Fem tips – därför ska du ringa istället för att mejla

Släpp mejlen - ring upp i stället! Riktiga samtal på telefon kan vara pusselbiten som gör ditt team bättre.

Illustration: Getty Images

Lina Hedin

Foto: pressbild

1
.

Vill man bygga effektiva team finns det forskning att luta sig emot. Man brukar tala om tre psykologiska behov som behöver uppfyllas för att medarbetare och team ska lyfta. (Self-Determination Theory, Ryan & Deci): Autonomi, samhörighet och kompetens.

Vi vill i stor utsträckning ha möjlighet att påverka vår egen situation (autonomi), till exempel styra vår tid och vårt arbete, vi vill känna oss kompetenta och uppleva samhörighet med gruppen. Pandemin och distansarbetet har utan tvekan ökat känslan av autonomi men hur är det med samhörigheten?

– Många team upplever att samhörigheten i gruppen har minskat under pandemiåren. Och det är kanske inte så konstigt, man bygger inte samhörighet i mejlboxar och virtuella möten som lätt blir monologer, säger Lina Hedin, grundare av Add Insight som i tio år arbetat med team- och ledarutveckling.

Man bygger inte samhörighet i mejlboxar och virtuella möten som lätt blir monologer.

Lina Hedin

5 råd till den som vill slopa mejlen och lyfta luren

Mejla aldrig när ni är oense. Är man överens kan det vara bra att mejla för att resonemang och beslut ska finnas i skriftlig version men meningsskiljaktigheter gör sig inte i mejl. De har en tendens att bli värre när man missar nyanser och missförstår. Ring i stället!

Tänk max tre mejl fram och tillbaka. Sedan lyfter du på luren och avslutar diskussionen med ett samtal i stället. Man missar för många tillfällen att ställa motfrågor om man bara mejlar.

Sitt inte vid datorn när du ringer – gå ut och gå i stället. Du tappar lätt fokus om du sitter vid skärmen, under en walk and talk kan du på riktigt fokusera på samtalet och höra nyanser. Det händer ju något vid ett bra samtal, man lyssnar in och blir mån om att förstå varandra. Man blir också mindre självmedveten när man pratar med någon på telefon, jämfört med att sitta i virtuella möten med kamera på.

Schemalägg samtal! När vi på Add Insight jobbar med teamutveckling brukar vi introducera en slumpgenerator som med jämna mellanrum parar ihop gruppmedlemmar för ett samtal med varandra. På telefon eller IRL, 15 till 20 min. Samtalen kan egentligen handla om vad som helst, kanske om en utmaning på jobbet men likaväl om vad man ska göra under helgen. Det här är ett bra sätt att stärka relationerna i en grupp då det är viktigt att alla relationer i gruppen är bra. Det blir lätt så att vissa känner varandra väl, medan andra pratar väldigt lite med varandra. Vilket i förlängningen kan minska tryggheten i gruppen och hota gemensamma målbilder. Så börja boka in samtal mellan alla i teamet!

Fundera på fredagen vem i din grupp du pratat minst med. Ring upp den personen och kolla läget. Kanske finns det något du kan stötta med, kanske har det hänt något under veckan som ni kan dra lärdomar av, och kanske räcker det med att tacka för veckan och önska en bra helg.

Den där samhörigheten vi strävar efter har mycket med psykologisk trygghet att göra. För att känna oss trygga i gruppen måste vi lära känna våra kollegor. Och nu, när pandemin är över finns all anledning att jobba på just samhörigheten. Ett första steg kan vara att minska på mejlandet. Kanske införa en mejlpolicy?

Läs också: Här åker hela kontoret på workation tillsammans

– Det ska tilläggas att många organisationer hade identifierat mejlande som ett potentiellt problem långt före pandemin, säger Lina Hedin och bjuder på fem råd till den chef som vill börja snacka, i stället för att mejla.

lär mer

Ron Friedman är grundare av ett e-learningföretag men också skribent i Harvard Business Review. När man på hans företag försökte identifiera de mest effektiva teamen såg man snart att de teamen också var de som ofta ringde varandra, och då också pratade om annat än jobb. Telefonsamtalen tycktes bygga relationer och minska risken för missförstånd. Läs mer HÄR

Läs även

Annons