Kommunikativt ledarskap

Sedd av 10205

Catrin Johansson professor i organisationers kommunikation på Mittuniversitetet, skriver om kopplingen mellan kommunikativa ledare och friska arbetsplatser.

Senast ändrad 10:07, 9 Dec 2016

Forskning om kommunikativt ledarskap ger nya insikter för HR- och Kommunikationsavdelningar. Catrin Johansson ger en inblick i de positiva effekterna av att arbeta med kommunikativt ledarskap när det gäller medarbetares hälsa och engagemang, samt organisationers effektivitet och förändringsbenägenhet.

Text: Catrin Johansson, professor i organisationers kommunikation vid Mittuniversitetet

Kommunikativt ledarskap är ett begrepp som väcker allt större intresse. Många privata och offentliga organisationer använder det i syfte att utveckla sina ledares kommunikationsförmåga, engagera medarbetarna och skapa organisationer som når målen. Forskningen på området är ny, och hör till fältet organisationskommunikation, ett fält som är mycket outvecklat i Sverige och Europa, men stort i USA.

Ett tvåårigt forskningsprojekt om Kommunikativt ledarskap vid Mittuniversitetet som finansierades av KK-stiftelsen och ett antal privata företag: Norrmejerier, Saab, Sandvik, Spendrups, Volvo och Nordisk Kommunikation har nyligen avslutats. Det har gett viktiga kunskaper som är till nytta för såväl HR- som Kommunikationsavdelningar.

Forskning om ledarskap och kommunikation

Forskningen om ledarskap är enormt stor och svåröverskådlig, men bara en mindre del handlar om ledares kommunikation. Det beror på att ledarskap studeras av betydligt fler organisationsforskare än kommunikationsforskare. Organisationsforskare har studerat ledares egenskaper och stil, relationer med medarbetare och beteende. På senare tid har transformativt ledarskap, förmågan att genom olika beteenden framkalla förändring och utveckling hos medarbetarna varit särskilt framträdande i forskningen. Det organisationsforskarna ofta förbiser är att ledares agerar genom sin kommunikation. Observationer av chefer visar att de kommunicerar mellan 70 och 90 procent av sin arbetstid: i informella samtal, möten, telefon och e-post.

(1500)

Kommunikationsforskare har länge visat på kommunikationens viktiga roll för ledare. De ser att ledarskap utövas genom kommunikation och studerar kommunikationen mellan chefer och medarbetare. Detta synsätt får stöd av VD-ar och seniora ledare från alla branscher och länder, som konsekvent nämner ledarnas kommunikationsförmåga som en av de viktigaste förutsättningarna för att organisationer lyckas.

Den tidiga forskningen handlade om hur ledare påverkar medarbetare genom överföring av information och feedback, och utgår från en sändare-mottagare modell. Här studeras kommunikationen ofta i enkäter som fylls i av chefer och medarbetare.

Från 1980-talet och framåt har allt fler forskare tillämpat ett meningsskapande perspektiv, som innebär att ledare och medarbetare skapar mening i en dynamisk process där både ledare och medarbetare är aktiva medskapare och tolkar information och budskap på olika sätt.

Man har genom kvalitativa metoder som observationer och intervjuer i organisationer studerat hur kommunikationen fungerar i praktiken, till exempel hur ledare gestaltar budskap (framing) och använder berättelser för att skapa mening (sensemaking). Den här forskningen har varit viktig för att visa hur ledare och medarbetare skapar en gemensam förståelse av visioner, mål och förändringsinitiativ.[1]

(2859)

Kommunikativt ledarskap – ett nytt begrepp

Kommunikationens betydelse för ledare är alltså väl känd sedan länge. Vad är då nytt med begreppet kommunikativt ledarskap? Det har använts i drygt tio år av ett antal svenska organisationer som värderar ledares kommunikationsförmåga högt, där Volvokoncernen varit en föregångare. I dessa organisationer har ledarnas kommunikation utvärderats kontinuerligt i medarbetarundersökningar, och utifrån resultaten skapat utvecklingsprogram för sina ledare när det gäller kommunikation.

