"Varje möte avslutas med att vi går igenom vår så kallade mötesstjärna – ett enkelt men kraftfullt verktyg", säger Helena Villar.
Titel: Enhetschef, Socialförvaltningen Centrum, Göteborgs stad. Leder två enheter, delar chefsansvar med en kollega. Har 30 medarbetare på Etableringsenheten och sju på Boutredningsenheten.
Bakgrund: Socionom, har arbetat inom socialt arbete och i olika ledande funktioner inom kommunen i 20 år.
CHEFSDAGBOKEN}
Här ber vi en chef föra dagbok över en arbetsvecka. Personen skriver om motgångar och glädjeämnen öppet eller anonymt. Chefen får sedan feedback av en ledarskapskonsult på saker att förändra, reflektera kring eller vara extra nöjd med. Den här gången följer vi enhetschefen Helena Villar.
Måndag
Morgonmöte med chefskollegan
Veckan börjar alltid med ett längre möte med min chefskollega. Vi delar på chefsansvaret, vilket i praktiken betyder att nästan alla beslut behöver förankras gemensamt. Det tar ibland lite längre tid, men det blir också ofta bättre. Vi bollar idéer, kompletterar varandras perspektiv och kan bromsa varandras mest spontana infall – vilket behövs, för vi är båda rätt snabba. Vi går igenom beslut som behöver fattas, planerar framåt, pratar om hur medarbetarna har det och hur arbetet går samt fördelar frågor som dykt upp. Även med tydliga processansvar uppstår det ofta gränsfrågor – där hjälper mötena oss att inte springa på samma bollar eller missa något helt.
Detta måndagsmöte ägnade vi bland annat åt att prata om hur vi löser uppdraget när en medarbetare snart går på föräldraledighet, gå igenom statistik från rådgivningen på Boutredningsenheten och diskutera hur vi ska uppdatera vår kontinuitetsplan. Högt och lågt.
Jag lär mig mycket genom att se hur olika människor hanterar komplexa uppgifter, hur de resonerar och vilka värderingar som syns i deras agerande.
Helena Villar
Tisdag
Chefsrekrytering hela dagen
Idag var jag på CLU – Center för ledarskapsutveckling – där jag medverkar som bedömare i deras assessment center ungefär en gång i månaden. Det är en del i stadens chefsrekryteringsprocess. De som söker en chefstjänst och går vidare i urvalet får genomföra en heldag med tester och övningar, där vi bedömer hur de presterat under dagen och sedan ger återkoppling. Det är ett uppdrag jag verkligen uppskattar.
Även om det ibland är tufft att vara borta en hel dag från verksamheten, särskilt när mycket är i gång samtidigt, så är det också ett avbrott som ger mig energi. Jag lär mig mycket genom att se hur olika människor hanterar komplexa uppgifter, hur de resonerar och vilka värderingar som syns i deras agerande. Det ger mig perspektiv även på mitt eget ledarskap. Det är också värdefullt att möta mina bedömarkollegor – chefer från helt andra delar av stadens förvaltningar och bolag.
Onsdag
”Stanna kvar-jour”
Dagen började med att jag deltog i förvaltningens arbetsmiljögrupp, där chefsrepresentanter från olika avdelningar träffar HR och fackliga för att diskutera arbetsmiljöfrågor. Jag har ett stort intresse för arbetsmiljö och försöker bidra med mina perspektiv, samtidigt som jag tar med mig idéer och insikter tillbaka till vår verksamhet.
I slutet på dagen hade jag det vi kallar för ”stanna kvar-jour”. Det innebär att någon av oss med arbetsledande ansvar är kvar lite längre ifall det finns ärenden som inte hunnit avslutas under dagen. Det händer kanske inte så ofta – men det är ett bra tillfälle att prata med socialsekreterarna som har jour, höra hur dagen varit och vad de behövt hantera.
I vår organisation är det våra 1:e socialsekreterare som har det operativa ledarskapet. Som enhetschef, med ett mer övergripande ansvar, får jag genom de här stunderna en värdefull inblick i hur vardagen faktiskt ser ut. Det är där, i det konkreta, som ledarskapet måste bottna.
