Arbetsgrupper: Hur många är för många?

Sedd av 1282

TEMA Stora arbetsgrupper sliter på både chefer och andra. Allt fler vill nu se ett maxtak för antalet medarbetare per chef.

Senast ändrad 11:48, 23 Apr 2019
Framför allt är det verksamhetsnära chefer som har stora arbetsgrupper. Illustration: Jenny Sjödin

Tillit, engagemang och fokus på medborgarna. Det var motton i den nya ledningsfilosofi som Söderhamns kommun införde 2016. 

Som en del av det nya arbetssättet beslutades att alla chefer skulle ha så kallade dialogsamtal med medarbetarna varje månad, och inte enbart medarbetarsamtal en gång om året. 

Bra, tyckte de flesta av kommuncheferna. Men det fanns en hake: Många chefer hade ansvar för uppåt 50 anställda, och var redan högt belastade. Hur skulle de hinna ha samtal med alla medarbetare så ofta?

– Alla förstod att det var rätt väg att gå, det måste finnas tillfällen för avstämning och coachning. Men cheferna med 50 underställda medarbetare fick stora skälvan, säger Birgitta Löjdström, som då var chef för kommunens hemtjänst och vård- och omsorgsboenden.

Två av de chefer som hon själv ansvarade för gick in i väggen efter att den nya ledningsfilosofin infördes.

– Orsaken var de stora arbetsgrupperna. De var duktiga människor med höga prestationer som nu dessutom
fick krav på sig att ha regelbundna dialogsamtal med alla medarbetare. Det bidrog till att bägaren rann över, säger Birgitta Löjdström.

Hemtjänstchefen Katarina Eriksson hade som flest 45 medarbetare. Varje dag var det 19 personer som efter morgonmötet skulle ut till brukare och vård-tagare runt om i kommunen.

– Det var en rent akutstyrd verksamhet. Jag hann inte se medarbetarna, och upplevde att jag varken hade tid att vara stödjande eller coachande, säger Katarina Eriksson.

Erfarenheterna som hon och Birgitta Löjdström har är inte unika. Ett stort antal underställda medarbetare är vanligt framför allt inom skola, vård och omsorg. Ofta är det första linjens chefer, alltså de närmast medarbetarna, som drar det tyngsta lasset. I skl-rapporten ”Sveriges viktigaste chefsjobb” framgår att första linjens chefer inom förskolan hade ansvar för i snitt 70 medarbetare år 2016. I vård och omsorg låg snittet på drygt 30 medarbetare. 

Men variationen är stor. Att som chef inom hemtjänsten ansvara för 50 medarbetare eller ännu fler är inte ovanligt.

Att det påverkar cheferna vet Linda Corin, filosofie doktor i arbetsvetenskap och utvecklingsledare för organisatorisk och social arbetsmiljö vid Institutet för stressmedicin i Göteborg. Hon forskar om chefer i offentlig sektor och hur deras organisatoriska och sociala arbetsmiljö ser ut. Generellt är den rätt tuff, med hög arbetsbelastning och olika målkonflikter.

Antalet medarbetare per chef – det som i forskarkretsar kallas kontrollspann – och hur detta påverkar chefsarbetet är en av faktorerna som Linda Corin och hennes kollegor tittar på. 

– Stora arbetsgrupper ökar arbetsbelastningen, skapar splittring i arbetet och slitningar mellan olika ansvarsområden. Forskning visar också att stora arbetsgrupper påverkar stressnivån och minskar arbetstillfredsställelsen, säger hon.

Det är inte bara chefen som påverkas av en stor arbetsgrupp, utan även medarbetarna. Personalomsättningen ökar, liksom antalet olyckor och andra incidenter i verksamheten. Det blir svårare att bygga en god relation med chefen, vilket kan skapa missnöje. Och problem som uppstår kring exempelvis arbetsfördelning får personalen ofta lösa själva.

Linda Corin och forskarkollegan Anna Cregård publicerade nyligen en studie om varför chefer i offentlig sektor väljer att sluta. Den visar att antalet medarbetare ligger i topp tre bland faktorer som påverkar om en chef funderar på att lämna sitt jobb eller inte.

– Arbetsgruppens storlek är också något som chefer verkligen tar med i beräkningen när de letar efter nya jobb, säger Linda Corin.

Hur många medarbetare är det då rimligt att ha som chef? På den frågan finns inget glasklart svar i forskningen. En mängd omständigheter spelar in: Hur samlad eller splittrad enheten är rent geografiskt, hur stödfunktionerna fungerar och vilka medarbetarna är. Erfarna och självständiga medarbetare som alla jobbar med ungefär samma sak underlättar ledarskapet även i en stor grupp, jämfört med arbetsgrupper som består av oerfarna medarbetare med vitt skilda arbetsuppgifter.

