Stefan Söderfjäll, fil. dr i psykologi, författare och föreläsare.
Foto: Getty Images / pressbild
Feedback på ett beteende som inte levt upp till förväntningarna, kan aktivera en känsla av att vara hotad.
– Information om hur någon har presterat kan få en hämmande effekt, människor klarar inte alltid att tillgodogöra sig informationen, utan vi reagerar istället med att försvara oss, ursäkta oss, eller ignorera informationen, säger Stefan Söderfjäll som är fil. dr i psykologi, författare och föreläsare.
Han menar att feed forward delvis kan vara en lösning.
– Det handlar om att minimera prat om det som varit och maximera fokus på det som komma skall.
Att klargöra vad som funkar bra och vad man vill uppnå från nu och framåt minskar risken för försvarsreaktioner. Vi människor har ett behov av att få veta om vi är lyckosamma med det vi företar oss, på en arbetsplats kan det handla om hur vi utför arbetsuppgifter, till exempel om kunden var nöjd? Var rapporten tillräckligt bra?
– Vi människor har ett grundläggande behov av att känna oss respekterade och omtyckta. Vi behöver återkoppling på sådant vi gör för att känna fast mark under fötterna. Men har samtidigt svårt att tillgodogöra oss informationen om den kickar igång ett hot mot vårt ego.
De flesta ogillar att prestera dåligt, det kan väcka ångest, ånger och skam. Vi vill snabbt släppa det och gå vidare, säger Stefan Söderfjäll.
– Feedback är tillbakablickande på någonting man gjort och det som redan ägt rum går inte att ändra på, medan feedforward riktar fokus på framtiden.
Begreppet feed forward har funnits länge men var från början inte kopplat till mellanmänskliga processer utan användes initialt för att beskriva hur olika system kan lösa problem proaktivt, innan de uppstått.
– Jag tror det har sitt ursprung inom fysiken, eller cybernetiken. Sedan har begreppet använts inom exempelvis pedagogisk forskning, av forskare som John Hattie, och av psykologer som Avi Kluger.
Fundera över vad det är som skaver. Hur skulle du vilja att det blir nästa gång? Hur kan du få det att bli så?
Stefan Söderfjäll
En framåtriktad tonalitet minskar risken för våra normala försvarsreaktioner som ofta kommer när man ger feedback på någonting som någon har gjort. Eftersom det inte går att göra ogjort klickar det lätt igång försvarsmekanismer, skam och ego, man söker efter sätt att försvara sig på. Feed forward ligger istället i framtiden – hur ska jag förbättra ett beteende framåt?
Lyft en egen prestation och studera den; Vad gick gick bra och vad gick mindre bra – vad ska du repetera framöver? Vad vill du förändra farmöver?
Titta lite noggrannare på en prestation du är nöjd med; Hur ska du göra nästa gång i enb liknande situation för att det ska få ett liknande utfall?
Ska du ge input på någon annans beteende eller utfall? Se det som ett samtal där ni kan guida varandra istället för att se det som att en talar om för den andra vad som blev bra respektive dåligt.
Börja med en fråga: Vill du ha mina tankar? Får du ett ja tar det per automatik ner de naturliga motstånden och hindren mot feedback.
Andra exempel på frågor att börja med för att få igång ett feed forward-samtal: Är det nåågonting du vill ändra på? Vill du ha tips? Vill du ha hjälp att sätta ord på någonting du inte vet hur du ska formulera?
Verktyg för att uppmuntra och stötta med feed forward som metod: Om du testar att göra så här istället – hur blir det då? Om du gjorde om det, hur skulle du göra då? Där är du någonting på spåren, fortsätt så och se vad det får för resultat.
Sök andras input på dina prestationer. Be om feed forward. Till exempel ”Jag berättar vad jag vill göra bättre, hur tror du jag kan ändra mitt beteende för ett bättre utfall på det området?”
Visa att du är öppen för tankar om förbättring kring beteende. Gå före, ge exempel.
Förvarna till exempel en kollega eller medarbetare: Jag kommer att testa en grej nu – och jag kommer att fråga dig vad du tycker fungerade bra med det arbetssättet, ok?
I dag har feedforward kommit att bli mer vedertaget som en alternativ variant av feedback mellan människor, menar Stefan Söderfjäll.
Han anser att samtal som rör prestation måste ske icke-dömande, prestigelöst och nyfiket. Det ska framgå att det handlar om att stötta. Gärna genom att involvera mottagaren. Som chef kan du fråga om dina medarbetares upplevelse av en händelse eller ett arbetsmoment.
– Fråga om medarbetaren vill ha dina tankar, dina förbättringsförslag.
Och om svaret är nej?
– Får du nej måste köpa det, men man får sällan nej till svar om man ber snällt om att få bidra med förbättring och stöd. Ofta går den andra personen med på det.
Är många chefer rädda för att underminera sin egen auktoritet genom att vara för ”mjuka”?
– Det tror jag, men det är bara trams. Du kan läsa vilken undersökning som helst om positiva effekter med den typen av framåtblickande positiv återkoppling. Det är varje chefs ansvar att ha den typen av dialoger med sina medarbetare.
Finns det en risk med feedforward, att det blir för positivt?
– Om man bara pratar om det som varit bra, ja. Det är kanske ännu viktigare med feedforward när någonting gått mindre bra. Att då prata om hur man vill göra nästa gång.
– Du kanske inte nöjd med en presentation eller ett möte. Fundera över vad det är som skaver. Hur skulle du vilja att det blir nästa gång? Hur kan du få det att bli så?
Ju mer man gör det desto lättare blir det, menar Stefan Söderfjäll. Som chef kan du bidra till att skapa ett positivt feedback-klimat:
– Om chefer aktivt ber om återkoppling följer medarbetare garanterat tids nog efter.
