Vi säger ofta att vi saknar återkoppling – men vågar du ta reda på vad medarbetarna verkligen tycker om dig som chef?
På Samrehab i Mark–Svenljunga har man gått hela vägen – där ber cheferna medarbetarna varje år om skriftlig feedback.
Text: Eva Brandsma
Det ska sägas från början – det krävs både mod och mogna arbetsgrupper för chefsfeedback av det här slaget som de gör på Samrehab. När Lena Zetterberg berättar om hur de arbetar med grupputveckling pendlar tankarna mellan tribunal och starka chefer.
Lena Zetterberg är en av fyra chefer på Samrehab i Mark–Svenljunga i Västra Götalandregionen. Här arbetar omkring hundra sjukgymnaster och arbetsterapeuter med rehabilitering av patienter i de båda kommunerna. Lena är chef över mottagning och rehabdelen på sjukhuset med runt 40 medarbetare.
För sex år sedan började man med strukturerad grupputveckling på Samrehab. Syftet var att bli bättre på att ge och ta feedback för att utvecklas tillsammans som grupp. Med stöd av en konsult arbetade man fram en modell som de använt sedan dess.
Ett av momenten inom utvecklingsarbetet är att en gång om året ge återkoppling på ledarskapet. Rent praktiskt går det till så att varje arbetsplatsträffsgrupp, 8-10 personer träffas utan sin chef. Gruppen enas om två saker som de är nöjda med hos chefen och två saker som de skulle vilja se mer av. Hela gruppen måste vara överens, dels för att undvika ogenomtänkt kritik och dels för att samtalet om hur man vill ha det på sin arbetsplats innebär ett lärande i sig, enligt Lena Zetterberg.
Goda omdömen är väldigt upplyftande att höra och det ger kraft att ta emot det som gruppen vill se mer av.
– Även om det kan vara tungt att höra något negativt, leder det oftast till något positivt som att vi tillsammans pratar om av vad som är rimliga förväntningar på mig som chef.
Lena kan till exempel få feedback att medarbetarna vill att hon ska vara mer fysiskt på plats. Men medarbetarna är utspridda geografiskt.
– Genom att samtala ökar vi förståelsen för varandra. Vi pratar om vilka förutsättningarna är. Det är utvecklande för oss som grupp tillsammans och vi får tillsammans komma fram till hur vi ska lösa vissa situationer. Det går inte att chefen kan vara på alla ställen samtidigt.
En gång fick Lena feedback att hon gick till försvar när hon fick en fråga.
– Bakom det finns det en komplexitet. Jag är sådan att jag behöver få tänka efter innan jag kan svara. Och ibland när någon dyker på mig i korridoren, hinner jag inte tänka efter och då upplevs det som att jag går till försvar.
Lösningen gruppen den gången kom fram till var att medarbetarna skulle maila i förväg, om det går, när det är något speciellt man vill ta upp. Då har Lena tid att förbereda sig bättre.
De första åren de hade chefsfeedbacken var Lena nervös över vad som skulle komma fram, men det är hon inte längre.
– Utgångspunkten i alla är att man vill varandra väl och att vi vill utvecklas tillsammans.
Att få återkoppling på ledarskapet har inneburit för Lenas del att hon är mycket snällare mot sig själv. Hon ser och accepterar sina svagheter bättre nu.
– Jag vet att jag inte är perfekt, och att ingen är det. Och jag försöker inte rätta till mina brister för att bli felfri. Vi kan hitta sätt tillsammans att arbeta runt det.
På Samrehab har cheferna stöd av varandra. Alla cheferna får feedback från sina apt-grupper. Cheferna samlas för att prata om den återkoppling de får.
– Vi bollar feedbacken och hjälper varandra att hantera det som kommer upp.
För att våga kasta sig ut och växa i detta behöver man kollegor att få stöd av poängterar hon.
I grupputvecklingssamtalen ingår också ”klimatanalys”. Gruppen ger sig själv feedback, även där står chefen utanför. Frågor som kommer upp är hur bra gruppen samarbetar, ger återkoppling, hur tydliga de är och vilka dolda och synliga spelregler som gäller.
– Klimatet vi vill ha är att vi ger varandra feedback och det avspeglas på hela verksamheten. Vi växer tillsammans.
