Chefstidningen har talat med två chefer om resan mot kortare arbetsvecka - hur går det?
Foto: Getty Images / montage Teresa Kristoffersson
Maria Hazard
Plötsligt diskuterar vi inte bara hur vi ska arbeta – utan var och när. Och hur mycket?
Fenomenet 4-dagarsvecka sprids över världen och den första svenska forskningsstudien inleds i höst. Att det både finns möjligheter och risker med införandet av en 4-dagarsvecka har Chefstidningen skrivit om tidigare.
Chefstidningen har talat med två chefer i vitt skilda branscher, Maria Hazard, vd på PR-byrån Obeya och Johnas Aronsson, vårdenhetschef på centraloperation på Vrinnevisjukhuset i Norrköping. De har båda inlett en resa mot kortare arbetsveckor.
Maria Hazard är vd på PR-byrån Obeya där medarbetarna sedan några år tillbaka arbetar 37,5 timmar i veckan.
Byrån har ett 15-tal medarbetare, två av dem i Köpenhamn.
Obeya är en konsultbyrå som säljer timmar, och man kan ju undra hur ekonomiskt smart det är att då minska antalet timmar att sälja?
2019 när Maria Hazard och hennes medgrundare bestämde sig för att minska arbetstiden per vecka undrade de detsamma.
– Men vi ville verkligen veta vad som skulle hända med oss som byrå om vi gav medarbetarna mer tid till reflektion. Så vi bestämde oss för att testa i två månader och sänkte arbetstiden till 37,5 timmar i veckan med bibehållen lön, säger Maria.
Förutom ekonomin var Maria lite orolig för att stressen skulle öka när de nu tog bort arbetstimmar trots att arbetsuppgifterna var lika många som förut.
– Men det visade sig att fördelarna övervägde med råge. Vi fick ett annat lugn i organisationen och stressen minskade samtidigt som vi hann med det vi skulle.
Ekonomin då? De förlorade timmarna?
– Jag har funderat mycket på det där och jag tror så här; vi säljer strategi och kreativitet vilket kräver reflektion. Sitter man med näsan nere i datorn hela tiden, ja då blir man inte så vass. Den minskade arbetstiden gav oss tid till reflektion, vilket var bra!
– Så vi sålde färre – men bättre – timmar! Bättre leveranser ledde till nya affärer. Vår ambition var att växa och det har vi gjort – så ja, det fungerade som vi ville.
Vi bestämde oss för att testa i två månader och sänkte arbetstiden.
Maria Hazard
Johnas Aronsson
På Obeya väljer medarbetarna själva när de ska vara lediga, i samråd med sina respektive team. Allt för att de enskilda projekten ska rulla som planerat. Det fungerar bra enligt Maria. Hon tror också att den kortare veckan gör Obeya intressant i rekryteringssammanhang.
– Många frågar om arbetstid under rekryteringar. Har man små barn är det ju mycket värt att kunna pussla bättre.
Obeya har ett kollektivavtal med DIK som inte säger något om arbetstider. Därför har inte heller arbetstidsförkortningen krävt några omförhandlingar av avtal.
Marias råd till den som vill testa är:
1. Testa under en kortare period. Då behöver inte beslutet kännas så stort. Utvärdera sedan ordentligt.
2. Fråga era kunder – har ni märkt av vår arbetstidsförkortning, hur då?
3. Ha en öppen dialog på arbetsplatsen om fördelar och nackdelar. Prova er fram.
Johnas Aronsson är vårdenhetschef på en operationsavdelning på Vrinnevisjukhuset i Norrköping. På hans operationsavdelning hade man konstant brist på specialistsjuksköterskor inom operationssjukvård till dess att man minskade arbetstiden. Hos kollegorna i Linköping klarade man sig tack vare inhyrd personal.
Nu går de båda avdelningarna mot slutet av ett två-årigt projekt där personalen fått en arbetstidsförkortning motsvarande ungefär en heldag varannan vecka.
– En verksamhet som pågår 24 timmar om dygnet, sju dagar i veckan har utmanande schemaläggning i vanliga fall. Vi insåg snabbt att det inte skulle vara så enkelt som att bara ta bort en dag i veckan rakt av från alla anställda, säger Johnas.
