För att göra dina digitala möten mer engagerande och givande så kan du ta hjälp av den klassiska modellen SMARRT i ett uppdaterat format. SMARRT står för syfte, mål, agenda, roller, regler och tid.
Syfte – Vad är mötets syfte? Vi tenderar att boka möten för allt – rapportera, uppdatera och informera. Det mesta kan vi göra utan ett möte. Kan du stryka den del som handlade om att informera och i stället skicka ut detta att läsa innan? På så vis gör ni mötet kortare och fokuserar på de delar som handlar om att samarbeta.
Mål – Vad ska ni ha uppnått när mötet är slut? Testa att samskapa detta digitalt. Om mötet handlar om att skapa idéer kan till exempel alla dokumentera dessa i en digital whiteboard i stället för att en sitter och tar anteckningar. På så sätt bidrar alla, vilket skapar motivation.
Agenda – Gör agendan interaktiv och lek med formaten. Skifta mellan att prata i helgrupp och att skapa mindre digitala rum så att ni kan prata i små grupper. Använd verktyg som visualiserar omröstningar och dokumentation.
Roller – Gör inte allt själv som mötesledare. Dela ansvaret för tekniken, för att leda olika delar av mötet eller för att hålla koll på till exempel tid och chatten. På så vis håller alla sig vakna och engagerade.
Regler – Bestäm tillsammans vad som gäller i början av mötet. Kameror på? Säga till när man blir trött och behöver paus? Det är okej att vara transparant som mötesledare och säga att man tycker att det är svårt att hålla digitala möten, och behöver hjälp med att hålla energin uppe.
Tid – När vi har digitala möten kan vi leka mycket med tiden då vi inte behöver ta hänsyn till restid. Byt måndagens två timmars möte mot att ha halva mötet på måndagen, lägga eget arbete kopplat till mötets mål på tisdagen för att sedan ha den avslutande timmen på onsdagen. Kortare möten gör oss mindre trötta, och många mår bra av att få tid att tänka och kontemplera det som sagts.
Johanna Olsson, författare till boken ”Närhet trots avstånd – att leda och samarbeta på distans” (Liber) 2022.
