Moderna kontor har ett ledord – flexiblitet. När arbetet begränsas allt mindre av tid och rum, ställs nya krav på ledarskapet. Är cheferna lika flexibla som arkitekturen?
Eget rum, öppna landskap eller aktivitetsbaserade kontor – de bjuder alla på sina utmaningar för både medarbetare och för chefer.
Idag tillåter tekniken många inom tjänstesektorn att arbeta var och när vi vill. Det ger stor frihet och kräver mycket eget ansvar. Våra arbetsplatsers planlösning är ett hett ämne och vi talar mycket om olika kontorstypers för och nackdelar. Somliga minns längtansfullt sitt egna rum och skrivbordet med foto på barnen, medan hen letar efter en ledig plats i flexkontoret att sätta sig för att ta itu med dagens värv. Hjärnforskare varnar för stress och tappet i produktivitet när vi inte får ro att koncentrera oss.
En snabb sammanfattning är upplevelsen av arbetsmiljön beror på vem du är, vad du gör för stunden och vilka möjligheter du har att välja miljö efter dina arbetsuppgifter.
Forskarna är överens om att de moderna kontoren inte bara är en trend, de är här för att stanna. Men vilka utmaningar ställs ledarskapet inför i de flexibla och öppna kontorslösningarna?
Aram Seddigh är leg psykolog med en tvärvetenskaplig ekonomisk utbildning, han är också doktorand och studerar kontorsmiljöer i flera projekt, på Stressforskningsinstitutet och på Handelshögskolan i Stockholm.
– Moderna flexibla kontor kräver att cheferna följer upp arbetet och fokuserar på målet istället för närvaro, säger Aram.
I flexibla kontor bör fokus ligga på resultat betydligt mer än på processen dit. Som chef måste du vara bekväm med att medarbetarnas arbete sker där det passar bäst – på arbetsplatsen, hemma eller på ett café och på de tider som passar – om det så är på grund av dagishämtningar eller arbete i olika tidszoner.
Tydliga mål, med mätbara resultat är därför nödvändiga.
– Det är inte någon lätt uppgift. Medarbetare kan bidra till arbetet på olika sätt. Vissa genom att vara väldigt produktiva, vilket är lättare att mäta, och andra genom att skapa god stämning och vara bra för det sociala klimatet.
Utmaningen, menar Aram Seddigh, är att skapa fungerande mätinstrument eller metoder att utvärdera resultatet på rätt grunder för avdelningen och för de arbetsuppgifter som ska genomföras.
– Det ställs alltså ännu högre krav att målen följs upp på en individuell plan.
Aram betonar att ledarskapet är särskilt viktig vid en övergång till ett aktivitetsbaserat kontor, eller när arbetsplatsen lämnar korridorsrummen för ett öppnare landskap.
– Det handlar inte bara om att ändra en kontorslösning. Det är en kulturförändring som ska både genomföras innan flytt, anpassas efter och vidmakthållas över tid. Och en sådan kräver ett ledarskap som fokuserar på förändringsprocessen och kan hantera de utmaningar som det innebär.
När förändringen väl är gjord är utvärdering av hur det blev nödvändig – något som Aram tycker ofta prioriteras bort.
–Man kan inte förutspå alla detaljer i förväg. Man behöver vara redo att justera och modifiera efter hand. Det betyder inte att man bygger om allt igen – men att man kanske behöver anpassa kontoret på något sätt, se över om det sättet man arbetar behöver ändras på något sätt, bättre uppföljning av mål eller förbättrad teknik.
När förändringen väl är gjord är utvärdering av hur det blev nödvändig – något som Aram tycker många chefer missar.
– Man kan inte få allt perfekt från början. Man måste justera och modifiera efter hand. Det betyder inte att man bygger om igen – det kan handla om ordningsregler, tätare samtal eller förbättrad teknik.
Christina Bodin Danielsson är arkitekt med kontorsmiljö som specialitet. De aktivitetsbaserade och flexibla kontoren är alls inte något nytt påfund säger hon. På 90–talet introducerades den här typen av kontor i Sverige och Finland av konsultföretag som låg lite i framkant. Men då fanns inte tekniken som krävdes så de kontoren fick inte riktigt genomslag. Inte förrän en holländsk arkitekt fick syn på de svenska och finska flexibla kontoren, tog det med sig till Nederländerna och sedan ut i världen. Då blev det en trend när det kom tillbaka till Sverige för fem år sen.
– Vi tog tillbaka vår egen kontorslösning kan man säga.
Christina och två kollegor på Stressforskningsinstitutet på Stockholms universitet har genomfört en stor studie på hur chefer uppfattas på olika kontor.
Över 3000 har besvarat enkäter på över 50 arbetsplatser om bland annat hur de ser på sin närmaste chef.
Chefen i det medelstora kontorslandskapet är mest populär bland sina medarbetare. Chefen i kontor där två eller tre medarbetare delar rum är minst omtyckt.
– Man kan säga att du kommer undan med att vara en sämre chef i ett öppet landskap än i delade rum.
Christinas hypotes till varför chefer i kontorsmiljöer med delade rum så signifikant upplevdes som sämre är att subkulturer lättare utvecklas då.
