Berit Friman
vd Dale Carnegie
Jag tänker ofta att det är för enkelt att bjuda in till digitala möten. Det är så lätt att lägga till namn som kanske inte måste vara där, för säkerhets skull…
Mitt råd är att inte tacka ja till allt. Fråga dig själv om du verkligen behöver vara med, är detta relevant för mig? Annars sitter man snart där och undrar – vad gör jag här egentligen?
Det vanligaste misstaget är att det strategiska syftet med mötet inte framgår. Kallar någon ett möte för ett ”avstämningsmöte” eller ”förutsättningslöst möte” blir jag misstänksam. Vi behöver tydligare säga varför mötet är viktigt, varför inte inspirera med det strategiska syftet?
Jag sitter i många möten, inte minst kundmöten. Idag är cirka 80 procent av dem digitala.
Vi har kunder som aldrig kommer att gå tillbaka till fysiska möten över huvud taget. Inte minst på grund av inkluderingsperspektivet. Alla kan ju vara med på digitala möten, ingen behöver resa eller så.
One-to-one-möten med mina medarbetare bestämmer medarbetarna själva när de behöver. (Som ny behöver du det oftare än som rutinerad.) Agendan för mötet sätter de själva för att få prata om det som är viktigt för dem.
Jag gör allt för att vara effektiv och klok i min planering. Jag har ofta effektiva 20-30 minuters möten, ibland behövs det ju inte mer än så.
Vilka möten jag hoppar över? Stora informationsmöten om lanseringar och uppdateringar som spelas in, då kan jag lyssna senare när jag har tid. Det är viktig information men jag behöver inte veta just då.
Vi undviker hybridmöten. Tidigare satt vi i Stockholm i ett rum med kamera, medan övriga medarbetare satt vid de egna skärmarna. De som inte var på plats uppfattade att det hände saker i rummet som de inte hörde eller fick del av. Nu sitter alla vid varsin skärm. Det fungerar mycket bättre.
Helena Hed
vd och koncernchef PE Teknik och Arkitektur
Mitt råd för att skapa bra möten är att alltid definiera vad för slags möte det är vi ska ha, då kommer deltagarna med rätt intentioner. Är det ett informationsmöte så funkar det bra digitalt. Är det ett diskussionsmöte så funkar det digitalt men för att skapa delaktighet och interaktion är det enklare att samlas, exempelvis framför en vit tavla. Är det ett beslutsmöte så kan det genomföras digitalt om förarbetet redan är gjort, annars är det ofta bra att träffas för att ta viktiga beslut tillsammans.
Hos oss på PE pratar vi mycket om att respektera och värna om varandras tid, vi ska inte ha möten för mötens skull. De som är inbjudna förväntas bidra och jag försöker vara tydlig med vad jag förväntar mig att deltagarna ska ha gjort före mötet, och vad de förväntas göra efter. Och möten behöver ju inte vara långa, jag bokar ofta 15-minutersmöten!
Ett möte som jag tycker är bra är vår ledningsgrupps fredagsmöte Lärdomar & Framgångar, då firar vi bra saker vi gjort och vi delar dikeskörningar, affärer vi inte fått, saker som inte gått så bra. Det krävs att jag som chef går före och vågar vara sårbar, att jag delar både mina framgångar och motgångar. Efter ett tag skapas en grupp präglad av tillit och förtroende där alla vågar och väljer att dela med sig och ingen behöver ha ont i magen för något som hänt. En chef sa en gång till mig: ”Du kommer att fatta så många beslut som chef, är 50 procent av dem bra så har du lyckats väl. Det är en del av livet, att välja och välja om.” Och så är det ju, man gör fel och förutsättningar förändras – man måste kunna ändra sig och våga fatta nya beslut.
Vad som kännetecknar ett bra möte? Energi och gensvar! Som chef försöker jag skapa förutsättningar för det. Det är klart att om jag kommer stressig med andan i halsen en minut innan mötet börjar, då blir det inte bra. Det blir bättre om jag kommer utvilad, med energi. Jag brukar växla mötesplats mellan olika lokaler, ibland walk & talks, ibland hemma hos någon. Det ger bra energi.
Jag laddar alltid upp med mackor och yoghurt, inte godis. Och om jag vet att mötesdeltagare har långt att åka startar jag självklart inte mötet vid klockan 8, då kallar jag till 10 i stället.
Dessutom, för att på riktigt äga min egen kalender har jag bokat möten med mig själv varje dag, de ligger hela tiden i min kalender. Under dem svarar jag på mejl, ringer samtal och reflekterar.
Annicka DicksonHartman
vd Arbetsplatsenifokus.se
Vi måste sluta med möten för mötens skull. Möten är ett strategiskt verktyg, det kan bli bra och det kan bli dåligt.
Jag har sett stora organisationer flytta in i nya kontor där man i samband med flytt gått igenom all teknik och hela organisationen. Men man tog med sig missnöjet med själva möteskulturen och mötesstrategin. Man tar med den gamla möteskulturen med dåliga möten in i allt det nya. Man missade helt enkelt att det var en viktig strategisk fråga. Varför bygga en mötesdisposition utifrån den befintliga mötesstrukturen?
Mitt råd – om du jobbar i en stor organisation – är att tillsammans med andra chefer i organisationen skapa en gemensam mötesstrategi. Att först vara eniga om vad ni ska åstadkomma och utifrån det skapar era möten. Vad är det vi ska åstadkomma tillsammans? Vad för slags möte krävs för att lyckas med det? Vilka ska vara med? Hur får vi våra möten dynamiska? Vilka möten ska vara kvar, vilka ska bort.
Jobbar du i en mindre organisation tycker jag att du ska samla dina medarbetare och tillsammans med dem prata på samma sätt om era möten. Vad vill ni åstadkomma tillsammans, när ska ni ses och när går det bra med digitala möten?
Ett bra möte kännetecknas av att alla deltagare vet syftet med mötet, att det finns en tydlig agenda och att alla förstår vad just de ska bidra med på mötet. Under ett bra möte känns det som om du jobbar, du sitter inte och väntar på att det ska ta slut så att du kan gå tillbaka till jobbet igen. Och du går inte ut ur ett bra möte och tänker: Vad f-n gjorde jag här?
När man kommer ut från ett bra möte vet man också vad nästa steg är, när man ses nästa gång och vad man ska göra då. Dessutom skall det ge energi
Ett bra tips är att utvärdera era möten med jämna mellanrum. Och glöm inte att dina medarbetare måste få förutsättningar att förbereda sig inför möten. Kommer de dåligt förberedda är det förlorad tid när de väl är där.
