Göteborg stads Förvaltning för funktionsstöd är stor. Här finns omkring 6 000 medarbetare och 240 chefer på fyra nivåer.

En majoritet av cheferna leder flera enheter, som ligger geografiskt spridda i staden.

Förvaltningen i sig kan ses som ett enormt nätverk av människor där information varje dag borde flyta fram och tillbaka på ett tillfredsställande sätt. Medarbetarna ska veta vad ledningen vill, och återkoppling från medarbetarna ska nå ledningen.

– När jag började som förvaltningsdirektör såg jag att här fanns risk för stora glapp i flödet av information, och det bekymrade mig. Jag fick också signaler från politiken att de hade funderingar kring chefernas närvaro på sina enheter. Hur fungerade ledarskapet? Kan man vara chef för flera enheter samtidigt? Hur många medarbetare kan man ha? säger Camilla Blomqvist som började som direktör på förvaltningen för funktionsstöd i samband med starten av förvaltningen 2021.

Det är förmodligen Camillas forskarbakgrund som gör att hon, en forskarkollega från Göteborgs universitet och en kommunikatörskollega tre år senare har en färdig studie i handen.

Man har gjort en stor enkätundersökning bland förvaltningens chefer (88 procent svarade) och intervjuat en mindre fokusgrupp.

Dessutom har Camilla haft så kallade lära-känna-samtal med 230 chefer!

Allt för att förstå, och få verktyg att hantera de där glappen.

Slutsatserna man kommit fram till är:

Var så mycket på din enhet att du förstår hur enheten fungerar och kan ta ansvar för det.

– Vi såg ganska snabbt att det inte var antalet medarbetare som cheferna kämpade med, snarare antalet enheter de var chef för. Den här staden är stor så det tar tid att röra sig mellan enheterna.

Att slippa restid genom att ha digitala möten och chat-trådar kan vara smart. Men det räcker inte.

– Som chef måste man ha en bild av hur verksamheten fungerar, det får man inte i en chat, säger Camilla Blomqvist som poängterar att närvarande chefer är viktigt. Hon använder gärna begreppet ”dela värld”, chefer på alla nivåer och medarbetare behöver få en delad bild av verkligheten om det ska bli bra på riktigt.

Identifiera när du behöver vara på dina enheter.

– Att på uppmaning ”komma förbi på en fika” ger ingen bild av verksamheten. APT är bra, men ger egentligen ingen bild av hur det funkar i vardagen. Cheferna behöver värdera vilka situationer som ger en bild av hur verksamheten fungerar. Det kan exempelvis vara verksamhetsplanering eller avvikelsehantering.

Vad har medarbetarna för förväntan på fysisk närvaro? Fråga dem!

Kombinera strukturerade tillfällen för dialog (som APT och verksamhetsmöten) med besök i verkligheten.

Kommunicera med dina medarbetare om strategiskt viktiga frågor och var noga med att föra vidare medarbetares frågor och funderingar uppåt i organisationen.

– Och missa inte att ge återkoppling på inkomna synpunkter!

Att den interna kommunikationen i en organisation fungerar som den ska är mycket viktigt, enligt Camilla Blomqvist.

– Första linjens chefer ska skapa mening i det som händer, de måste kunna förklara hur vardagen på avdelningen hänger samman med politiska beslut, ekonomi och kommande val till exempel. De måste hjälpa medarbetarna att förstå.

Lika viktigt är det att man får kommunikationen att flöda uppåt. Har man som första linjens-chef frågor, måste man ställa dem. Får man återkoppling från medarbetare är det viktigt att man skickar den vidare uppåt.

– Vår enkät visade att var fjärde chef inte får återkoppling på saker de kommunicerar. Det är inte bra. Även om organisationen är stor ska man inte behöva känna att ens tankar och idéer försvinner i mängden, säger Camilla Blomqvist.

Slutsatserna man kommit fram till ska nu ska stötta första linjens chefer i frågor kring närvaro och kommunikativt ledarskap. De erbjuds också stöd från kommunikationsenheten.

– Vad är viktigt att föra vidare? Vi har nu ett nyhetsbrev på intranätet där cheferna får stöd i att göra det urvalet. De kan också få hjälp av oss på kommunikation i hur man skapar mening och översätter beslut som fattas på övergripande nivå i organisationen. Dessutom erbjuder mediaträning, kommunikationsplanering, träning i storytelling och klarspråk, säger Marie Wikström som är kommunikatör på förvaltningen och som varit med i studien.

– Cheferna har en nyckelroll i vår kommunikation, de är länken uppåt och nedåt, säger Camilla Blomqvist som poängterar att ledarskap och kommunikation inte går att särskilja. Det är i kommunikationen som ledarskapet syns.

Allt chefer säger eller inte säger, gör eller inte gör blir kommunikation.

– Förmågan att kommunicerar är chefernas främsta verktyg. Hur de pratar med medarbetarna är så viktigt. Det är därför vi vill jobba med den här frågan nu, säger Camilla Blomqvist.