Under året utlystes en tävling i Marks kommun ”sno bästa idén”. Tanken vara att samla in kloka idéer i kommunen och dela med sig till varandra för att utveckla verksamheterna. Samrehab bidrog med sina grupputvecklingssamtal och de fick priset.
Nu hör andra delar av sig i kommunen och vill veta mer. Mottagandet i kommunen var med lite skräckblandade känslor.
För att införa det här krävs det att chefen att är trygg både om person och i chefsrollen. Det krävs också att man inte känner sig ensam utan har stöd av sina kollegor i ledningsgruppen.
– Vi gör det här tillsammans, vi vill varandra väl och vi vill utvecklas.
Fakta
Samrehab är en samfinansierad rehabiliteringsorganisation med kommunerna Mark och Svenljunga, primärvården i området och SÄS, Skene (Södra Älvsborgs Sjukhus) som arbetsområde. I Samrehab arbetar sjukgymnaster, arbetsterapeuter samt rehabassistenter och hjälpmedelstekniker. Ansvarsområde är insatser vid sjukhusets vårdavdelningar, mottagningsverksamhet, hemrehabilitering och habilitering på basnivå.
Att tänka på
Ha rätt storlek på gruppen 8-10 medarbetare är lagom
Ge er inte Tänk på vad vill vi uppnå på lång sikt. Det går ofta lite knaggligt i början.
Skapa en bra atmosfär Inställningen ska vara att ni vill lära er tillsammans!
Förbered alla deltagare Ge utbildning i att till att ge och ta feed-back!
”Inte för alla arbetsplatser”
Det krävs mycket jobb för att det ska fungera så bra med chefsfeedback som det gär på Samrehab. Stöd från chefskollegor är ett måste.
Text: Eva Brandsma
Elizabeth Frey är organisationskonsult och ledarskapsutvecklare på Perema AB. Hon har arbetat med grupputveckling hos Samrehab i Mark–Svenljunga sedan de bildade en ny organisation 2001.
Chefsenkäten som beskrivs i artikeln intill är bara en del av ett större gruppvecklingsarbete för både medarbetare och chefer och Elizabeth Frey menar att Samrehab är exceptionellt framgångsrika i sitt arbete.
– Det krävs en mogen och väl utvecklad ledarfunktion. Och det har de. Det krävs också att man kontinuerligt jobbar med sig själv som chef – går kurser, har handledning och vidareutbildar sig, vilket de också gör.
Konceptet med grupputveckling kommer från en bok Att leda platta organisationer – utan att själv bli tillplattad (2001) skriven av Else Ekstedt. Den berörde den problematik som uppstod när man framför allt inom offentlig sektor tog bort mellanchefsnivåerna. Plötsligt kunde en chef ha arbetsgrupper på 60 personer.
– Det är omöjligt att ha utvecklingssamtal med så många medarbetare, säger Elizabeth Frey. Den här metoden med grupputvecklingssamtal är ett sätt att hjälpa en chef med stora grupper och ändå kunna ge feedback.
När medarbetarna tillsammans sitter i grupp och ska enas om två saker som chefen är bra på och två saker som de vill se mer av, inser de också vilka enorma krav det är på chefen menar Elizabeth Frey, vilket har en pedagogisk poäng.
– Jag säger alltid till medarbetarna att de aldrig får ha synpunkter på chefen som privat person, utan bara på hur den leder arbetet. Ledarskapet ska ju underlätta arbetet för medarbetarna.
Men det är tufft för cheferna att ta emot feedbacken menar Elizabeth.
– De måste ha hjälp att ta emot synpunkterna och gå igenom det tillsammans. Alla reagerar med försvarsmekanismer och de måste man bearbeta för att sedan kunna föra samtal med sina medarbetare.
Det är långt ifrån alla arbetsplatser som klarar av den här typen av feedback enligt Elizabeth Frey. Det fungerar dåligt när cheferna har låg utbildningsnivå inom själva ledarskapet och inte arbetar med sin egen utveckling.
– Med utbildning menar jag inte akademisk utbildning. Högre akademisk utbildning är snarare ett hot mot gott ledarskap, de blir man ofta mycket specialist.
Elizabeth släpper inte helt taget om Samrehab hon träffar dem fortfarande vartannat år.
– Det är bara kvinnor i ledningsgruppen och det är den proffsigaste och mest effektiva ledningsgrupp jag sett. Skriv det, för man säger alltid att kvinnor inte kan samverka. Det stämmer inte.