– Generellt närmar det sig dock något slags tak runt 30–35 medarbetare. Det är vad en chef kan förväntas hinna med på en årsarbetstid. Men det är snällt räknat, säger Linda Corin.

I Söderhamn gjorde införandet av den nya ledningsfilosofin att chefernas situation gick från svår till ohållbar.

– Vi visste redan innan att många chefer hade för många medarbetare. Nu gick det så långt att vi behövde ta upp det politiskt, säger Birgitta Löjdström, då chef för kommunens hemtjänst och vård- och omsorgsboenden.

En inventering av antalet medarbetare visade att ett stort antal chefer hade ansvar för mer än 30 personer. Flera hade uppåt 50 medarbetare under sig. Sjukskrivningstalen var också mycket höga bland både chefer och medarbetare. 

Det fattades då beslut om ett maxtak på mellan 25 och 30 medarbetare per chef i hela kommunen, och verksamheterna fick ett tillskott av pengar till fler chefstjänster.

Sedan gick allt snabbt. Inom loppet av ett halvår rekryterade Birgitta Löjdström fem chefer till vård- och omsorgsboendena och två chefer till hemtjänsten. Samtidigt omorganiserades hemtjänsten, så att ansvarsområdena delades upp mellan chefer. 

Katarina Eriksson, enhetschef inom hemtjänsten i Söderhamn, gick från att som mest ha 45 medarbetare till 24. Tidigare hade hon ansvar för tre arbetslag. Ett av dem fick hon lämna över till en kollega.

– Det är en otroligt stor skillnad. Nu är jag tillsammans med personalen på ett helt annat sätt och kan fokusera på verksamheten. Det blir också mer stimulerande för mig, säger Katarina Eriksson. 

Hon hinner också ha regelbundna dialogsamtal med medarbetarna, och kan vara mer stödjande och coachande än tidigare.

Men kostnaden då? Sju nya chefer till hemtjänst och vård- och omsorgsboenden – det måste ha blivit dyrt?

– Javisst, det blev dyrt. Kostnaden för en chef är ungefär 800 000 kronor på ett år. Men det kostar också att ha chefer som inte orkar med sina uppdrag. Då får vi heller ingen bra verksamhet, säger Birgitta Löjdström, som i samband med omorganisationen delvis bytte ansvarsområde och i dag är verksamhetschef för hemtjänst och hemsjukvård.

Och frågan är hur hög kostnaden egentligen är jämfört med andra verksamheter. För det finns ännu en aspekt av frågan: Kön.

De sektorer där majoriteten av de anställda är kvinnor – som skola, vård, omsorg – är också de där cheferna har flest underställda medarbetare. 

Klara Regnö forskar inom genus, organisation och ledning vid Mälardalens högskola. Hon har bland annat skrivit forskningsrapporter åt Arbetsmiljöverket om hur personalgruppens storlek påverkar chefer i välfärdsyrken.

Enligt Klara Regnö är det inte en slump att arbetsgrupperna är så stora just i kvinnodominerade yrken.

– Det är ett uttryck för ojämställda arbetsvillkor, där det arbete kvinnor gör över lag värderas lägre än det arbete män gör. De här cheferna har ofta hög utbildning, lång erfarenhet, stort ansvar och samtidigt lägre löner än chefer i andra delar av arbetsmarknaden. Skillnader i arbetsgruppstorlek visar, på samma sätt som löneskillnader, hur arbetsmarknaden ordnas efter kön.

Ett skäl till detta är att det arbete som utförs inom kvinnodominerade yrken ofta är svårt att kvantifiera, enligt Klara Regnö. Bristande resurser ger mer synbara effekter på en verksamhet som snöröjning: Vägarna snöar igen. Att det saknas chefer eller andra organisatoriska förutsättningar i vård och omsorg är inte lika synligt.

När det ska göras neddragningar är det svårt för politiker att motivera att personal närmast brukare och medborgare försvinner. 

– Då drar man i stället ner på antalet chefer eller andra administrativa tjänster, säger Klara Regnö.

Men det ser ut att vara en vändning på gång. Intresset för arbetsgruppers storlek växer, något som bland annat det så kallade Chefios-projektet bidragit till. Det pågick mellan 2008 och 2014 som ett samarbete mellan Göteborgs universitet och ett antal västsvenska kommuner, med fokus på forskning om chefer i kommunala förvaltningar. 

En slutsats var att chefernas villkor och arbetssituation genomgående var sämre i kvinnodominerade verksamheter. En annan att antalet medarbetare var en viktig faktor för arbetssituationen. 

Resultaten fick god spridning, och sedan dess har flera offentliga arbetsgivare uppmärksammat problematiken. skl-rapporten ”Sveriges viktigaste chefsjobb” visar att första linjens chefer i kommunal verksamhet i snitt hade färre medarbetare 2016 jämfört med 2012. Vissa arbetsgivare, som Söderhamns kommun och Västra Götalandsregionen, har infört maxtak.