Det som är nytt är att begreppet lyfter fram hur ledare kommunicerar, och hur det kan kopplas till kommunikationsklimat, förändringsförmåga, och medarbetarengagemang i organisationer.

Alla ledare och chefer kommunicerar, men alla är inte kommunikativa. Kommunikativa ledare uppfattas som bättre på att kommunicera än andra ledare och chefer, och de har stort inflytande på medarbetarnas attityder, välbefinnande och prestationer. De är bättre på att motivera medarbetarna, lösa problem och konflikter och nå målen än ledare som inte är kommunikativa.

Begreppet kommunikativt ledarskap är också relaterat till begreppet Kommunikativa organisationer som används av Sveriges Kommunikatörer om organisationer där ledare och medarbetare är övertygade om att effektiv kommunikation skapar värde och är en avgörande konkurrensfaktor, kommunikativa effekter vägs in i beslutsprocesserna, allt fler medarbetare blir allt bättre på kommunikation, cheferna är föredömen inom kommunikation och kommunikatörer utgör en nyckelkompetens.[2]

Det stöds av forskning som visar att väl fungerande intern kommunikation i en organisation leder till:

· tillfredsställelse med arbetet

· högre produktivitet

· lägre sjukfrånvaro

· bättre kvalitet på varor och tjänster

· minskade kostnader

· högre grad av innovationsförmåga

Studier visar också att medarbetare som är mer nöjda med ledningens kommunikation i större utsträckning är lojala, och att närmaste chefens kommunikation, personlig feedback, och information om organisationen är viktiga för medarbetares identifikation med sina organisationer. Lojaliteten till organisationen har samband med hur organisationen fungerar. Det betyder att små förändringar av medarbetarnas prestation ofta påverkar organisationens finansiella resultat i stor utsträckning.

Därför är välutvecklade kommunikationsprogram viktiga för organisationers resultat, och många organisationer lägger allt mer vikt vid undersökningar och utvärderingar av sin kommunikation och utvecklingen av ”kommunikativa ledare”. Fram tills nu har dessa program dock inte studerats av forskare och ingen har tidigare definierat vad en ”kommunikativ” ledare är.

Kommunikativt ledarskap – en första definition

Utifrån tidigare forskning om ledares kommunikation tog vi fram en första definition av kommunikativt ledarskap:

En kommunikativ ledare engagerar medarbetare i dialog, ger och söker återkoppling, involverar medarbetare i beslutsfattandet, och uppfattas som öppen och närvarande.

Fyra förutsättningar på individnivå påverkar ledarens kommunikativa beteende: medvetenhet, kunskap, attityder och förmåga när det gäller kommunikation. Ledare som är medvetna om kommunikationens betydelse planerar i större utsträckning sin kommunikation. Kommunikationsförmågan är både relaterad till attityder, d.v.s. hur viktig ledaren anser kommunikationen är, vilken kunskapsnivå om kommunikation ledaren har, och vilken kommunikationsförmåga ledaren har i olika situationer.

Det är viktigt att betona att ledaren inte ensam kan påverka hur kommunikationen med medarbetarna fungerar. Kommunikation är en ömsesidig process där de som deltar har skilda förväntningar och gör olika tolkningar. Medarbetarna är i hög grad medskapare i konstruktiva samtal och utvecklingen av en gemensam förståelse. Båda parter har ansvar för hur de agerar utifrån sin förståelse av kommunikationen.

Kommunikationen påverkas även av den omgivande organisations­kulturen, kommunikationsklimatet och det sociala sammanhanget som både kan möjliggöra och begränsa ledarens kommunikation. Ett exempel är att en kommunikativ ledare som har en chef som inte är lika kommunikativ får begränsade möjligheter att själv förmedla budskap och information till sina medarbetare.

