Flexkontor – kreativt eller ensamt?

Sedd av 1735

Chefstidningen. Aktivitetsbaserade flexkontor har slagit igenom på bred front. Ny forskning visar vad du som chef behöver tänka på i det nya landskapet.

Senast ändrad 10:01, 27 Feb 2019
Foto: Mathias Blom / The Happy Creative.

Mitt i Vasakronans kontorslandskap står ett lusthus. Det är genomborrat av hål, inrett med en turkos tygsoffa och ett runt bord i samma nyans. Bakom det tittar ett till synes ordinärt landskap med skrivbord och gröna växter fram. Men skenet bedrar – eller snarare ljudet.

– Här har vi ljudberikning, ett ”white noise” som susar i luften. Det gör att distraktionsexponeringen går ner radikalt. Du hör andra prata, men du hör inte vad de säger om de inte sitter inom sju meter, berättar Vasakronans kommunikationschef Peter Östman som visar runt i lokalerna.

White noise, på svenska vitt brus, är en jämn ljudmatta som har börjat användas på vissa arbetsplatser för att maskera störande kontorsljud. Effekten blir en dämpad upplevelse av samtal och tangentbordsknapprande; själva bruset är knappt märkbart.

Ljudberikningen är bara ett av många futuristiska drag på Vasakronans huvudkontor i centrala Stockholm. Totalt finns 35 olika arbetsmiljöer att välja på för de knappt 200 medarbetarna, utspridda över 2500 kvadratmeter. Medarbetarna kan ha möten i färgstarka grupprum, diskutera med kollegor i en växtbeklädd växthuskonstruktion eller arbeta vid en vanlig skrivbordsgrupp. De kan sitta i en soffa eller fåtölj, i ett avskilt rum eller en tyst zon. Eller helt sonika smita in och sätta sig i en ficka i väggen. På ett par olika platser finns låga, vita garderobsmoduler där medarbetarna kan förvara sina saker. Ingen, inte ens cheferna, har egna arbetsplatser.

– En sådan här miljö påverkar hur ledarskapet gestaltas. Du kan inte se vem som är chef. Alla privilegier försvinner, ingen har mer än någon annan, säger Peter Östman.

Vasakronan flyttade hit 2012. I en allt mer komplex och föränderlig omvärld där varje yrkesroll kräver flera kompetenser och arbetssätt behövs en fysisk miljö som stödjer det, förklarar Peter Östman.

Innan han kom till Vasakronan arbetade han i ett klassiskt öppet kontorslandskap med fasta platser. Varje eftermiddag satt han kvar och jobbade extra efter att kollegorna hade gått hem, eftersom han stördes av deras prat på dagarna.

– Den vanliga öppna kontorslösningen med fasta platser är dålig för alla. Man kan inte koncentrera sig och inte gå undan. När jag behöver jobba fokuserat här så går jag och sätter mig i ett tyst rum.

 

PETER ÖSTMAN ÄR INTE ensam om sina erfarenheter. Susanna Toivanen, arbetslivsforskare med fokus på kontorsutformning, konstaterar att medelstora kontorslandskap är den sämsta kontorstypen när det kommer till hälsa, trivsel och arbetstillfredsställelse. Problemen är buller, bristande tillgång till avskildhet och alltför få smårum att dra sig undan till.

– Forskningen har tydligt visat att kontorslandskap inte är framtidens arbetsplats. Det är för mycket störningar i dem. Dessutom drar kontorslandskapet inte nytta av den digitala utvecklingen och möjligheten att arbeta på olika platser, säger Susanna Toivanen.

Studier som pekar på nackdelar med kontorslandskap har funnits i decennier. Nyligen kom till exempel en Harvard-studie som visade att interaktionerna ansikte mot ansikte minskade med 73 procent vid en flytt från cellkontor till kontorslandskap. I stället ökade användningen av mejl och chattprogram.

Ändå har kontorslandskapen blivit vanliga – inte minst av kostnadsskäl. Enligt vissa beräkningar kan de minska lokalkostnaderna med upp till hälften.

 

MEN 2010 HÄNDE NÅGOT. Då arbetade Susanna Toivanen på byggföretaget ncc, där hon forskade om framtidens kontor. Plötsligt började människor från kontorsbranschen ringa henne. De ville att hon skulle komma och berätta om ett nytt och snabbt växande fenomen: aktivitetsbaserade flexkontor. 

– Det aktivitetsbaserade flexkontoret blev ett buzzword. Det var lite som en masspsykos ett tag, ingen nyanserad diskussion. Den som föreslog något annat ansågs vara mossig.

