skönt att kunna stänga till.
Delaktighet har varit ett ledord under hela omställningsprocessen. Anders Gunnarsson tillsatte tidigt olika arbetsgrupper för att alla skulle få vara med och påverka.
– Arbetet skedde på olika plan parallellt och dessutom anlitade jag en konsult för en genomgång av vad som skulle kunna förbättras och vad vi skulle tänka på.
Kraven och önskemålen skiljer sig mellan Skatteverkets sju olika sektioner. På sektionen för revision och process, där Mairon Lundblad är chef, är det speciellt tungt när det är mycket telefonarbete och kraven på disciplin bland medarbetarna ökar.
– Vi pratade mycket om gemensamma regler att förhålla sig till. Till exempel att inte ropa till någon i andra änden av lokalen, att hålla dämpad samtalston och inte ha för rörigt på sin arbetsplats.
Men det får samtidigt inte bli en massa pekpinnar från chefen, säger Anders Gunnarsson.
– Det är en svår balans att ha regler och samtidigt inte vara petig som chef. I arbetsmiljögruppen överlät vi åt de olika sektionerna att lyfta det som var irritationsmoment, för att hitta gemensamma lösningar.
Sead Konakovic har alltid suttit i eget kontor. Omställningen var stor till en början, säger han.
– Men man vänjer sig. Och när jag väl är koncentrerad på mitt uppdrag så störs i alla fall inte jag av att det är människor runt omkring.
För den som måste gå undan, för att ringa ett enskilt eller känsligare samtal, finns mindre rum med dörr, utrustade med datorer och telefoner.
– Det funkar fint att gå in där och ringa, säger Jenny Ström och pekar mot det lilla rummet med glasdörr.
– Jag trivs med gemenskapen, säger Felicia Ljunggren och tillgängligheten till cheferna har definitivt blivit bättre.
Kontorschef Anders Gunnarsson delar gärna med sig av tips till andra som funderar på att flytta verksamheten till öppna kontorslandskap.
– Det är viktigt att alla känner att de kan vara med och påverka, även om det kommer beslut uppifrån. Känner man att man är delaktig mår man bättre och arbetssituationen blir enklare.
//slut text//
Kontorschef Anders Gunnarssons tre bästa med öppet kontorslandskap:
1) synlighet
2) lära känna medarbetarna bättre
3) tillgänglighet
Arbetsmiljöverket om valet mellan cellkontor (eget kontor) och öppet kontorslandskap:
”Välj inte öppet kontor istället för cellkontor för att spara yta.
En bra kontorsmiljö i en öppen lösning tar dock ungefär lika stor plats som cellkontor.”
Nationellt:
Arkitekturforskaren Christina Bodin Danielsson vid KTH, konstaterar i sin avhandling från 2010, att den estetiska dimensionen av ett kontor är viktigare än man tidigare trott. Och att kontorstypen har stor betydelse.
Anställda i cellkontor (eget rum) och flexkontor (där man saknar egen arbetsplats, använder avancerad informationsteknologi och håller möten och privata samtal i särskilda rum) trivs bäst med sin arbetsmiljö.
Sämst mår anställda i medelstora kontorslandskap med mellan 10-24 arbetsplatser.
491 kontorsanställda på 26 olika företag har deltog i studien.
Internationellt:
I en rapport från 2009, genomförd av Vinesh Oommen vid Queensland University of Technology i Brisbane i Australien, konstateras att öppet kontorslandskap är skadligt för hälsan. I rapporten konstateras att 90 procent av alla arbetsmiljörapporter kopplade till jämförelser mellan öppet kontorslandskap och cellkontor, pekar på att nackdelarna överväger fördelarna.
