Johan Turell
enhetschef cybersäkerhet och säkra kommunikationer vid MSB, Myndigheten för säkerhet och beredskap
– Jag skulle säga att den värsta tidstjuven för mig ligger i en underbemannad organisation. Vi har hela tiden mycket att göra och som chef och ytterst ansvarig får jag ofta hoppa in som handläggare. Och när jag gör det hinner jag inte planera och strukturera. Vilket leder till att vi inte jobbar effektivt – då jag inte hinner planera. Ja, du fattar. Det där går runt, runt.
– Sen har jag väldigt mötestunga dagar och jag tror nog att jag kan bli bättre på det. Jag kan kanske inte ta bort så många möten, men vi borde kunna genomföra dem snabbare.
Att jag sitter så mycket i möten kan också ställa till det för andra. En typisk dag sitter jag i möten hela dagen, och sen kollar jag mejlen på kvällen. Då blir jag en tidstjuv för andra som sitter och väntar på mitt svar. Det är ju inte heller bra.
– En annan sak som också kan bli en tidstjuv är att tvingas åka in till jobbet. Att slippa åka fram och tillbaka och få fokustid hemma gör onekligen mina dagar hemma mer effektiva än de dagar då jag åker in till kontoret.
Foto: Melker Dahlstrand
Martin Zackrisson
chef för Polismyndighetens nationella rekrytering och bemanningsenhet
En riktig tidstjuv är teknik som strular. Presentationer där ljud försvinner, sidor inte kan delas, kameror som inte slås på – ja ni vet. Det är verkligen jätteirriterande! Och det tar tid!
En annan – människors förkärlek till att cc:a massor av mottagare i sina mejl. Lite för att gardera sig, jag lägger till chefen och kollegan för säkerhets skull. Det där stjäl ju tid från alla dessa mottagare som öppnar och läser. Jag försöker verkligen vara tydlig med detta. Bjud inte in mig till möten där jag inte behövs, var tydlig med mötets syfte och ha alltid en tydlig agenda och mötesstruktur. Alla som bjuds in till ett möte ska vara där för att bidra med något!
En annan sak som kan vara en riktig tidstjuv är när människor kommer oförberedda till möten. Därför är det jätteviktigt att alla möteshandlingar skickas ut i god tid. Så att alla hinner förbereda sig.
En tidigare chef lärde mig en sak som jag fortfarande håller hårt på. Varje fredag har jag en tid inbokad i min kalender för inläsning. Då läser jag igenom alla dokument och rapporter som har kommit in under veckan. Inte minst allt som är kopplat till nästa veckas möten. Så för mig är det en riktig tidstjuv om handlingar kommer sent och måste läsas samma dag som mötet är.
Sarah Dunér
verksamhetschef, Marks kommun
– Tidstjuvar är ett av mina favoritämnen! Jag har med åren blivit mer observant och ger dem inte lika stort utrymme som förr!
– Det är viktigt att inte direkt säga ja till alla mötesinbjudningar. Jag efterfrågar alltid syftet och många gånger skickar jag en fråga tillbaka; ska verkligen jag vara med här?
Som verksamhetschef är det lätt att bli indragen i en väldig massa möten med motiveringen ”det är nog bra om du är med, utifall”.
Många möten bokas helt i onödan. Man kan höras på Teams i stället. Du ställer din fråga, jag svarar – det går betydligt fortare än att ha ett möte.
– Jag är också noga med att tidsätta de möten jag själv leder. För den här punkten avsätter vi 10 minuter, den här 5 minuter osv. Det är inte alltid vi kan hålla oss till planen, men vi försöker. När en diskussion svävar i väg är jag noga med att snabbt ta oss tillbaka till agendan. Det är viktigt att vi diskuterar saker som vi faktiskt kan påverka. Vi människor har ju en tendens att sväva i väg och plötsligt sitter vi där och diskuterar saker som vi ändå inte kan påverka.
– Jag strukturerar upp min kalender. Jag försöker dela upp all min tid i planering, verksamhetstid, mötestid och administrationstid. Och när jag har planeringstid är jag noga med att inte bli störd, så att jag ska kunna fokusera. Blir man avbruten tar det upp till 25 minuter innan man får tillbaka fullt fokus igen! Jag är också noga med att alltid ha luft i min kalender där jag är tillgänglig för snabba avstämningar, brandkårsutryckningar, med mera. Onsdag eftermiddagar är en sådan dag, där vi har ledningsgrupp på förmiddagen. På eftermiddagen är jag alltid tillgänglig för mina enhetschefer.
