"I slutänden är det goda möjligheter att fokusera på jobbet som kommer att få folk att komma till kontoret oftare."
Foto: Getty Images
Hybrid är det nya normala och många organisationer vill på olika sätt skapa en attraktiv miljö så att medarbetare ska vilja komma tillbaka till kontoret. Anledningen; det är enklare att skapa och bygga företagskultur om alla är på plats, och det underlättar för spontana och informella möten och idéutbyten, menar Aram Seddigh, doktor i psykologi och arbetsplatsstrateg på WeOffice.
– Hittills har det sociala sammanhanget lyfts fram som en anledning att gå till kontoret, men att bara använda det sociala som argument kan få motsatt effekt.
För att göra kontoret attraktivt bör arbetsgivaren istället se till så att arbetsplatsen ger goda möjligheter att genomföra arbetsuppgifter, både individuella och sådana som kräver samarbete, menar Aram Seddigh.
– Man ska inte behöva tänka efter om man kommer få något gjort på jobbet eller om det är effektivare att stanna hemma, då är någonting fel.
En undersökning som WeOffice har gjort visar att det måste finnas bra möjligheter att utföra fokuskrävande arbetsuppgifter för att medarbetarna ska vilja återvända till kontoren. Även om kontoret ger goda möjligheter till social interaktion och möten riskerar tiden mellan möten att gå förlorad om medarbetarna inte känner att de kan utnyttja den till arbete som kräver koncentration och fokus. Det kan göra att man undviker att åka in till kontoret och tar fler möten digitalt istället.
– Vi ser att arbetsplatser som gör det möjligt att utföra också fokuskrävande arbete ger större motivation och lust att gå dit.
Exempel på vad arbetsgivaren kan förändra?
– Det sociala skapar gemenskap och underlättar kunskapsöverföring och samarbeten. Men jag tror inte det räcker att bara ”locka” med fysiska möten eller sociala sammankomster. Då kommer medarbetarna att komma in då och då för att få sitt sociala behov tillfredsställt men sedan går de hem eller någon annanstans för att arbete som kräver fokus gjort.
Man ska inte behöva tänka efter om man kommer få något gjort på jobbet eller om det är effektivare att stanna hemma, då är någonting fel.
Aram Seddigh
Aram Seddigh menar att det är viktigt att arbetsplatsen uppfyller alla olika behov som arbetet ställer på medarbetaren.
– Man kanske vill kunna gå undan och ringa samtal? Det kan finnas behov av rum att ha spontana möten i, teknisk utrustning bör finnas lättillgänglig och fungera. Många kontor är feldisponerade och ytor används ofta ganska slentrianmässigt.
Cecilia Berlin är docent på avdelningen för Design & Human Factors vid Chalmers och forskar om socialt hållbara arbetsplatsutformningar. Hon håller med om att arbetsplatser som inte ger möjligheter att arbeta fokuserat kan göra att man väljer hemmet eller en annan plats istället.
– Det blir så att varje individ gör nån slags överslagsräkning innan man bestämmer sig – är det värt att åka in till kontoret? Man kanske är orolig för att man inte kommer kunna fokusera ordentligt, eller för att hamna på en utsatt plats i kontorslandskapet, där det är mycket spring.
Cecilia Berlin tror också att det kan handla om hänsyn, att man inte själv vill störa.
– Människor vill ju i allmänhet hålla sig väl med andra. Många vill inte störa andra med till exempel prat eller telefonsamtal.
När det gäller det sociala på en arbetsplats är det på många sätt en oskiljaktig del av arbetet och ett kitt mellan kollegor, anser hon.
– Man behöver kunna fokusera på sitt, men kanske också knacka en kollega på axeln och fråga ”får jag låna din hjärna i några sekunder?” för att lösa oklarheter.
Arbetsplatsen ska underlätta just det där; att kunna växla mellan det individuella och det jobb som kräver kommunikation på ett sätt som inte känns tillkrånglat eller jobbigt, menar Cecilia Berlin.
– Det är definitivt en utmaning för arbetsgivare att stötta de olika delarna men det är därför det är så viktigt att arbetsmiljön utformas i dialog med medarbetarna, så man vet vad de behöver göra.
Det är en ledarskapsfråga att satsa på en arbetsmiljö som stöttar en balans av fokus, ostört arbete, snabb kontakt, och sociala relationer, anser hon.
– Designprocesser utan dialog med användare är verkligen som att sikta i mörker.
Det sociala räcker inte som argument för att få medarbetarna att komma in till kontoret. Till exempel är ett fysiskt möte en gång i veckan eller gemensam frukost jättetrevligt men det räcker inte om tiden efter mötet eller mellan möten inte går att använda till det man har behov av.
Se över helheten. Är kontoret stort nog? Får alla som behöver plats? Utnyttjas alla utrymmen som finns på kontoret? Hur används ytor och utrymmen? Medarbetarnas beteende triggas av hur hela arbetsmiljön. Se till att medarbetarnas olika behov kan tillfredsställas. Stöttar kontoret medarbetarnas olika behov eller bara delvis?
För att få till bra samarbeten behöver det finnas möjlighet att arbeta i avskildhet. Set till att det finns bra ytor för enskilt arbete och att ytorna är lättillgängliga. Prioritera tystnad och möjligheten att gå undan och få arbetsro.
Se över teknik och digital utrustning. Använd 30-sekundersregeln – se till att det är enkelt att koppla upp och ner sig från digital utrustning och teknik för den som flyttar runt mellan olika arbetsstationer eller växlar mellan möten och enskilt arbete.
Se till så att olika ytor som medarbetare behöver använda ofta finns nära varandra. De ytor man använder mest behöver finnas där medarbetare vanligtvis ÄR. Om viktiga ytor ligger otillgängliga eller längre bort blir det inte naturligt att använda sig av dom. Man ska inte behöva packa, gå långt eller gå i trappor för att gå undan eller gå på mindre möten. Det är inte intuitivt och risken är att ingen använder utrymmet. Det vardagliga måste kunna ske snabbt och enkelt.
I alla större förändringsarbeten är det viktigt att skapa delaktighet – delaktighet skapar förutsägbarhet och ger de som driver projektet viktiga ledtrådar kring utmaningar som behöver lösas. Skapa goda kommunikationskanaler och involvera medarbetarna i det som de kan påverka.
God ordning tilltalar! Det ska vara tydligt och förutsägbart var du hittar det du behöver för att underlätta arbetet.
Man kan låna väldigt mkt från user experience: Är det trevligt? Är det en behaglig temperatur? Är arbetsplatsen en uppgradering jämfört med att jobba hemma?