Just den här torsdagen blev det också mycket skratt på båda APT:erna – något jag verkligen uppskattar. För mig är det ett tecken på trygghet, tillit och arbetsglädje.
Torsdag
APT-maraton
Först Etableringsenheten på förmiddagen, sedan Boutredningsenheten på eftermiddagen. Fem timmar, två möten. Jag och min kollega delger information, håller ihop strukturen och försöker skapa utrymme för delaktighet. Det är viktigt att olika perspektiv kommer fram och att medarbetarnas röster får ta plats. APT är ett av de viktigaste forumen för just det. Just den här torsdagen blev det också mycket skratt på båda APT:erna – något jag verkligen uppskattar. För mig är det ett tecken på trygghet, tillit och arbetsglädje.
Vi har valt att lägga båda APT:n på samma dag. Det är intensivt, men det gör att all information når alla samtidigt. Dessutom underlättar det praktiska delar som arbetsmiljöronder och planering. När jag gick hem för dagen var jag helt slut – men också ganska nöjd.
Fredag
Feedback om olika budskap
Ytterligare ett ledarforum ska hinnas med innan veckan är slut – vår lokala ledningsgrupp. Den består av våra 1:e socialsekreterare, vår verksamhetsutvecklare och oss enhetschefer. Här pratar vi om vad som händer i verksamheten just nu, vad vi behöver vara samstämmiga i – men också hur vi utvecklar arbetet framåt. Vi delar information, tar upp frågor som rör flera och stämmer av vad som kommit upp på andra möten. På så vis slipper alla vara med överallt.
Vi har tidigare fått feedback om att olika budskap ibland nått medarbetarna från olika håll, och därför har vi jobbat mycket med att vara tydliga, enade och samordnade. Varje möte avslutas med att vi går igenom vår så kallade mötesstjärna – ett enkelt men kraftfullt verktyg. Där säkerställer vi hur vi ska kommunicera ut det vi pratat om, hur det ska följas upp, vem som gör vad – och inte minst: att vi haft både ett medarbetarperspektiv och ett brukarperspektiv med oss hela vägen.
Katinka Kubenka
Ledarskapskonsult med 20 års erfarenhet från både privat och offentlig sektor. Hon driver i dag konsultbolaget Insight Consulting, som är samarbetspartner till Svensk Chefsförening.
Katinka Kubenka svarar Helena Villar. Foto: Birdy
Jag är imponerad av er som lyckas ha ett delat chefs- och ledaransvar, det ligger säkert mycket hårt arbete bakom.
Tack för att du bjuder in till en arbetsvecka som andas tillit, trygghet, kommunikation, arbetsglädje och delat ansvar. Otroligt inspirerande hur du får ordspråket ”leva som man lär” att bli just levande.
Jag är imponerad av er som lyckas ha ett delat chefs- och ledaransvar, det ligger säkert mycket hårt arbete bakom. För mig är det en konst som ofta bygger på tydliga strukturer, en gemensam värdegrund och vilja att tillsammans planera, besluta och driva verksamheten framåt.
Fördelarna med delat ledarskap kan vara många:
- Bredare kompetens och perspektiv i beslutsfattandet
- Minskad sårbarhet vid frånvaro eller hög arbetsbelastning
- Ökad reflektion och kvalitet i ledarskapet
- Stöd och avlastning i komplexa situationer
Jag är glad att du lyfter kompetensutveckling. Många tänker nog utbildning när de pratar om kompetensutveckling, men jag menar att det finns mycket annat som berikar och utvecklar oss. Till exempel att vara en del av en rekryteringsprocess!
Andra sätt att kompetensutvecklas kan t ex vara att lyssna på inspirerande föreläsare, vara del av ett eller flera nätverk där man delar erfarenheter och kunskap, ha en mentor eller handledare, eller att ta del av en chefs arbetsvardag i Chefsdagboken! (Och säkerligen många, många fler sätt om vi bara tänker till!)
Jag önskar dig lycka till i ditt fina ledarskap, och att ni tillsammans fortsätter att arbeta efter ledorden tydliga, enade och samordnade.
