"Det är viktigt att hitta en balans mellan negativ och positiv feedback."
Foto: Getty Images / montage: Chefstidningen
Här är Helena Schillers lista över de värsta fallgroparna
Ge feedback på person, inte på agerande eller prestation.
Det kan handla om subtila nyanser i ordval. Till exempel att säga ’du är slarvig’ istället för ’du läste nog den där rapporten slarvigt’. Hur man är som person är svårt att göra något åt, men ett beteende går att ändra.
Otydlig feedback.
Feedback som inte tar upp en specifik situation eller beteende är svår att förstå och ta till sig. Det är därför det är så viktigt att förbereda sig noga när man ska ge feedback. Det gäller även positiv feedback. Det är kul att höra chefen säga ’bra jobbat’, men för att det ska vara utvecklande måste man veta VAD som är bra.
Feedback vid fel tidpunkt.
Ge inte feedback till en medarbetare som är väldigt stressad. Inte heller till någon som är nervös inför en förestående prestation.
Feedback i fel sammanhang.
Positiv feedback ges med fördel i det stora rummet, inför andra. Men negativ feedback ska ges enskilt.
Feedback som hänvisar till andra.
Säg aldrig ’jag har hört att andra tycker att du …”. Utgå alltid från din egen upplevelse: ”Jag har märkt att du …”
Feedback som lägger ansvaret på förändring hos medarbetaren.
Som chef är det ditt ansvar att föreslå en väg till förändring och förbättring. Och sedan att följa upp hur det går.
Feedback i mail eller sms.
Om du verkligen tänker på hur du formulerar dig och om du känner mottagaren så väl att du är säker på att hen kommer att tolka dig rätt, kan det vara okej att ge skriftlig feedback. Men risken att det landar fel är stor. Kan ni inte ses ansikte mot ansikte så är det bäst att ge feedbacken över telefon.
Ojämnt fördelad feedback.
Det är lätt att berömma högpresterarna på morgonmötet eller bekräfta dem med ”gillatummar” i gruppchatten. Men glöm inte de som jobbar på utan att uppnå toppresultat. De kanske bidrar till ett bra arbetsklimat på andra sätt. Se och uppmärksamma det.
Alla vet att det är viktigt med feedback. Utan återkoppling på sitt arbete förlorar de flesta förr eller senare fotfästet och börjar tvivla på sig själva.
– Brist på feedback kan leda till att fel saker blir gjorda på fel sätt. Men också till oro, spekulationer och prestationsångest hos medarbetarna, förklarar Helena Schiller, doktor i folkhälsa från företaget HejEngagemang, som arbetar med organisations- och ledarskapsutveckling.
Undvik otillräcklig feedback
Utöver vanlig daglig uppmuntran bör feedback vara planerad och gärna schemalagd. Men det räcker inte att lägga in ett återkommande one-to-one-samtal med alla medarbetare i kalendern.
Om du som chef inte förberett vad du ska säga kan din feedback landa fel och i värsta fall få rakt motsatt effekt än avsett.
– All feedback måste ges i syfte att driva utveckling. När man som chef ger en medarbetare negativ feedback – eller konstruktiv kritik, som man också kan kalla det – så måste det vara tydligt att det finns en välvilja bakom. En ambition att hjälpa medarbetaren att prestera bättre, säger Helena Schiller och konstaterar:
– Feedback som inte lämnar någon öppning för förändring blir aldrig utvecklande, bara nedbrytande.
Så blir din feedback konstruktiv
Det är viktigt att komma ihåg att den mänskliga hjärnan är konstruerad så att negativ feedback fastnar som klister, medan positiv feedback har en tendens att rinna av som vatten på teflon. Vi glömmer snabbt berömmet men minns kritiken i evigheter.
Därför, säger Helena Schiller, är det så viktigt att hitta en balans mellan negativ och positiv feedback.
– Det krävs minst fem gånger så mycket positiv som negativ feedback. I ett arbetsklimat där det ges mycket positiv feedback är det mer troligt att medarbetare tar emot även negativ feedback på ett konstruktivt sätt.
