Satsa på möten för fuckups

Sedd av 540

Chefstidningen. Att ha möten där man bara pratar om fel och misslyckanden – kan det vara en väg för att i slutänden nå ända fram?

Senast ändrad 21:03, 28 Jun 2020
Foto: Martin Stenmark .
Johan Erlandsson, Michael Martinsson, Annakarin Östlund och Eva Krohn Kinnunen på Stockholm stads utbildningsförvaltning samlas regelbundet för fuck-ups-möten.

En medarbetare på ett stort företag gör en dundertabbe vilken kostar företaget miljoner. Förkrossad går han till chefen för att säga upp sig. Bättre det än att bli sparkad.

Väl där får han höra:

”Sluta? Är du galen? Vi har ju just investerat 10 miljoner i dig!”

- Det är oklart om historien är sann, men den är bra, säger Michael Martinsson som är chefsstrateg på enheten för personal och kompetensförsörjning på Stockholm stads utbildningsförvaltning. Han har länge funderat på det här med misslyckanden och deras del i framgång.  
- Som barn gör man ibland fel, det är så man lär sig. Att ramla och att misslyckas är vägen för att lära sig och lyckas. I skolans värld är det en självklarhet, i arbetslivet inte alls. Tvärtom finns det oräkneliga organisationer där medarbetarna är rädda för att göra fel, säger han.

PÅ PAPPRET LÅTER DET självklart. En organisation som bara pratar om det som går bra, aldrig om det som fungerar dåligt, hämmas i sin utveckling. Hur ska man komma förbi hinder om man inte pratar om dem? Hur ska man lyckas med innovation om inget får gå fel?

I praktiken blir det svårare. Hur berättar man för sin chef att det nya projektet inte alls rullar särskilt bra? Att redovisningssystemet man köpte in suger och att den senaste rekryteringen du pratade dig varm för inte ser ut att vara den du trodde. Att inbjudan till konferensen fastnade i utkorgen men att det känsliga mejlet menat till en medarbetare gick ut till hela avdelningen?

Nej – precis. Enkelt på pappret, svårt på jobbet.

Det måste börja med ledningen, säger Michael Martinsson.
- Ledningen måste visa att man kan garva åt misslyckanden, lära något av dem och gå vidare. Börjar ledningen så följer de andra så småningom efter.

På utbildningsförvaltningen i Stockholm började allt för fem år sedan med en ny enhet, en ny chef och ett minst sagt utmanande uppdrag. Hitta tusentals nya lärare och rektorer till kommunens skolor. Den nya kompetensförsörjningsenheten var sammansatt av medarbetare från olika avdelningar, olika kulturer.

- Där i början skickade vi ut enkäter som bland annat handlade om möten. På frågan om medarbetarna upplevde möten som effektiva fick vi alltid ett väldigt lågt betyg. Jag insåg att jag behövde göra något, vi ska inte lägga tid på upplevt ineffektiva möten, säger enhetschefen AnnaKarin Östlund.

En mötesstrategi togs fram. Vilka möten behövdes, till vad? Hur skulle man bete sig på möten? Vilka spelregler gällde? Idag tycker AnnaKarin Östlund att enheten har en fungerande möteskultur. Medarbetare delar med sig av sina erfarenheter, alla ha en plats.

- Då kände jag att vi var redo för nästa steg. Vi behövde träna på att dela med oss av det som vi inte lyckades med, avdramatisera det. Att misslyckas är en del av verksamheten. Så föddes våra fuck-up-wednesday-möten, säger hon.  

DEN GLOBALA RÖRELSEN fuck-up-nights startades 2012 i Mexico city. Historien säger att ett gäng unga människor i karriären tröttnade på att höra om alla lyckade projekt. Istället satte de sig en kväll och snackade om allt som gått fel. Det visade sig vara det bästa de gjort på länge. Nästa vecka bjöd de in fler, veckan därpå ännu fler.

