En stor forskningsstudie visar att bara hälften följer företagets riktlinjer.
Foto: Getty Images
Frågan är het och debatten om digital övervakning på jobbet pågår för fullt. Syftet med övervakningen är att kontrollera att de anställda följer företagets närvaropolicy.
Flera arbetsgivare erbjuder sina anställda att jobba på distans två dagar i veckan. En forskningsstudie visar att bara hälften följer företagets riktlinjer. Christina Bodin Danielsson är arkitekt och docent i arkitektur vid KTH, som har gjort forskningsstudien på uppdrag av fastighetsbolaget Areim.
– Trots att organisationerna har en policy som säger att den största delen av arbetet idag ska ske på kontoret, ser det inte ut så i verkligheten, säger hon.
Hälften av organisationerna i studien når inte upp till 40 procents närvaro, en siffra som är mycket lägre än vad organisationernas närvaropolicy tillåter.
Vad får det för konsekvenser menar du?
– Mest allvarligt är att kunskapsöverföring och beslutsprocesser försämras. Andra konsekvenser är att man tappar i lojalitet och gemenskap, det blir svårare att få in nya medarbetare och lättare säga upp sig.
– Flera av organisationerna vittnar om ökad tröghet inom organisationen, och att man anställer allt fler men trots det går beslutsfattande- och arbetsprocesser långsammare, berättar Christina Bodin Danielsson.
De chefer som uppnår högst kontorsnärvaro är de som jobbar aktivt med frågan. Men få vill ta till tvingande åtgärder, eftersom det finns en rädsla för att förlora personal. Istället används ”morötter” för att locka. En bra fysisk miljö, stämningshöjande aktiviteter och rabatter på mat till exempel.
Vad är viktigt? När riskerar du att bli för styrande utan att det finns ett syfte med det du ber om?
Marco Checci
Enligt Marco Checchi, partner på Studio Stockholm Arkitektur, handlar den vanligaste frågeställningen i mötet med kunder just om att få ihop teamet igen. Tillsammans med företaget Workspace Unlimited, har de tagit fram en tjänst för att hjälpa chefer att navigera i frågan om kontorsnärvaro.
– Nästan alla frågar ångerfullt ”Hur får vi in folk till kontoret”? Hur gör man som chef i en tid när distansarbete uppfattas som en rättighet snarare än en möjlighet?
Så hur får man sina medarbetare att känna sig motiverade istället för styrda? Det är lätt att gå vilse i frågan. Det finns undersökningar som visar att medarbetare mår bättre av den flexibilitet man får med distansarbete. Andra undersökningar visar motsatsen. Många tech-jättar bestämmer nu att det är kontoret som gäller.
– En del exempel är extrema. Är du borta får du en varning, tre varningar borta så blir du uppsagd.
Det finns också företag som går åt andra hållet, och bygger en helt distansbaserad kultur. Då krävs stort tålamod och väldigt tydliga strategier, menar Marco Checchi.
– I båda fallen tappar man det som är mest centralt – motivation. Det är mer effektivt att motivera än tvinga, men att motivera innebär inte heller att medarbetarna får välja.
Det kan vara svårt att hitta läget som inte känns som kontroll.
Det är här det har gått fel efter covid, tror Marco Checci. Man har frågat medarbetarna var de helst vill jobba. Diskussionen om distansarbete får ett jag-perspektiv. Hemma är bättre, för då funkar livspusslet, svarar många. Men för ett företag eller en organisation är gruppen väldigt viktig.
– Vi är alla kollegans arbetsmiljö. Om ingen är på plats, eller man jobbar olika dagar hela tiden, riskerar vi att tappa motivationen.
Hur gör man då menar du? Hur får man medarbetarna att vilja vara med sitt team på jobbet?
– Då måste du hitta dina medarbetares drivkrafter, vad gör dem motiverade?
Marco Checci förklarar:
– Det första du måste göra är att identifiera vilka organisationens strategiskt viktigaste delar är. Vad gör vi som organisation? Utifrån det kan du få svar på vilket syfte kontoret har. Det handlar inte om vad vi vill utan att ett visst arbetssätt främjar arbetet. Hur blir vi bäst på det vi gör?
– I nästa skede behöver du fråga medarbetarna om deras motivation och vad som hindrar dem från att känna sig motiverade. Finns det olösta konflikter? Finns det för få platser för fokuserat arbete? Du bör också fråga om behov, utmaningar och livspussel.
Det är först när du som chef lägger ihop syfte och mål för verksamheten med medarbetarnas perspektiv och behov som du kan se var motivationsfaktorerna finns.
– Det gäller att synliggöra motsättningar, missförstånd och missnöje, och förstå orsaken till dem.
Lösningarna finns på olika nivåer, menar Marco Checci. Vissa saker är quick fixes, som att köpa en ny kaffemaskin eller skaffa ett nytt skrivbord. Andra är mer långsiktiga. Fler fokus-rum till exempel.
– Sedan finns det organisatoriska perspektivet. Här hamnar beteendefrågor, konflikter, en team-medlem känner att hen inte har riktigt samma status som en annan team-medlem, man kanske känner att chefen inte förstår den egna livssituationen? Man tar avstånd och jobbar hemma istället…
Hur gör man om medarbetare trots allt inte vill komma in ?
– Jag tror syftet är väldigt viktigt, att dina medarbetare förstår att det finns en poäng både för företaget och dem, men då måste beslutet vara genomtänkt av dig som chef. När och varför är kontoret viktigt? Kan du förklara och förankra det i ditt arbetslag?
– En till sak; lyssna in dina medarbetare. Vad säger de? Fastna till exempel inte vid hur många dagar man ska vistas på kontoret om det inte finns ett tydligt syfte.
Vad är viktigt? När riskerar du att bli för styrande utan att det finns ett syfte med det du ber om?
– Är det viktigt med tre fasta dagar eller kan det istället fungera med två fasta dagar och en flexibel?