Det har med hur vi möts menar hon. Möten i en kontorsmiljö sker vi egna arbetsplatsen, i gemensamma utrymmen som i köket och i särskilda mötesrum.
– I ett rum med två tre stycken är man ganska autonom och har inte så stort behov av att söka sig utanför. Det finns en risk för att man skapar en egen liten grupp som håller sig för sig själv. När chefen kliver innanför dörren är hen alltid i minoritet.
Spontana möten med sin chef säger Christina är det som ofta upplevs som viktigast.
– I det mellanstora öppna kontoret där cheferna ofta sitter tillsammans med medarbetarna avdramatiseras chefskapet lite grann, tänker jag. Man ser sin chef hela tiden.
– Jag tror att man kan klara sig undan med att vara en sämre chef i de mellanstora eller större landskapen för där är man alltid synlig, och syns man upplevs man också som vänligare av sina kollegor har andra studier visat. I vår studie svarade de tillfrågade att de upplevde chefen som vänligare i öppet landskap.
Man fikar, syns, pratar och blir vanlig. Chefen hindrar genom sin blotta närvaro att subkulturer och informella ledare utvecklas och tar plats.
Chefer i flexkontor – eller aktivitetsbaserade kontor, kommer på andra plats vad gäller missnöje med chefen. Medarbetarna svarar att de inte vet var chefen håller hus, och chefen vet inte heller vad medarbetarna arbetar med.
– Man måste ha en mer genomtänkt strategi som chef hur man ska utöva sitt ledarskap här, eftersom en närvarande chef alltid efterfrågas.
Regelbundna gemensamma möten och till exempel verktyg så att man ser var folk håller hus.
– Chefen bör hålla koll på vilka den har träffat och vara aktiv med att söka upp sina medarbetare. För att utveckla bra relationer måste man fysiskt ses; tid, plats, arenor och kommunikation krävs. Jag tycker att man i flexkontoren där man inte har någon hemmazon ska försöka få till möte med medarbetarna åtminstone var fjortonde dag.
Man ska vara medveten om tycker Christina att de som sitter nära chefer lättare blir befordrad än den som sitter längre ifrån. Att ha kontakt har alltså flera aspekter – även möjlighet till karriär.
Modernt arbetsliv bygger på relationer. Till arbetsplatsen kommer man allt mer för att mötas, jobba gör man på andra platser.
– Jag tycker att det är ett problem att så många upplever att de inte får tillräckligt med lugn och ro runt omkring sig för att kunna arbeta koncentrerat.
Både Christina och Aram är överens om att förberedelserna inför ny kontorslösning är det viktigaste. Att ordentligt utreda behoven och funktionerna i verksamheten och ta reda på fakta – inte gå på känsla, vad man tror eller vad man tycker är fint.
Ekonomin är naturligtvis central när man övergår till flexibla kontor. Man får in fler personer på mindre yta, och kan öka och minska antalet arbetsplatser lätt.
– Men den vinsten äts lätt upp av den dyrare tekniken – det krävs ofta bättre och dyrare IT–lösningar för att det fungera över huvudtaget, säger Christina Bodin Danielsson.
Kontorstyper:
Cellkontor – eget rum i korridor.
Utmaning för chefen: att träffa medarbetarna.
Tips: Gå runt och hälsa
Fördel: lätt med förtroliga och sekretessbelagda samtal. Möjlighet till koncentration och ostört arbete.
Nackdel: Risk att missa en medarbetare som mår dåligt eller kör fast. Oflexibelt.
Delade rum:
Två – tre personer i samma rum
Utmaning för chefen: Att bryta barriärer. Chefen är i numerärt underläge när hen går in i rummet. Svårt att prata ostört med en enskild medarbetare, måste söka sig till annan plats.
Tips: Låt inte folk sitta för länge tillsammans i samma rum, ha rotation på medarbetarna. Denna kontorstyp är ju annars bra för både samarbete och trivsel.
Fördel: viss flexiblitet, möjlighet till samarbete i små grupper
Nackdel: risk för subkulturer och att grupper isolerar sig
Öppet landskap – litet till mellanstort:
Utmaning för samtliga: Ständigt tillgänglig kan betyda ständigt störd. Gäller chefer och centrala funktioner som it–stöd.
Tips: Hörlurar, möten i smårum, utvärdera och modifiera efterhand allt från möblering, till förhållningsregler.
Fördel: Du som chef är närvarande med eller utan strategi. Lätt till snabb kommunikation. Alla syns. Flexibilitet
Nackdel: Klagomål på ljud och problem att få jobba ostört, svårt med koncentrationen. Irritationer
(litet öppet landskap: 2–8, mellanstort 9–24, stort 25 och fler)
Flexkontor/aktivitetsbaserat kontor med eller utan hemmazon:
Utmaning för chefen: Att synas, att se alla och släppa kontrollen
Tips: Ha fasta tider eller dagar där hela teamet sitter ihop och jobbar.
Fördel: Flexiblitet och möjlighet att jobba ihop efter funktion. Att kunna välja arbetsplats efter arbetsuppgift. Man lär känna varandra i hela organisationen.
Nackdel: Kan upplevas otryggt och ovant, passar ofta inte alla avdelningar i en organisation.
//här kan du läsa mer om kontor på Aram Seddighs hemsida www.kontorslandskap.se//