Något år senare var rörelsen global. Den handlar om förmågan att hantera nederlag och involverar kanske mest reklambranschen och digitala start-ups. Kvällarna med fuck-ups liknar inte sällan stand-up. Kanske mer roliga tabbar med lyckliga slut än totala nederlag och förnedrande dikeskörningar.

En kommunal förvaltning är förmodligen så långt från standup-kväll med tech-människor du kan komma. Men behovet av att få tala ut om felsteg likväl stort.

- Rädslan för att göra fel kan vara stor i offentlig sektor. Vi är ju, och ska vara, granskade utifrån hela tiden. New public management förde ovanpå detta in ett ständigt mätande och då hände något. Mätande skapar en rädsla för att göra fel, säger Michael Martinsson och tillägger att dagens diskussioner om tillit istället för NPM ju är bra men att mätandet består. Och därmed rädslan för att göra fel.
- Dessutom jobbar vi med barn vilket naturligtvis gör det ännu viktigare att saker och ting blir rätt. Men rädslan för att göra fel kan i allt detta bli ett hinder, säger Eva Krohn Kinnunen, också chefsstrateg på enheten.  

Hon återkommer till att hon ser fuck-up-möten som ett verktyg och en övning. Att våga titta på både sina styrkor och svagheter är en övning i personlig utveckling. Att våga göra det tillsammans med andra – överkurs. Och en nyttig sådan.

- Det vi kommit på här är väl att vi måste utanför boxen för att lösa vårt uppdrag. För att klara behovet av nya lärare och skolledare måste vi våga göra saker på nya sätt och acceptera att allt inte blir rätt från början. På vägen mot målet lär vi oss nya saker, konstaterar hon.

Johan Erlandsson, handläggare på enheten, är inne på samma linje.

- Fel gör man, det är aldrig medvetet men det händer. Oftast små grejer men de får konsekvenser. Att lyckas skapa en atmosfär där man faktiskt kan prata om när man gjort bort sig är oerhört befriande. Det smittar av sig på allt man gör, säger han

Enhetschef AnnaKarin Östlund konstaterar att fuck-up-mötena fortfarande är i sin linda. Utmanande för en del, uppskattade av många. Hon prövar sig fram, säger hon.

- Jag har medarbetare som är jättemodiga, som delar saker som verkligen hade gått att sopa under mattan. Men i en arbetsgrupp som vår, där folk är jätteskickliga på sina jobb, att här kunna visa att medarbetare gör fel och våndas över saker skapar en acceptans för att saker och ting blir fel ibland. Vi är alla människor och gör det bästa vi kan, vilket är en förutsättning för att vi ska lyckas med vårt uppdrag, säger hon.

Hur gör man då? Om man vill starta fuck-up-möten på sin arbetsplats? Alla tvekar vid frågan. Johan Erlandsson konstaterar att det inte är något man ”bara snyter ur näsan”. Det krävs en trygg grupp. Tillit. Och en chef som kan härbärgera alla känslor som kan uppstå. Men här är några råd:

 

# Är ni en trygg grupp? Om inte – börja där! Jobba med gemensam värdegrund och medarbetarskap.

- Det måste finnas någon slags psykologisk trygghet i gruppen från början. Och en vilja. Då kan man börja testa. Det är kontraproduktivt att börja en process med att bara prata om allt man gör fel. Fuck-up-möten är inte starten på resan, säger Michael Martinsson.

# Börja försiktigt, med småsaker. På de första mötena kan man kanske berätta om misslyckanden från andra arbetsplatser?

# Mötesregler. Ha en tydlig beskrivning hur dessa möten ska gå till. Möt varandra med respekt och nyfikenhet.
Slå fast vad syftet och målet med mötena är.
# Ledningen måste föregå med gott exempel och dela med sig av sina misstag.
# Man får säga pass.
# Man måste ha en chef som har förmågan att hålla i ett sådant här möte. Eller som kan delegera det till någon som kan.
# Prata i JAG-form. (Inte man, inte du)
# Håll i över tid. Det kanske räcker med ett möte i månaden men håll i den nya rutinen över tid. 

 

Text: Helene Claesson Jennische 

 

up 102