"Effektiv kommunikation i förändringsprocesser handlar inte bara om att informera."
Foto: Getty Images
Kontor flyttas, digitala lösningar införs, nya arbetssätt etableras, och ibland sker omorganisationer eller uppsägningar.
Catrin Johansson är professor i organisationers kommunikation vid Mittuniversitetet.
Effektiv kommunikation i förändringsprocesser handlar inte bara om att informera. Det handlar om att skapa trygghet, förståelse och engagemang, säger hon.
– När kommunikation brister, ökar risken för oro, rykten och minskad motivation. Det är ofta att de mest initiativrika och förändringsbenägna medarbetarna lämnar först. Det är inte ovanligt att ett företag, mitt i ett förvärv eller en större omställning, plötsligt står utan den kompetens man allra mest behövde.
I stället för att känna sig som en del av lösningen, kan medarbetarna uppleva att de står utanför.
Catrin Johansson
I stället för att känna sig som en del av lösningen, kan medarbetarna uppleva att de står utanför – eller i vägen. Det leder till minskat engagemang, lägre motivation och i vissa fall direkt motstånd.
Här är fem vanliga misstag som många chefer gör i förändring – och hur du undviker dem.
1. Du tror att du har varit tydlig – men mottagaren hör något annat
Det räcker inte att ”ha informerat”. Människor tolkar information olika beroende på roll, erfarenhet och sammanhang. Det du tycker är självklart kan uppfattas helt annorlunda av någon annan.
Tips: Stäm av. Fråga hur budskapet landat: “Hur uppfattar ni det här?” eller “Vad tänker ni om det jag just sa?” Det skapar gemensam förståelse och ger dig värdefull återkoppling.
2. Alla nås inte av budskapet
I varje arbetsgrupp är det ofta någon som är borta. När viktig information ges vid ett tillfälle eller bara skickas via mejl, är risken stor att någon halkar efter och får ett informationsunderskott.
Tips: Skapa rutiner för att följa upp viktig kommunikation – både muntligt och skriftligt. Den som varit frånvarande behöver inte bara få faktan, utan också förstå sammanhanget.
3. Du förespråkar dialog – men pratar mest själv
Många pratar om dialog, men det blir lätt en monolog i praktiken. Äkta dialog kräver att alla får komma till tals och känna sig lyssnade på.
Tips: Använd dialog i rätt lägen – där det faktiskt finns möjlighet till påverkan. Är beslutet redan fattat? Var ärlig med det. Falsk delaktighet skapar frustration och misstro.
4. Du berättar vad som ska ske – men glömmer varför
När förändringar kommer uppifrån är det lätt att hoppa över bakgrunden. Men när syftet inte är tydligt, kan motståndet växa.
Tips: Var transparent med varför förändringen sker. Vad ligger bakom beslutet? Vad vill ni uppnå? Medarbetare som förstår syftet känner sig mer trygga, även om förändringen är utmanande.
5. Du efterfrågar synpunkter – men återkopplar inte
Du har kanske haft workshops, samlat in idéer och öppnat för inflytande. Men vad hände sen? Om du inte återkopplar, riskerar du att underminera förtroendet.
Tips: Berätta vad som vägts in i beslutet – och varför vissa förslag inte gick att genomföra. Det visar respekt och bygger tillit, även när inte allt går alla medarbetares väg.
Att kommunicera effektivt i förändring är inte enkelt – men det är avgörande.
– Som chef är din roll inte bara att leda förändringen praktiskt, utan också känslomässigt. Genom att vara tydlig, lyhörd och transparent bygger du tillit och motverkar onödig oro.
I längden är det avgörande för att förändringen ska lyckas.
– Ju mer man kan kommunicera om läget – desto större blir tilliten.