Konceptet utgår från ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Idén är att arbets-miljön ska vara anpassad till olika typer av arbetsuppgifter snarare än att medarbetarna ska anpassa sig till miljön.Både flexkontor och kombikontor kan vara aktivitetsbaserade, påpekar Susanna Toivanen. I kombikontoret har medarbetarna en fast plats att utgå från, till skillnad från i flexkontoret där alla får hitta en ny arbetsplats varje dag. 

Men det är det aktivitetsbaserade flexkontoret som nu slagit igenom på bred front. Det är indelat i zoner med olika typer av arbetsmiljöer för olika typer av aktiviteter. Personal sitter inte nödvändigtvis med kollegor från samma avdelning, och chefer kanske inte ser sina medarbetare på hela dagen.

Enligt Susanna Toivanen drivs utvecklingen på av digitaliseringen och det allt mer gränslösa arbetslivet. 

– Du kan sitta i cellkontor och ändå arbeta aktivitetsbaserat: i kafferummet, ute hos en kund eller i parken.

Utöver att flexkontoret förmodas passa bättre i det moderna arbetslivet anger många företag och myndigheter att de vill skapa ökad interaktion mellan medarbetarna. Utan fasta platser kommer nya möten att uppstå och en mer kreativ, smart organisation skapas, menar förespråkarna. 

Men blir det verkligen så?

Sommaren 2018 avslutades ett stort forskningsprojekt vid Trafikverket. Då hade forskare vid Högskolan i Gävle under tre år följt 500 anställda som gick över från cellkontor och kontorslandskap till aktivitetsbaserade flexkontor.

Gävleforskarna undersökte totalt fyra kontor. På tre av dem minskade den upplevda produktiviteten efter kontorsbytet. 

– Det som hade störst betydelse för produktiviteten var hur tillfredsställda medarbetarna var med tillgången till avskildhet. Vi såg att kommunikationen på arbetsplatsen inte var den viktigaste aspekten för självskattad produktivitet, utan det var viktigare att kunna koncentrera sig, säger Helena Jahncke som är docent i arbetshälsovetenskap och ledde studien.

När forskarna mätte medarbetarnas prestation i olika miljöer såg de att prestationsnivån generellt följde ljudnivån. Ju tystare, desto bättre prestation. Dessutom påverkades medarbetarnas uppfattning av sina chefer och sitt sociala sammanhang av den nya miljön. Upplevelsen av att tillhöra en gemenskap gick ner efter flytten till aktivitetsbaserat flexkontor. 

På två av kontoren upplevde medarbetarna också mindre av relationsinriktat ledarskapsbeteende från sina chefer, något som skulle kunna kopplas till att medarbetarna är mer utspridda på olika arbetsytor än tidigare, tror Helena Jahncke. Detta kan leda till mindre utrymme för informellt småprat och färre möjligheter för cheferna att fånga upp medarbetarnas mående.  

– Vi vet att det är viktigt att chefen är social och visar omtänksamhet för att medarbetarna ska må bra. Resultaten ger en signal om att chefer kan behöva jobba extra med de aspekterna i ett aktivitetsbaserat flexkontor.

Flera psykosociala aspekter påverkades dock inte alls av bytet. Direkt efter flytten upplevde medarbetarna högre stressnivåer, men de återgick med tiden till ungefär samma nivåer som innan flytten.

 

DET AKTIVITETSBASERADE flexkontoret tycks dock passa olika bra för olika grupper av anställda. Våren 2018 kom en forskningsrapport från Umeå universitet som visar att kontorstypen fungerar bäst för dem som ofta behöver diskutera frågor med kollegor, eller har väldigt varierande arbetsuppgifter. Inte minst chefer, som ofta har just den sortens arbetsuppgifter.

Arbetslivsforskaren Susanna Toivanen får många mejl från oroliga chefer som står inför en flytt till ett nytt, aktivitetsbaserat flexkontor. Medarbetarna är ofta emot förändringen. 

Hon brukar svara att hon förstår chefens oro. Men samtidigt behöver vi lyfta blicken, menar hon. Världen förändras och lokalerna ska fungera under många decennier framöver. 

– Under en vanlig vecka sitter folk knappt halva tiden vid sina skrivbord. Ur ett hållbarhetsperspektiv är det ganska alarmerande. Ska vi belysa, ventilera och värma upp arbetsplatser och så sitter ingen där? Rummet behöver inte stå och vänta på mig. Jag får ett när jag behöver.