Sänkt arbetstid och stenhårt fokus på arbetsmiljö har visat sig vara ett riktigt framgångsrecept.
Johan Aronsson
Lösningen blev en veckoplanering där alla anställda får inplanerade dagar för återhämtning motsvarande en heldag varannan vecka.
På ett år innebär det att arbetsgivaren ger medarbetarna 195 timmar till återhämtning.
– Det motsvarar ungefär vad en del privata företag ger sina anställda i bonus, det vill säga lite drygt en månadslön.
På pappret har alla samma arbetstid – och samma lön – som tidigare. Men när arbetsgivaren nu lägger scheman får alla regelbundna dagar för återhämtning inlagda i sitt schema. Ungefär en dag varannan vecka.
– I schemat heter det återhämtning. Exakt hur man återhämtar sig är upp till var och en. Vi tog tidigt hjälp av arbetsrättsexperter för att säkra att detta ska ses som arbetstid. Det är viktigt för saker som pension, försäkringar, ledigheter, rätten till förskola och annat.
– Vi ser redan att återhämtningsdagarna tar udden av stressen i vardagen. Det är lättare att hantera en stressig måndag om man vet att man är ledig på tisdagen. Vi upplever att medarbetarna mår bättre och vi ser ju att personalen stannar kvar. Det är också den bästa rekryteringsväg vi har – medarbetare som trivs lockar fler medarbetare!
– Dessutom har vi för första gången på länge flera sökande till våra utbildningstjänster och till tjänsterna som operationssjuksköterska. Det är den grupp som tidigare varit absolut svårast att rekrytera. Så sänkt arbetstid och stenhårt fokus på arbetsmiljö har visat sig vara ett riktigt framgångsrecept.
Vet ni vad personalen gör på sina återhämtningsdagar?
– Vi har under projektets gång gjort återkommande enkätundersökningar, så ja, vi vet att man framför allt ägnar sig åt fysisk aktivitet, vila och vardagssysslor. Inte minst småbarnsföräldrar känner att det har blivit lättare att få ihop livspusslet.
Att exakt veta hur man ska göra för att få bra återhämtning är inte så lätt. Projektet har därför tagit hjälp av Sunt arbetsliv som tillsammans med medarbetarna haft föreläsningar och workshops om just återhämtning.
– Idag upplever jag att medarbetarna har hittat sitt sätt att återhämta sig. Vi frågar i varje kvartalsmätning och ser att upplevelsen av att veta vad man själv behöver för typ av återhämtning både under och mellan arbetspassen har ökat markant.
När det här projektet inleddes i september 2022 var budskapet från politikerna tydligt.
Okej – ni får testa att minska arbetstiden.
Men ni får inte nyanställa.
Och ni får inte minska produktionen. Projektet ska dessutom vara kostnadsneutralt.
När man nu närmar sig projektets slut kan man konstatera att det gick.
– Vi hade många anställda som inte jobbade heltid. Vilket inte är så konstigt då det här är krävande jobb. Nu kunde de gå upp i heltid på pappret och ändå få återhämtning. Det gjorde att vi till och med har ökat produktionen under projektets gång!
– I Linköping hade man dessutom tvingats använda hyrpersonal, vilket är mer än dubbelt så dyrt som anställd personal. Idag har andelen hyrpersonal minskat, det har vi sparat mycket pengar på.
Johnas konstaterar att det ibland är svårt att argumentera för arbetstidsförkortning när politiker och arbetsgivare bara tittar på pengar.
– Hur mycket kommer vi att spara på minskade sjukskrivningar? Det är för tidigt att säga ännu. Hur mycket kommer vi att spara på minskade rekryteringskostnader? Svårt att säga men det borde vara mycket eftersom vi för första gången är fullt bemannade. Detta efter att ha levt i ständig bemanningskris. När vi räknar på det som vi kan räkna på – ser vi att projektet har kostat oss 0,65 procent av vår totala lönekostnad. Det är ingenting. Och då är det mycket som inte går att räkna om till kronor och ören ännu.
I september i år är projektet slut. Exakt vad som kommer att hända då är inte klart.
