Emma Rosén
förvaltningschef, vård- och omsorgsförvaltningen, Kinda kommun
– Själv pratar jag nog ganska mycket och har inte svårt att göra min röst hörd. Just därför behöver jag motpoler i mina möten. Personer som har andra sätt och perspektiv. Och jag måste se till att de hörs.
– Man får vara kreativ om man vill att alla ska höras på möten. Man kan ha workshops och grupparbeten, och skicka ut frågor och diskussionsunderlag i förväg till dem som behöver mer tid för förberedelser. Ibland startar jag upp en diskussion i ett möte och gör sedan ett medskick till nästa gång. Så kan vi slutföra diskussionen när alla tänkt till.
Jag tänker särskilt på att lyfta dem som är tysta, visa att jag är intresserad, ”kan inte du skicka dina tankar om det här till mig?”
– Ibland kommer ju inte möten i gång. De står liksom och stampar, ingen energi i rummet. Det kan så klart bero på konstellationen, att det är fel personer i gruppen men testa gärna enkla saker som att ta in en ny person i rummet, eller ändra placeringen i rummet.
– Kör man fast kan man alltid ta ett avbrott. Ta tio minuters promenad, gå ut och snacka ihop er över en fika.
– En gång jobbade jag med en svårstartad grupp som skulle diskutera ledarskap och arbetskultur. För att få i gång dem bad jag dem att göra bilder av ett bra ledarskap, hur ser det ut? Jag gav dem tidningar att klippa i, papper och lim. En del reagerade så klart negativt, vad är det här för trams? Men sen hände ändå något i rummet. Någon hade gjort bilder med troféer och champagne, en annan med ett skidlandslag. Det blev så klart en jättespännande diskussion.
Frida Augustin
HR och kommunikationschef, Orvelin Group Holding AB
– Vi har alla varit med om möten där inte alla medarbetare är aktiva, kanske till och med varit med om möten där ingen är aktiv. I vissa fall får man nog acceptera att det finns medarbetare som inte vill bidra aktivt på möten, men ingen ska ju gå från ett möte och känna att hen av en eller annan anledning inte fick komma till tals. Viktigast är att säkerställa att tystnad och passivitet inte handlar om otrygghet och rädsla.
Ju högre upp i en organisation, desto större bör förväntningarna vara på aktivt deltagande. I en ledningsgrupp kan det exempelvis vara lämpligt att gå laget runt för att säkerställa att alla aktivt bidrar. Däremot kan en sådan metod vara mindre effektiv i större kollegiala sammanhang, där risken finns att någon känner sig pressad att svara offentligt utan att vara bekväm med det.
Med små medel kan man skapa bättre förutsättningar för aktiva möten. Man kan t ex skicka ut syfte, agenda och frågor i förväg, så att den som vill kan förbereda sig. Att ha tydliga mötesregler och förväntningar kan vara hjälpsamt. Vill man att alla ska delta aktivt ska det vara en tydlig uttalad förväntan. Om det ändå är väldigt tyst under ett möte ska man inte vara rädd för att synliggöra det! ”Jag märker att det är väldigt tyst i den här gruppen – varför är det så?” Prata på ett icke fördömande sätt, det måste komma från ett nyfiket håll!
– Jag tycker att Mentimeter är ett jättebra verktyg i stora möten. Med det kan du skapa omröstningar, rangordningar men också samla in textsvar. Vill man vara vågad kan man ju fråga i mötet varför gruppen tror att det är så tyst? Att man får svaren direkt i realtid – och att de är anonyma – är styrkan i verktyget. Du kan ställa en fråga, direkt få svaren för att sedan kunna diskutera dem.
– En väldigt tyst grupp kan helt enkelt behöva träna på att ställa frågor. Lägg färdiga frågor i en hatt och gå runt bordet, dra en fråga och ställ den till varandra! Gående möten ska inte heller underskattas.
– Jag tror att starten på ett möte är viktigt. Bjud på dig själv och kom in med positiv energi. Gör en samtalsuppvärmning med mötesdeltagarna och ge dem odramatiska roliga frågor som de kan diskutera två och två. Det kan vara särskilt viktigt med grupper som inte ses så ofta eller som ofta är tysta.
– Som chef kan du göra skillnad genom att föregå med gott exempel! Kasta ut frågor som inte är så välformulerade, tänk högt inför gruppen, visa att man kan komma lite fel, arbeta aktivt för delaktighet och tacka för input från mötesdeltagare. Det bidrar till den psykologiska tryggheten.
Magnus Lunderquist
personalchef på SOVA
– Jag brukar dela in möten i tre delar. Det som händer inför, under och efter mötet.
Inför mötet skickar jag ut en tydlig agenda och kanske några frågor som man kan fundera på i förväg. Alla är inte bekväma i att säga saker snabbt och spontant, en del behöver lite mer tid för att fundera och formulera sig. Då är det bra att de får möjlighet att göra det. Vi jobbar alla på olika sätt!
Se också till att ha tydliga grundläggande regler för era möten. Som att det är viktigt att komma i tid, att mobilen ska vara avstängd eller att man inte får avbryta varandra.
Boka möten mellan klockan 10 och 12, eller mellan 13 och 15. Om människor ska vara produktiva behöver de vara utvilade och fulla av energi, det är man till exempel sällan klockan 8 på morgonen…
Den som leder mötet måste vara en bekräftande och aktiv lyssnare. Och våga fråga dig själv om du verkligen ställer frågor som inspirerar till samtal runt bordet. ”Har ni någon feedback på det här?” – är ju till exempel inte en bra fråga. Frågor behöver vara mer specifika än så.
Ibland kan man gå laget runt så att alla får säga något. Man kan också jobba på en whiteboard där alla får skriva något eller ha anonyma omröstningar.
Att lägga in en tyst reflektion under mötet kan vara bra – uppmana deltagarna att ta en stund och skriva ner sina tankar. Det kan hjälpa den som behöver lite tid för att formulera sig.
Efter mötet kan det vara bra att följa upp både med den som pratar lite för mycket, och med den som inte bidrar. Det kan ju finnas underliggande orsaker till att en person är tyst? Vi vet till exempel att om du inte är utvilad när du kommer till jobbet så kommer det att påverka ditt humör, din ork, din koncentrationsförmåga och din prestation. Utgå inte från att människor inte vill delta – ge dem i stället förutsättningar att engagera sig som alla andra.
