Undersökningar visar att medarbetare kan lägga flera timmar i veckan på att hantera konflikter i stället för att arbeta, säger Jörgen Pellbäck.
Enligt statistik från företagshälsovårdsbolaget Feelgood ökar konflikterna på svenska arbetsplatser. De blir dessutom alltmer komplexa innan arbetsgivare söker hjälp.
Jörgen Pellbäck, legitimerad psykolog och organisationskonsult på Feelgood, menar att konflikter sällan i första hand är ett ”personproblem”.
Jörgen Pellbäck. Foto: Emil Nordin
– Ofta är de ett uttryck för något i organisationen: otydliga roller, hög belastning, förändringar som inte är förankrade eller brist på mandat. När sådant inte fångas upp tidigt tar det lätt formen av personkonflikter, säger han.
Samtidigt kostar konflikter både tid och fokus. I en internationell kartläggning från CPP uppskattas att medarbetare kan lägga flera timmar i veckan på att hantera konflikter i stället för att arbeta. Och även när konflikterna inte är öppna kan de ligga som en lågintensiv friktion som sänker samarbetet.
Hur kan man då arbeta med konflikthantering på arbetsplatsen som chef? Jörgen Pellbäck förklarar:
Konflikter mellan medarbetare
Om konflikter mellan medarbetare på jobbet har gått i stå behöver du som chef kliva in och föra situationen framåt på ett konstruktivt sätt.
1. Agera tidigt – även om konflikten känns liten
Ju längre du väntar med att lösa konflikten, desto svårare blir ofta motsättningen. Säg: ”Jag märker att det händer saker här, och det behöver vi ta tag i och det har jag som chef ansvar att fånga upp”.
– Då visar du att du ser att något inte fungerar och att du tar ansvar för att hantera det, säger Pellbäck.
2. Skaffa dig en helhetsbild
Lyssna på båda parter var för sig, utan att värdera. Be medarbetarna beskriva konkreta händelser, inte personlighetsdrag. Vad hände, när, hur tolkade de det, och vad behöver de nu?
– Det är lätt att som chef hoppa in direkt i konfliktlösning, men kom ihåg att din uppgift i det här läget inte är att lösa medarbetarnas problem, utan att lyssna, säger Pellbäck.
3. Sätt konflikten i sitt organisatoriska sammanhang
Undersök om konflikten hänger ihop med förändringar, otydliga mandat eller resursbrist på arbetsplatsen. Undvik att direkt dra slutsatsen att problemet handlar om personkemi, utan ställ frågor om arbetsbelastning, roller, ansvar, prioriteringar och samarbetssätt.
– Som chef behöver man flytta fokus från ”vad är det för fel på er?” till ”vad i vår organisation bidrar till att detta uppstår?”.
4. Var tydlig med ramar, ansvar och förväntningar
Klargör vad som förväntas av parterna framåt, och vad du som chef kan bidra med. Var även tydlig med att alla medarbetare har ansvar att medverka till att lösa konflikter – det är en del av arbetsmiljöansvaret när man är anställd på en arbetsplats.
– Som ledare behöver även du fundera över om det är något du kan göra annorlunda för att den här typen av situationer inte ska uppstå i framtiden.
5. Ta hjälp vid behov
Involvera HR, din egen chef eller företagshälsovård i att lösa konflikten om det behövs.
– Om man har försökt och inte kommer vidare, då är det klokt att ta hjälp. Det är både en avlastning för chefen och en signal till medarbetarna om att frågan tas på allvar. Det kan också vara en trygghetsmarkör för medarbetaren att HR är med, till exempel, säger Pellbäck.
6. Följ upp
Dokumentera kort vad ni beslutat under mötet och bestäm en tid för uppföljning nära inpå det första samtalet.
– Ha sedan gärna har en process där ni i alla fall inledningsvis har lite tätare träffar. Om beteenden inte förändras: agera igen.
Mellan chef och medarbetare finns en inbyggd maktobalans, och det påverkar både hur konflikten utvecklas och hur den bör hanteras.
