Så lyckas du med implementeringen

– Beteendeförändringar är supersvåra och det är ännu svårare när det gäller ett team, säger Ulrica von Thiele Schwarz är psykolog och professor i psykologi vid Mälardalens universitet och författare till ”Implementeringsboken” som hon skrivit tillsammans med Henna Hasson, professor i implementering vid Karolinska institutet.

Alla vet hur svårt det är att få nyårslöftet att bli verklighet. Tänkt dig nu att nyårslöftet är ett nytt IT-system som ska införas i en organisation. Beslutet är fattat. Men uppgiften att omsätta beslut till en faktisk lösning, få alla på företaget att göra på ett helt nytt sätt, är ingen lätt uppgift. 

– Implementering i en organisation kan vara oerhört komplicerat. Beslut fattas till exempel på en instans, sedan kanske beslutet ska genomföras någon helt annanstans och det är inte säkert att de resurser som behövs för att implementeringen ska fungera finns. Implementering innebär alltid en risk för misslyckande.

Många fallgropar

– En misslyckad implementering kan göra att det som skulle behöva komma folk tillgagn inte gör det, konsekvenserna blir att man slösar med både resurser och medarbetares lust och engagemang.

Processen är väldigt lik oavsett om man vill införa en ny behandlingsmetod, en ny teknik eller ett administrativt system, och fallgroparna är också mer eller mindre desamma säger Ulrica von Thiele Schwarz.

En vanlig miss är att man inte funderat över om det man bestämt sig för att implementera verkligen löser det mest prioriterade problemet.

– En annan är att man bara kör på utan att tillräckligt noga precisera vad som faktiskt ska göras – det blir för brett och för vagt. 

Ytterligare en vanlig fallgrop att man missar att sätta sig in i vad som hindrar omställningen till det nya.

– Det kan finnas många hinder på vägen. Är hindret att folk inte gör på ett visst sätt eller följer en rutin för att de inte kan? För att de inte vill? Eller för att det finns motstridiga intressen? Beroende på vad som är anledningen behöver du gå in i implementeringen på olika sätt. 

Men många fastnar innan processen ens börjat, menar Ulrica von Thiele Schwarz.

Implementering en process – inte en händelse

– Man missar att det rör sig om en process och ser det  som en episodisk händelse. Implementeringen blir helt enkelt inte av, eller haltar väldigt mycket. Då kan konsekvenserna bli att ledningen till exempel anser att man implementerat Lean i företaget men medarbetarna vet knappt vad det är.

Boken ska hjälpa till att räta ut frågetecken: Hur vet man om det nya verkligen gör nytta? Hur blir man av med det gamla – det som inte längre behövs? Hur kan det nya integreras i det som redan pågår? Hur får man med sig de som inte vill ta sig an ännu en förändring?

– I boken får du veta vad du stegvis kan göra för att lyckas. Den är skriven för att hållas i handen, som en handbok. Det finns förstås inte några enkla svar på de här frågorna men de kan vägleda genom processen.

Innehållet bygger på den senaste och mest relevanta kunskapen inom implementeringsvetenskapen, och författarnas egna erfarenheter.

Har du några raka konkreta tips till de chefer som står inför en implementering?

– Stanna upp och reflektera: är det ni tänkt implementera verkligen den bästa lösningen på det viktigaste problemet? Finns andra lösningar som är mer rimliga? Andra bättre tidpunkter?

– Ibland kan det smartaste beslutet faktiskt vara att bestämma sig för att strunta i att genomföra en förestående implementering. Men om beslutet är att den ska genomföras – ta reda på och var medveten om vilka hinder och svårigheter som finns med att genomföra den. Var förberedd helt enkelt!

Så får du medarbetarna att gilla det nya aktivitetsbaserade kontoret