Den ökade medvetenheten har delvis förändrat chefers förutsättningar, enligt Lotta Dellve, professor i arbetsvetenskap vid Göteborgs universitet och en av forskarna i Chefios. Tidigare kunde man tydligt se negativa effekter hos chefer som hade fler än 30 medarbetare. Nu har många organisationer blivit bättre på att stötta cheferna, exempelvis genom utökade stödfunktioner eller delat ledarskap. Det gör att nya studier inte lika tydligt visar att det är sämre med fler än 30 medarbetare. 

Rent förnuftsmässigt är det dock tveksamt om en chef kan ha en relation med fler anställda än så, resonerar Lotta Dellve.

– Det kräver väldigt mycket av både chefen och medarbetarna.

Är tiden inne för ett maxtak i välfärden? 2017 rekommenderade en regeringsutredning just det. ”Ett nationellt mål om genomsnittligt antal medarbetare per chef bör uppnås. Med stöd av nuvarande kunskapsläge bör målvärdet vara 30 medarbetare per chef år 2028” slog utredaren Susanne Rolfner Suvanto fast i utredningen Läs mig! Nationell
kvalitetsplan för vård och omsorg för äldre personer.

Linda Persson Melin, chefs- och ledarskapsstrateg på skl, tror dock inte att ett maxtak är en bra lösning. Varken hon eller skl vill se ett sådant maxtak.

– Jag tycker att det är bra att man har satt frågan under lupp, men jag tror inte att ett normtal kan gälla för alla verksamheter. Det är inte så enkelt att bara för att arbetsgruppen har färre än 35 medarbetare så blir allt bra.

Det viktiga är att titta på helheten, menar Linda Persson Melin. Exempelvis vilken erfarenhet medarbetarna har, och vilket stöd chefen kan få med administration och personalfrågor. Man måste också se till chefens individuella förutsättningar.

– Om en chef slutar och det kommer in en ny så är det inte säkert att den nya personen ska ha samma antal medarbetare som den gamla. Det är viktigt att hela tiden prova nya sätt att organisera verksamheten. Vi behöver mer flexibla organisationer, och frågan är om fler chefer bidrar till att uppnå detta.

På åttiotalet skrev sas-vd:n Jan Carlzon storsäljaren Riv pyramiderna! där han förespråkade platta organisationer utan hierarkiska strukturer. Det startade en trend mot färre chefer, och att det nu kommer krav på fler chefer är en förhastad motreaktion, enligt Linda Persson Melin.

– Har vi glömt alla negativa effekter de hierarkiska organisationerna gav? Tanken var till exempel att det skulle bli lättare att kommunicera.

Akademikerförbundet SSR tror dock på ett maxtak, en fråga de driver i samverkan med arbetsgivarens parter. Helst bör ingen chef ha ansvar för fler än 20 medarbetare, enligt förbundets chefsstrateg Hanna Broberg. I den medlems-
undersökning som gjordes under hösten kunde förbundet se att det gick en skärningspunkt just där.

– Över den gränsen blir chefer mer stressade, sover sämre och är mer missnöjda med sin lön, eftersom de tycker att de är felaktigt värderade i förhållande till sitt tunga jobb. Stora arbetsgrupper ger även negativa effekter på medarbetarna, säger Hanna Broberg och påpekar att det främst är första linjens chefer som behöver få bättre förutsättningar och bli fler. Inte de i toppen.

Akademikerförbundet ssr:s undersökning visar även att det bland chefer med ansvar för fler än 20 medarbetare är dubbelt så vanligt med sjukskrivningar, jämfört med chefer som har mindre arbetsgrupper.

Så hur gick det i Söderhamn? 

De två hemtjänst-cheferna som gick in i väggen 2016 är friska och tillbaka på heltid. Med varsin ny chefskollega som de delar ansvaret med, och en ny administrativ sam-ordnare.

– Det har blivit bättre kvalitet i arbetet för både chefer och medarbetare, men även i själva verksamheten. Det gynnar även brukarna, säger Birgitta Löjdström.

EMMELI NILSSON

FAKTA: Så påverkas chefen av en stor arbetsgrupp

* Högre arbetsbelastning

* Högre stressnivå

* Splittring i arbetet på grund av många olika ansvarsområden

* Mindre arbetstillfredsställelse

… och så påverkas personalen:

* Högre personalomsättning 

* Fler olyckor och andra incidenter i verksamheten

Källa: Linda Corin, forskare vid Institutet för stressmedicin i Göteborg

FAKTA: Verksamhetsnära chefer & kvinnor har fler medarbetare

Den senaste undersökningen av Svensk chefsförening visar att det framför allt är verksamhetsnära chefer som har stora arbetsgrupper. Kvinnor chefar i snitt över fler personer än män. Chefer med stora arbetsgrupper jobbar övertid i högre grad, är mer stressade och blir oftare sjukskrivna. 

up 46