För några år sedan kunde hon få uppgivna samtal från anställda och chefer. Var de en kvart sena på morgonen fick de den sämsta arbetsplatsen, eller i värsta fall ingen alls. Den typen av samtal får hon inte längre.

Däremot behöver många chefer fortfarande omformulera sitt uppdrag i samband med en kontorsförändring.

– Chefer kan säga: ”Jag vet inte vad min roll är i det nya kontoret. Alla är så självgående, jag vet inte ens var de sitter!” Vi som ledare har förlorat den visuella kontrollen och behöver hitta nya kanaler för kontakt, inte minst för mer informell kommunikation.

Den vardagliga dialog som tidigare kunde äga rum på en gemensam kafferast får i allt högre grad ske på andra sätt. Kanske via ett chattprogram eller regelbundna träffar med medarbetarna. Eller genom någon ny sorts digitala appar för informella möten, föreslår Susanna Toivanen. Den digitala utvecklingen går snabbt.

 

MEN KAFFE MÅSTE ALLA HA, fortfarande. På Vasakronans huvudkontor är kaffemaskinen placerad bakom receptionen, riktad ut mot en del av flexlandskapet. En grupp medarbetare står och pratar medan maskinen maler bönor. Någon skrattar högt. Begreppet cellkontor kan urskiljas ur konversationen.

I ett sådant vill inte Stina Carlson, chef för koncerncontrolling på Vasakronan, sitta. 

– Jag är väldigt social och tror det är en stor fördel att vara med och höra vad som händer, vad andra pratar om, eftersom det också påverkar ekonomiavdelningen. Många ekonomiavdelningar blir lite undanskuffade. Det här är mycket roligare och kunskapsutbytet är en enorm fördel.

Stina Carlson börjar vanligtvis arbetsdagen med att checka in i en app som visar var i kontoret hon befinner sig. Därefter brukar hon sätta sig i den mer pratsamma mittendelen av kontoret för att läsa mejl och gå igenom dagen, som till stor del består av möten. Någon egen dator behöver hon inte bära runt på eftersom det vid varje arbetsplats finns skärm och hårddisk; det är bara att logga in.

Kommunikationschefen Peter Östman tycker att hans roll har förändrats efter flytten till det nuvarande flexibla kontoret. Han träffar inte alltid sina medarbetare, utan behöver lita på att de till stor del leder sig själva. I stället är det andra aspekter av ledarskapet som blivit viktiga.

– Det som överraskade mig var att jag behövde jobba mer med det sociala, snarare än att leda och bestämma. Och det är en prestige man måste släppa. 

Att konceptet sparar pengar är mest en skön bonus, tycker Peter Östman. Efter flytten halverades Vasakronans lokalhyra. Tidigare stod många skrivbord tomma. Ett aktivitetsbaserat flexkontor kan passa de flesta, så länge kontoret utformas på rätt sätt med tillräckligt många miljöer och arbetsstationer, tror han. 

 

ALLA HÅLLER DOCK INTE MED. När DO flyttade till nya lokaler 2016 valde myndigheten aktivt att fortsätta med cellkontor. Diskrimineringsombudsmannen Agneta Broberg tycker att varje chef bör utgå från den egna, aktuella verksamheten.

– DO är en kunskaps- och expertmyndighet. I så gott som alla medarbetares arbetsuppgifter ingår att läsa in, analysera och producera underlag, vilket kräver eget arbete och koncentration.

Medarbetarna önskade sig varken öppna landskap eller aktivitetsbaserade lösningar, enligt Agneta Broberg. Ändå möttes hennes beslut med oförståelse av personer utanför myndigheten.

– Jag fick kritik för att vara omodern och inte hänga med i utvecklingen.

Vasakronan kan inte anklagas för att inte hänga med i utvecklingen. Faktum är att de redan är inne på nästa stora trend: Coworking. Det innebär att flera företag delar på samma kontorsyta och tecknar medlemskap i stället för hyreskontrakt. Medlemmarna slipper binda upp sig på långa hyreskontrakt och behöver inte heller investera i saker som möbler, kaffemaskiner och teknik. 

Nästa år flyttar Vasakronan till ett kontor i direkt anslutning till en egen coworkingarena. Spännande, tycker Peter Östman.

– Då ska vi testa en lösning där vi delar ännu mer. Vi kommer ha vårt eget kontor men samtidigt ha tillgång till resurserna på coworkingarenan. 

up 171