Josefin Malmer
grundare och rekryteringskonsult på HOME of recruitment
Det finns flera anledningar till att personliga brev inte är en bra idé om du vill rekrytera kompetensbaserat. För det första, vi fattar alla beslut utifrån stereotyper och fördomar, det ligger i vår natur. Vi hittar på och fyller i med egna tankar kring personligheter utifrån våra egna föreställningar och ibland fördomar. En småbarnsmamma? Hon kommer inte att orka! Bor han i Nacka? För långt att pendla!
För det andra är de personliga breven ostrukturerade, de kan handla om katter, uppväxter och allt möjligt. Att försöka hitta någon struktur i detta tar mycket tid. Dessutom kommer alla att innehålla samma adjektiv som de du använt i annonsen. Har du skrivit att du söker någon som är stresstålig – kommer alla skriva att de är…stresståliga. För det tredje, det bidrar inte till en positiv upplevelse att som kandidat behöva gissa vad rekryteraren vill läsa, och sedan hålla tummarna för att formuleringarna gick hem. Det finns garanterat intressanta kandidater som kommer att välja bort att söka jobbet på grund av kravet om personligt brev.
Testa i stället att arbeta med urvalsfrågor. Kanske har du systemstöd för att inleda processen med att be kandidaterna svara på ett antal frågor? Det blir mer strukturerat, och mer relevant. Har du inte systemstöd för urvalsfrågor kan du redan i annonsen beskriva att ni inte vill ha ett personligt brev, men att ni är nyfikna på svaren på följande frågor… Frågor som de här kan fungera: Varför är du intresserad av jobbet och vår verksamhet? Hur mycket har du jobbat med till exempel service tidigare? Ge exempel på en situation där du löste problemet X, vad gjorde du och varför blev det bra?
Har man möjlighet att använda personlighetstester tidigt i processen är det bästa verktyget att jobba med. Kandidater som aldrig någonsin tidigare blivit kallade till en intervju hittas med personlighetstester, inte sällan får de jobbet i slutänden. I ”vanliga” rekryteringar – där magkänsla styrt rekryterarna – har de inte haft en chans. Jag ser sådana solskenshistorier hela tiden!
Anna Ek
HR-konsult på Malmö stad
Vi har på Malmö stad länge pratat om kompetensbaserad rekrytering. Att slopa det personliga brevet har varit en del i det arbetet. Resan pågår fortfarande och det finns inget generellt beslut om att slopa brevet helt än, men vi har flera pilotprojekt där förvaltningar har slutat med personliga brev när de rekryterar.
I grundskoleförvaltningen har man till exempel tagit beslut om att ta bort brevet från alla chefsprocesser. Jag ska ärligt erkänna att många chefer var negativa till projektet till en början. De gillade sina personliga brev! Men hur ska vi kunna se skillnad på kandidaterna om vi inte har personliga brev? Hur ska vi kunna se vad som är speciellt med en kandidat och vilka personliga egenskaper de har?
Men nu, när piloten varit i gång ett tag är det ingen som vill gå tillbaka och börja efterfråga personliga brev igen. Förändringar kan ju vara läskiga men när man väl börjat jobba så här upplever jag att de flesta ser fördelarna. I stället för personliga brev har vi i pilotprojekten bland annat jobbat med urvalsfrågor. Vi har hjälpt cheferna med kravprofiler och att därefter koppla urvalsfrågorna till profilerna. En viktig grej är att innan man skickar i väg några urvalsfrågor bestämma sig för vilket eller vilka svar som är de ”rätta”. Annars ersätter vi ju bara en magkänsla med en annan. ”Det här var trevliga svar…”
I den bästa av världar skulle vi köra screeningtester på alla kandidater, tidigt i processen. Vill man jobba kompetensbaserat på riktigt är ju tester det bästa alternativet enligt mig, men våra förvaltningar har fortfarande lite olika förutsättningar för det. Ska man välja – eller välja bort – kandidater ska man ju göra det av rätt anledning som är baserad på fakta och inte magkänsla.
Hanna Örtegren
HR-specialist Katrineholms kommun
Vi människor är i grunden subjektiva och vi fattar snabba beslut utifrån stereotyper, förutfattade meningar och fördomar. Vi är snabba att tolka fylla i det som saknas i den bristfälliga informationen som ett personligt brev består av – vilket leder till att vi kan dra helt fel slutsatser i ett rekryteringsbeslut.
Jag tycker att det är viktigt att definiera vad personligt innebär i de här sammanhangen. För mig innebär personligt i en rekrytering att jag vill undersöka vilken potential och vilka personliga kompetenser och egenskaper individen har – utifrån min uppsatta kravprofil. Men i de personliga breven som skickas till arbetsgivarna skriver vissa om sin motivation för jobbet, andra om intressen och familj och den tredje upprepar bara sitt CV i löpande text. Den här informationen säger ingenting om hur personen faktiskt kommer att prestera och agera i arbete vilket då för mig blir att brevet inte är personligt.
Vill man kvalitetssäkra rekryteringen bör man använda objektiva metoder som kan mäta och förutse personlighet och en sannolik framtida arbetsprestation. Information om en kandidats personlighet och värderingar kan vi få på ett mycket mer objektivt och träffsäkert sätt genom att använda oss av evidensbaserade personlighetstester. Jag vill ju också veta vad personen faktiskt har praktiserat och kan, hur dennes förmåga att omsätta sina erfarenheter, personlighet och kompetens till värde för rollen och arbetet – vilket är något som jag undersöker vidare i intervjuer med slutkandidaterna. Personligheten är otroligt betydelsefull för hur en människa fungerar, trivs och presterar på arbetet – men vi måste undersöka och ta reda på den faktiska personligheten och inte den som är beskriven i ett personligt brev som ofta är kopierad rakt av från en mall om hur man ”borde skriva personliga brev”.
