"Den tekniska utvecklingen går fort, och vi har ännu inte lärt oss att hantera det ur ett arbetsmiljöperspektiv.", säger Gisela Bäcklander, en av forskarna bakom en ny rapport om kognitiv arbetsmiljö.
Även om många arbetsplatser i dag erbjuder tysta rum och ergonomiska stolar är de osynliga stressfaktorerna från digitaliseringen en lika stor utmaning. Tekniska system, AI-verktyg och digitala processer införs i en rasande takt, och kraven på individens kognitiva förmågor har ökat markant. Behovet av att förstå hur arbetsmiljön påverkar hjärnan växer.
– Kognitiv arbetsmiljö handlar om hur arbetsplatsens faktorer påverkar hjärnan – från koncentration och minne till beslutsförmåga, säger Gisela Bäcklander.
Hon är en av forskarna bakom rapporten ”Faktorer och interventioner för god kognitiv arbetsmiljö” från Myndigheten för arbetsmiljökunskap. Den belyser bland annat den dolda risken med informationsöverflöd och slarvigt implementerad teknik – och förklarar hur vår hjärna överbelastas i den moderna arbetsmiljön.
– Den tekniska utvecklingen går fort, och vi har ännu inte lärt oss att hantera det ur ett arbetsmiljöperspektiv. Förr köpte man in en ny maskin till fabriken och då var det självklart att utbilda, riskbedöma och integrera den i ett arbetssystem. Nu inför vi digitala system och kör på, säger hon.
Vad händer om vi har 16 olika system och ständigt ska vara reaktiva med mejlen? Hur förstärker vi medarbetarnas kognitiva förmågor, i stället för att belasta dem?
Gisela Bäcklander
Rapporten pekar på flera åtgärder som ger effekt:
- Prioritera och tydliggör arbetsuppgifter – minska kontextbyten
- Ge möjlighet till exponering i dagsljus under arbetsdagen
- Ha strukturer för ny teknik och hur den ska implementeras – och lyssna på responsen från medarbetarna
- Skapa informationshygien, till exempel genom att begränsa notifikationer och schemalägga e-posthantering
- Planera återhämtning och pauser under arbetsdagen – korta pauser bevarar kognitiv förmåga
- Säkerställ tillgång till tysta zoner och och möjlighet för individen att påverka arbetsmiljön (till exempel ljud och ljus)
Källa: Faktorer och interventioner för god kognitiv arbetsmiljö, en kunskapssammanställning från Myndigheten för arbetsmiljökunskap
Teknikens dubbla effekter
Rapportens slutsatser bygger på en analys av hundratals studier och visar att ny teknik riskerar att skapa mer skada än nytta om den inte implementeras korrekt. Effekten beror både på systemet i sig och hur det införs.
System stjäl fokus: Forskning har visat exempel på elektroniska journalsystem inom vården stör arbetsflöden, skapar fler klick, försvårar kliniskt resonemang och till och med kan leda till fel – om de är dåligt designade eller implementerade,. Teknik som skulle underlätta blir här snarare en källa till distraktion och ineffektivitet.
Teknik skapar extra arbete: Ny teknik kan avlasta – men också lägga till ny kognitiv belastning om den är svår att navigera eller består av för många olika system. Då blir den mentala växlingskostnaden hög och risken för fel större.
Implementeringen avgör: ”Det var tydligt i många av studierna att implementeringen av ny teknik spelade stor roll. Jämför med industrins maskiner igen: Man skulle aldrig släppa in nya människor för att jobba med industriella maskiner utan utbildning – det skulle vara livsfarligt. Även för digitala system måste vi ha utbildning, ’skyddsutrustning’ och kunskap – även om riskerna inte är lika akuta, utan långsiktiga”, säger Gisela Bäcklander.
Hjärnans arbetsvillkor – nästa stora arbetsmiljöfråga
Tidigare har den kognitiva arbetsmiljön framför allt studerats i militär, flyg och kärnkraft, men nu ökar även andra branschers intresse för kognitiv ergonomi – hur system och verktyg utformas så att hjärnan orka.
– Vi måste börja fråga oss: Vad blir den kognitiva effekten av det vi gör som organisation? Vad händer med hjärnan om vi har 16 olika system och ständigt ska vara reaktiva med mejlen? Hur förstärker vi medarbetarnas kognitiva förmågor, i stället för att belasta dem?