- Endast 11 procent av cheferna känner sig helt trygga i att hantera konflikter – de flesta tycker det är svårt trots viss trygghet. (Källa: Medlingscentrum)
- 80 % av cheferna tar med sig konflikter hem och många uppger att de tänker på dem även efter arbetstid. (Källa: Medlingscentrum)
- 28 % av cheferna i kommuner och 27 % i regioner var under 2024 inblandade i någon form av allvarlig konflikt eller bråk med medarbetare, kollega, brukare eller sin egen chef. Snittet för chefer på hela arbetsmarknaden var 18 %. (Källa: Chefen i fokus)
- En brittisk studie från 2025 visar att nästan 44 % av arbetstagarna upplevt konflikt på jobbet det senaste året. Många rapporterade också stress och psykisk ohälsa som följd. (Källa: Acas)
- I en rapport från CIPD 2024 uppger endast 36 % av anställda att konflikten de varit med om blivit helt löst, trots att en majoritet av arbetsgivarna ansåg sig ha rutiner för konflikthantering. (Källa: CIPD)
- De vanligaste orsakerna till konflikter är brist på tillit (73 %), personlighetskrockar (72 %) och oklar rollfördelning (70 %), enligt en internationell undersökning från 2024. (Källa: Workplace Peace Institute)
Konflikt mellan chef och medarbetare kräver särskild hantering
När konflikten står mellan chef och medarbetare på arbetsplatsen förändras förutsättningarna. Här finns en inbyggd maktobalans, och det påverkar både hur konflikten utvecklas och hur den bör hanteras, menar Pellbäck.
– Som medarbetare kan det vara svårt att ta upp en konflikt med sin chef. Därför behöver du som ledare visa att du förstår den obalansen och skapa trygghet i processen, förslagsvis genom att själv ta initiativet till ett samtal.
Enligt Pellbäck är det ofta klokt att bjuda in en tredje part – till exempel HR, företagshälsovård eller chefens egen chef – som kan delta i samtalet. Det stärker tilliten och minskar risken för att ärendet blir personligt eller rättsligt infekterat. Tydlighet är också avgörande. Förklara hur beslut fattas, vilka krav som gäller och hur uppföljning sker. Dokumentera vad som sagts och koppla det till konkreta mål eller arbetsuppgifter.
Kommunicera med resten av teamet
En pågående konflikt påverkar ofta fler än de direkt inblandade. Som chef behöver du därför också ta ansvar för att stabilisera gruppen.
– Det kan skapa oro om övriga medarbetare märker att något skaver mellan kollegor eller mellan chef och medarbetare. Då är det bra att bekräfta att du som ledare har agerat, även om du inte kan berätta exakt hur, på grund av sekretessen. Det räcker ofta att bara uppmärksamma det för att andra ska känna sig trygga.
Förebyggande arbete för att undvika konflikter på jobbet
Att hantera och lösa en uppblossad konflikt kräver tid, mod och struktur. Men det viktigaste jobbet sker långt innan konflikten uppstår – i det proaktiva arbetet. Enligt Jörgen Pellbäck handlar det om två saker: gemensamma spelregler och forum för dialog.
– När en arbetsgrupp har tydliga beteendenormer, till exempel ”så här bemöter vi varandra, så här tar vi upp kritik”, minskar risken för att små slitningar växer till konflikter på arbetsplatsen. Det skapar trygghet och en robust samarbetskultur, säger han.
Struktur kan innebära att enheten eller avdelningen har dokumenterat vad som gäller: vilken kommunikation som förväntas, hur man hanterar oenighet, hur beslut fattas och vad som händer när något inte fungerar. Lika viktigt är att det finns forum där samarbete och arbetsmiljö kan diskuteras öppet.
– En tumregel är att de som jobbar tätt ihop behöver ha egna forum, till exempel i teammöten eller reflektionsstunder. Där kan man lyfta goda exempel, avvikelser eller bara ge kollegialt stöd, säger Pellbäck.
