Så gör du för att de svåra samtalen ska bli lättare

Många drar sig för de svåra samtalen med medarbetare. Eller så gör man det men halvhjärtat, på ett sätt som blir otydligt för medarbetaren. Budskapet når inte fram.

– Få chefer vågar ta de svåra samtalen på ett konkret och tydligt sätt.

Anna Wedin är Arbetsrättsjurist, och förhandlare på Svensk Handel och har skrivit boken ”MUMlare är vi allihopa” om den mänskliga tendensen att undvika svåra samtal.

– Jag möter frekvent chefer som uttrycker att de har problem med någon anställd.

Hon ger några exempel:

– Det kan handla om medarbetare som rutinmässigt kommer sent till jobbet, tummar på regler för representation eller använder ett språkbruk som är gränslöst, en jargong som inte funkar helt enkelt.

– Ofta har det gått väldigt långt. Varför? Därför att man inte tagit tag i det, utan hoppas att det ska bli bättre av sig själv och det kanske det gör – ett tag, men ofta faller medarbetaren tillbaka in i det avvikande eller olämpliga beteendet.

Men varför är de svåra samtalen så svåra? Det undrade Anna Wedin och började läsa för att förstå och bättre kunna hjälpa de chefer hon träffar och som inte kommer till rätta med problemet.

– När jag plötsligt stötte på MUM-effekten, som är framtagen av socialpsykologerna Abraham Tesser och Sydney Rosen, föll bitarna på plats.

The MUM-effect, MUM-effekten kallar forskare det mänskliga beteendet eller tendensen att undvika svåra samtal. MUM står för Minimizing Unpleasant Message på engelska. Alltså effekten av att minimera obehagliga budskap. Orsakerna till det undvikande beteendet är flera men till exempel gör vi det för att vi inte vill att mottagaren ska må dåligt. En annan orsak är att vi styrs av normer.

– Normerna är starka kring det här. Konfrontation ses lätt som ett normbrott och det kan vara jobbigt att göra andra ledsna. Vi väljer andra vägar istället, till exempel används i väst skvaller som ett alternativ, istället för att konfrontera. Det kan vara ett sätt att testa sina åsikter eller tankar på en tredje person – får jag medhåll, är min åsikt legitim?

Men hur gör man då för att klara av de svåra samtalen?

– Bli medveten om att du skjuter upp eller undviker att ta de svåra samtalen. Tänk inte att situationen eller beteendet ska gå över av sig självt. Gör upp en plan och ta hjälp vid behov.

Att känna obehag för den här typen av samtal och situationer är mänskligt, menar Anna Wedin. Med boken vill hon få chefer att få kraft och självförtroende samt praktiska tips på hur chefen kan agera.

– Det låter flummigt men det behövs ”empowerment” på det här området. Goda förberedelser kan göra stor skillnad. Träna med en kollega. Skriv ett manus och håll dig till det. Linda inte in det du har att säga utan gå rakt på sak.

Varför är det så viktigt att de här samtalen blir bra?

– Det kan få konsekvenser för arbetsmiljön och arbetsplatskulturen. Om man som medarbetare upplever det som att ledningen inte klarar att agera när någon eller några har beteenden som är problematiska, kan det leda till att var och en allt mer ser till sig själv och sitt eget välmående och det kan se ut på olika sätt. Det kan leda till att medarbetare drar sig undan, eller tvärtom tar till mobbning. Men det kan också leda till att man väljer att sluta på företaget.

– Att undvika svåra samtal leder till konflikter som med tiden sätter sig i väggarna och påverkar verksamheten negativt. Till slut spelar ingen roll om arbetsgivaren så ”köper ut” den här personen för problemet  har redan satt sig.