Resultat av kommunikativt ledarskap

Inom forskningsprojektet har vi analyserat hur de deltagande företagen mäter chefernas kommunikationsförmåga genom medarbetarenkäter, och hur resultaten kan knytas till andra områden som mäts i enkäterna. De här analyserna bekräftar tidigare forskningsresultat som visar att ledares kommunikation ger positiva effekter när det gäller förändringsbenägenhet, ökat medarbetarengagemang, och effektivitet i organisationen. Vi ser också att ledare och medarbetare är övertygade om hälsoeffekterna av kommunikativa ledare. Kommunikativt ledarskap ger friskare arbetsplatser.

Utvecklingen av kommunikation som en strategisk ledningsfunktion har gått snabbt de senaste tio åren, men resultaten i projektet visar att kopplingarna mellan kommunikation och resultat på organisationsnivå kan utvecklas ytterligare.

Det kan med fördel göras genom utvärderingar av kommunikativt ledarskap och analyser av samband mellan resultaten när det gäller kommunikativt ledarskap och andra resultat på enhets- och organisationsnivå.

Arbeta med kommunikativt ledarskap i din organisation

Kommunikativt ledarskap kan med fördel integreras i annat ledarutvecklingsarbete i organisationen. Ett första steg är att bestämma målen med det arbetet utifrån den ledarskapsmodell och de värderingar som organisationen har. Det arbetet kan i och för sig innebära att ledarskapsmodellen behöver utvecklas för att kunna omfatta kommunikativt ledarskap. Ett andra steg är att se över hur ledarskap och kommunikation mäts och utvärderas. Det kan handla om medarbetarundersökningar, och de frågor som finns med i enkäter, men även om 360 graders feedback, utvecklingssamtal, och andra former av uppföljningar av ledarskap i organisationen. Det tredje steget är att fundera över vilka former för stöd och utveckling av chefers kommunikationsförmåga i form av coachning, kurser och program som behövs.

Nyckelfrågor och utmaningar

Det finns några nyckelfrågor, som samtidigt innebär utmaningar när det gäller att arbeta med kommunikativt ledarskap. Den första är att ledarskapsutveckling traditionellt är en HR-fråga, medan kommunikation traditionellt är en fråga för Kommunikations­avdelningen inom organisationen.

Kommunikativt ledarskap handlar om ledares kommunikation och för att framgångsrikt arbeta med det krävs såväl kompetens om ledarskap som om kommunikation. Det innebär att HR och Kommunikation behöver samarbeta både kring hur kommunikativt ledarskap utvärderas och hur modeller för att utveckla det ska se ut.

Utmaningen består i att tänka om ledarskapsprogrammen så att kommunikation integreras i dem, i stället för att lägga till ”moduler”. Ledarskap handlar om att leda genom kommunikation, det är inte något som ledare gör utöver att leda.

Den andra nyckelfrågan är kompetensutveckling. I vissa organisationer – de ”kommunikativa” – ser man kommunikation som en ledningsfråga, i andra organisationer har kommunikations­funktionen en mer operativ och producerande roll. Det är viktigt att se till att det finns rätt kompetens för att arbeta med och utveckla kommunikativt ledarskap.

Forskningen i framtiden

Mer forskning om kommunikativt ledarskap behövs. Resultaten av att arbeta med kommunikativt ledarskap har hittills inte studerats tillräckligt, och det skulle vara intressant att jämföra kommunikativt ledarskap med andra nyckeltal och typer av mått som följs upp regelbundet. Exempel på sådana är sjuktal, kvalitet, kostnader och intäkter. En annan intressant forskningsfråga är hur chefers kommunikationsförmåga bäst kan utvecklas. För att kunna göra det behöver man studera chefer i deras vardagssituationer, där de utövar sitt ledarskap i praktiken.

Referenser

Johansson, Catrin (2003). Visioner och verkligheter. Kommunikationen om mål och strategier i ett företag. Uppsala: Uppsala universitet.

Johansson, Catrin och Heide, Mats (2008). Kommunikation i förändringsprocesser. Malmö: Liber.

Läs mer

Alla rapporter från projektet finns att ladda ner via: www.miun.se/core

[1] Johansson (2003); Johansson & Heide (2008)

[2] www.sverigeskommunikatorer.se

Skrivet av Catrin Johansson

up 453