David Larsson Heidenblad är docent i historia vid Lunds universitet.
Foto: Sara Juhari
”Det är mycket på jobbet” – en klassisk fras du kanske känner igen?
– Många känner att allt händer samtidigt, att det är svårt att hitta balans mellan familj och arbetsliv till exempel, men det måste inte vara så hela tiden.
– Problemet är att många känner sig stressade, man jobbar hårt men får inte ut så mycket av arbetstiden som man skulle kunna få.
David Larsson Heidenblad är docent i historia vid Lunds universitet. Han forskar om samtidshistoria och i sin bok ”Ta din tid” lyfter han fram beprövade, välgrundade och etablerade metoder som kan hjälpa den som vill ändra sitt sätt att arbeta.
De senaste 20-30 åren har det byggts upp mycket kunskap kring arbete, djuparbete och fokus.
– Kunskapen finns men ändå fortsätter folk att gå up tidigt på morgonen och stressa för att hinna prestera.
Fokus på att jobba smartare har fått stort genomslag inom tech och ledarskap i en amerikansk kontext men inte lika starkt här i Sverige.
– Det handlar om hur man blir medveten om vad som ska väljas bort och tackas nej till för att hinna med det som känns viktigt och betydelsefullt.
– Många chefer bara adderar arbetsuppgifter, tar inte bort någonting. Vill du prestera bra måste du lära dig när du ska prestera och vad du ska göra.
Hemligheten är alltså inte att öka takten, bli mer effektiv utan att lägga tiden på rätt saker.
– Den som jobbar mest är inte särskilt ofta den som jobbar bäst. Chefer är ofta ambitiösa, därför kan det var utmanande att tänka ”vad kan jag göra halvdant”? Men det är precis det det handlar om. Att gallra i sina arbetsuppgifter och ta reda på vad som kräver perfektion och vad som går att göra lite mindre noga.
Vill du prestera bra måste du lära dig när du ska prestera och vad du ska göra.
David Larsson Heidenblad
Här är experimenten du kan testa med ditt team:
Planera varje vecka in mötesfria hel- eller halvdagar. Tid då medarbetarna får arbeta med saker som är viktiga, men inte brådskande. Ge det några veckor och se vad det ger för resultat!
Uppmuntra dina medarbetare att ta reda på vilka som är deras bästa arbetstimmar, tid då de får svåra och viktiga saker gjorda. Om ni vet vilka dessa tider är – freda dem då från avbrott och mindre viktiga aktiviteter. Kanske ska alla informationsmöten ligga klockan 15?
Avsätt tid för att gemensamt fundera över vad ni skulle kunna sluta göra utan att det fick några större konsekvenser. Föreställ er till exempel att ni skulle arbeta en dag mindre i veckan – vad skulle ni då sluta göra?
Bestäm gemensamt att ni under några veckors tid inte skriver eller läser e-post före klockan 10.
Avsätt som chef varje dag oplanerad mötestid – fysiskt eller digitalt – då dina medarbetare kan knacka på dörren eller träffa dig i ett videorum. Om alla vet när de kan nå dig, så kan du med gott samvete vara onåbar på andra tider och djuparbeta.
Avsluta varje dag med att i lugn och ro utvärdera dagen som gått och planera dagen som kommer. Var har du gett mest värde? Vad är det viktigaste imorgon?
Prova att planera in luft i din och dina medarbetares kalendrar. Det vill säga timmar, dagar kanske rentav veckor då inget särskilt behöver ske. Det är tid som kan användas som buffert om något oväntat händer, men också ett sätt att ta sig tid att reflektera, planera och göra långsiktiga strategiska val.
När viktiga beslut ska fattas. Prova att ha ett möte som går ut på att gemensamt definiera problemet och vad ni vill åstadkomma. Ha därefter ett annat möte som går ut på att komma på lösningar och fatta beslut.
Prova att inleda möten med tyst läsning av ett genomarbetat underlag i stället för muntliga presentationer eller PowerPoints. Låt medarbetarna skriva ned sina tankar innan ni börjar prata. Det skärper koncentrationen och gör att ni kan hålla er till det väsentliga.
Är inte problemet att man har för många arbetsuppgifter? Leder för stora grupper?
– För chefer är den stora flaskhalsen just tid. Därför är det här så värdefullt, menar David Larsson Heidenblad.
– Som chef kan det här sättet att jobba på faktiskt innebära att man måste få folk att sluta göra vissa saker, man behöver hjälpa sina medarbetare att prioritera.
Ett exempel till:
– Chefer sätter exempel, leder du ett team behöver du vara tydlig med gränser mellan arbete och ledighet, visa att det är viktigt att koppla ifrån. De som presterar bäst är enligt forskning inte de som är tillgängliga hela tiden.
För att få en förståelse för vad som är bästa sätt att jobba på en arbetsplats behöver man testa, säger David Larsson Heidenblad. Han föreslår:
– Gör tidsbegränsade experiment med ditt team, bestäm att ni ska korta ett visst möte i en månad till exempel, utvärdera sedan – fungerade det? Ta bort moment och se om de verkligen behövs.
David Larsson Heidenblad tror att vi befinner oss i ett skifte.
– Jag spår att 2030 kommer många av de här sakerna vara självklarheter. Vi kommer i allt större utsträckning sluta se ett linjärt samband mellan arbetade timmar och resultat. Djuparbete och fokus kommer att vara mer etablerade begrepp.
