Experterna svarar: Så bygger du den bästa ledningsgruppen

Sedd av 638

Chefstidningen. Det finns många sanningar om hur ledningsgrupper ska se ut. Vi bad några experter ge sin syn på saken.

Senast ändrad 07:57, 16 Mar 2021
Foto: Privat/Getty Images.
Vi bad tre experter om råd. Hur får man ledningsgruppen att bli en kreativ kraft? Från vänster Maria Tornberg, Antoni Lacinai och Ulric Rudebeck.

Ulric Rudebeck, ledarskapkonsult och författare:

 

Vilka ska vara med i ledningsgruppen?

– Ledningsgruppen ska optimera förutsättningarna för effektivt arbete i den operativa verksamheten och fatta strategiska beslut för långsiktig överlevnad. Därför ska i första hand de vara med som säkrar genomförandet. De som har mandat att omvandla beslut till verkställighet. 

En reservation: Vill chefen ta alla beslut själv och ha en rent rådgivande grupp gäller det att ha med kloka personer som kan mycket. 

Hur många ska vara med?

– Tidigare sa man att antalet inte spelar någon roll, att det kan hanteras med formalia och arbetsformer. Numera vet man att det helt avgörande är dynamiken. Jag skulle säga från några stycken till bortemot tio, sedan blir det svårt. Nyckelfaktorn är tilliten. 

Hur ofta ska vi mötas?

– Hårt operativ verksamhet med snabba processer kan behöva mötas ofta, andra mer sällan. Vanligt är att dela på operativa och strategiska möten. De första är varje eller varannan vecka, de senare någon gång i månaden, upp till en gång i kvartalet. 

Hur skapar jag energi och kreativitet i gruppen?

– På samma sätt som i alla grupper: bra ledarskap som hjälper alla att bidra med sitt absolut bästa. Specifikt för ledningsgrupper är att det ofta är personer med starka drivkrafter och en hel del ego. Det gör att man måste komma överens – inte bara med ord utan med hjärtat – om roller och spelregler. Om inte alla vet och accepterar varför man är där når man aldrig längre än till konfliktfasen, med en effektivitet på 25 procent eller mindre.

Ledningsgruppens allra viktigaste uppgift är att skapa en ledarskapskultur av verkställighet och transparens.

Vad gör jag om det inte funkar?

– Pratar om det. Det kräver ett gott ledarskap och vuxna människor i rummet. Professionella ledningsgrupper har en rutin för konflikthantering, som vem som helst kan utlösa. Se upp med auktoritärt ledarskap som kör över och med agilt som går över i låt gå. Man kommer aldrig runt ledarskapet. 

 

Antoni Lacinai, expert på arbetsplatskommunikation, föreläsare, författare och coach:

 

Vilka ska vara med i ledningsgruppen?

– Det brukar oftast vara titlarna som bestämmer det. Om det är effektivt avgörs av hur mycket gemensamt personerna har med varandra och hur de hjälper varandra att nå målen. I större företag har koncernchefen en ledningsgrupp med cheferna från varje affärsområde plus några stabschefer. Det finns också en prestige i att vara med.

Hur många ska vara med?

– Ju färre desto bättre. Jag ser ibland så kallade ”utökade” ledningsgrupper med 15–20 personer. Vad de gör då är jag ytterst osäker på.

Hur ofta ska vi mötas?

– Vissa träffas en gång i månaden och det tycker jag låter rätt lagom för många. Frekvensen beror i och för sig helt på syftet med ledningsgruppen. Ju mer taktiskt, desto oftare.

Hur skapar jag energi och kreativitet i gruppen?

– Det här är en nyckel. Att bara fokusera på effektivitet är endimensionellt. Vi behöver energi också. Det är när vi har båda som magin händer.

Skapa ett gemensamt syfte som alla skriver under på. Involvera istället för att bara informera. Hitta sätt att hjälpa varandra. Allt detta ger energi. 
Kreativa workshops är en bra väg. Master Mind-metodiken en annan – där varje deltagare får en mini-gruppcoaching på ett dilemma. På det viset nyttjar ni den kollektiva intelligensen. Det är mycket bättre.

Vad gör jag om det inte funkar?

– De sämsta grupperna är en samling människor som befinner sig på samma ställe med väldigt lite gemensamt. Jag coachade en chef som hade det så. Han avskaffade hela ledningsgruppen och tog samtal individuellt. Det blev mycket bättre för alla. Det är skillnad på en grupp och ett team. Det borde heta “ledningsteamet” istället.

Vad mer: Har du bara avrapporteringsmöten? Tråkigt! Ändra form. Om det är osämja i gruppen: Medla och jobba på kulturen. Termen "psykologisk trygghet" är viktig. Om ni är i en miljö där ni känner er trygga är det mycket lättare att lyfta saker medan det skaver, och innan det blir ett sår. Går det för långt måste ni byta ut någon. Annars förstör man för alla.

Maria Tornberg, forskare och konsult:

 

Vilka ska vara med i ledningsgruppen?

– Ledningsgruppens viktigaste uppgift är att få ut information och beslut i organisationen. Hela vägen – utan att det omtolkas på vägen - och det är en utmaning. Man bör komma ifrån att det hänger ihop med titel. Det viktiga är att hela organisationen är representerad i ledningsgruppen  

Hur många ska vara med?

– Med hänvisning till mitt förra svar kan ledningsgrupper bli ganska stora, för de flesta organisationer idag är komplexa. Och ledningsgruppen ska spegla verksamheten. Och det finns ingen forskning idag som visar att det där gamla – om max sex stycken – stämmer. Tvärt om blir stora ledningsgrupper ofta mer dynamiska och forskning visar att om de som sitter i ledningsgruppen är olika varandra gör organisationen bättre resultat.

Hur ofta ska vi mötas?

– Det beror på vilken typ av verksamhet det är, och hur verksamheten ser ut geografiskt. Men oavsett frekvens är det viktigt att ledningsgruppsmötena är strategiska. De ska vara väl förberedda och hållas ganska korta. Man behöver sortera ut vilka frågor som verkligen hör till ledningsgruppsmötena. En del av mötena kanske borde kallas marknadsmöte, budgetmöte eller inköpsmöte istället.

Hur skapar jag energi och kreativitet i gruppen?

– Det gamla, traditionella, sättet att tänka är att man ser på ledningsgruppen som andra grupper. Men en ledningsgrupp är per definition ingen grupp, det är ett beslutsforum. Det som är viktigt är att det finns en tydlig struktur, då blir man trygg och på det sättet får man engagemang. Ofta har man även en annan ledarroll på arbetsplatsen, men i ledningsgruppen företräder man inte sin egen del av verksamheten, utan helheten.

 Vad gör jag om det inte funkar?

– Man kommer tillbaka till samma svar, fast omvänt. Då behöver jag fundera på vad vi har för struktur. Kommer alla till tals? Hur får vi ut informationen i organisationen? Vet alla att de ska ha ett helhetsperspektiv?  Och vet de om att de måste stå bakom besluten oavsett vad de tycker? Om inte alla står bakom besluten framstår ledningsgruppen som otydlig.  

Texter: Anna Falk

 

LÄS MER OM HUR DU FÅR LEDNINGSGRUPPEN ATT BLI EN KREATIV KRAFT!

Hur man får en jämställd ledningsgrupp? Bara gör det!

Låt medarbetarna ta plats i ledningsgruppen

Använd tester för att skapa samhörighet i ledningsgruppen

 

up 36