Louise Bringselius, docent i organisation och ledning och verksam som forskare på Handelshögskolan i Stockholm.
Foto: press
Du tänker kanske på en kartong med lock? Antingen gapar den tom. Eller så finns ett antal lappar i den, som blir liggande i evigheter utan att någon någonsin läser det som står på dom.
– Så brukar sinnebilden av en förslagslåda se ut. Jag tror inte att chefer i dag förstår hur kraftfull en fungerande förslagslåda kan vara, men då måste man ta det på allvar. Mobilisera dina medarbetare, skapa intresse för att komma med förslag och plocka sedan upp idéerna och låt dem komma till nytta, säger Louise Bringselius, docent i organisation och ledning och verksam som forskare på Handelshögskolan i Stockholm.
– En förslagslåda är ett väldigt smart och effektivt sätt att bygga tillit på en arbetsplats, menar hon.
Tankar, åsikter och lösningar från golvet och rakt upp till toppen, får teammedlemmarna att känna sig delaktiga, litade på. Hon uppmanar chefer att ”damma av” förslagslådan och lyfta den till en ny nivå.
– Det behövs förstås en uppdaterad form för det och den får gärna vara digital och användarvänlig.
Välfungerande förslagsplattformar är särskilt viktiga i organisationer där det är långt från golv till tak, manar hon.
Louise Bringselius har studerat tillit i såväl myndigheter som näringsliv i sin forskning, men hon säger att hon möter tillitsbristen på många håll. Framför allt märks den i form av en övertro på regelverk och kontroll. Boken Tillitsprincipen är uppdelad i tolv olika vägval, som i sin tur är indelade under tre teman; styrning, organisering och kultur/ledarskap. Tillit handlar inte bara om beteenden, utan det är en princip som också i högsta grad berör styrsystem och strukturer.
Det är klart att en del förslag kommer att upplevas som irrelevanta eller ointressanta, kanske till och med jobbiga.
Louise Bringselius
Hitta en form! Hur ska idélådan organiseras? Lägg tid på utformningen. Ska ni ha ett idéråd? Kan den ligga på intranätet? Eller ha en egen plattform? Idéerna får inte gå in i ett ”vacuum”, det vill säga ingen vet vad som händer i lådan. Full transparens är inte heller lämpligt. Syftet ska vara att få till flöde och utveckling av idéer och förslag.
Involvera dina medarbetare. Beroende på den arbetskultur man har, kan det vara mer eller mindre svårt att få in förslag. Informera, var tydlig med att lådan existerar, att den är viktig för verksamheten och förklara hur den används.
Repetera, ge inte upp!
Följ upp – och kommunicera vad och hur du har följt upp förslagen. Vilka förslag har du/ni tagit vidare? Återkoppla till alla som kommit in med förslag, oavsett utfall.
Utvärdera! Hur har det funkat? Vad behöver vi skruva på för att det ska fungera bättre? Använd dig av någon form av betygssättning eller återkoppling när det gäller upplevelsen av förslagsplattformen.
Verkar det inte fungera? Dra inte tillbaka initiativet – fortsätt! Och fortsätt att kommunicera, och repetera, det kommer!
Bland annat märks brist på tillit på hur bra eller dåligt feedback fångas upp.
– Feedback från kunden till personalen i butiker, får du bilden att den tas emot av högre chefer? Jag vet inte hur många gånger jag fått höra butikspersonal säga ”Tack vi håller med dig, men ledningen lyssnar ändå inte”.
Ett annat exempel är vården.
– Får man ett dåligt bemötande, måste man som regel skicka en anmälan till patientnämnden. Men det vore enklare att få ge feedbacken direkt.
Ett skäl till att många chefer drar sig för att låta idéer strömma in är rädslan för att inte kunna hantera all feedback.
– Tar man in förslag måste man hantera dom, så är det. Man behöver se det som en strukturfråga och hantera det utifrån det perspektivet. Använder man postit-lappar kan det bli rörigt, men med bra teknik, och en organisation som stödjer funktionen, till exempel en grupp som är ansvarig för att ta förslag vidare, så har man större chans att lyckas.
Finns det en risk för för mycket delaktighet eller svårighet att gallra bland förslagen?
– Det är klart att en del förslag kommer att upplevas som irrelevanta eller ointressanta, kanske till och med jobbiga. Rör det känsliga ämnen behöver det ibland hanteras i en oberoende funktion för visselblåsande.
Men att ta reda på vad dina medarbetare vill ha, tycker, tänker och önskar sig är viktigt, för att inte säga avgörande för organisationens välmående och fortlevnad.
– Kom ihåg att du måste följa upp förslagen. Risken med att lyfta sådant som man sedan inte aktivt arbetar utifrån, är att det blir en backlash när människor märker att det bara var tomma ord.
”Frågan om tillit behöver komma upp på högsta politiska nivå”
