Karin Zingmark, rådgivare och föreläsare, och jobbar framför allt med förändring och kommunikation.
Foto: pressbild
Debatten om distansarbetets vara eller fara får Karin Zingmark att – emellanåt – gå i taket.
Samtidigt är hon medveten om att hon kanske ligger ett par steg före många andra.
När de flesta av oss levde ett liv bland pappershögar på kontor var hon, som marknadschef på Microsoft, redan hybrid. Hon har år av digitala arbetssätt i kroppen.
– Jag fattar att det inte är lätt. Vi har alla ett liv på kontor som sitter djupt i oss. Och alla chefer startar så klart i olika lägen, stora företag, små företag, offentlig sektor – det är olika. Men man får utgå från där man är, konstaterar hon.
Kontroll på distansarbetet – en utmaning
För sex år sedan lämnade Karin Zingmark livet som anställd på Microsoft och blev sin egen. Hon är numera rådgivare och föreläsare, och jobbar framför allt med förändring och kommunikation. Just nu handlar mycket – föga förvånande – om hybrida modeller där ”arbetsplatsen” inte är detsamma som kontoret, utan bara platsen där man arbetar.
Kärnan i den debatt som rasat den senaste månaden handlar mycket om balansen kontroll och överblick.
Man vill inte ha en kontrollerande chef.
Eller fuskande medarbetare.
Men som chef behöver man ändå ha överblick.
Hur tror Karin Zingmark att man löser det här?
– Grunden i det nya sättet att arbeta är ett tillitsbaserat ledarskap. Om man utgår från att människor fuskar, genar och skarvar – ja då är det kanske inte konstigt att det blir så. Du får det du ger, konstigare är det inte, säger hon och tillägger.
– Utgå från att du har rekryterat bra folk. Det finns alltid de som fuskar, det fanns det ju förr när alla satt på kontoret också. Det måste vi hantera. Men de allra flesta vill leverera. Har man problem med utbrett fusk skulle jag säga att det är något som är fel i kulturen.
Det är helt säkert så att de bästa talangerna kommer man att förlora om man inte tar det här steget, folk vill bli litade på. Annars går de.
Karin Zingmark
Gör det inte till ett HR-projekt. Det här måste alla driva tillsammans. Och det är viktigt att högsta ledningen är med på tåget – om förändring ska ske måste VD vara avsändare och driva.
Skapa en projektgrupp. Säkerställ att de personer i din organisation som har synpunkter på distansarbete är inkluderade, också de som är skeptiskt inställda. Alla perspektiv behövs. Inkludera också medarbetare som är nyfikna på digitala – och nya – arbetssätt, de har mycket att lära övriga i organisationen.
Om ni inte redan är supertydliga med syften och värderingar i organisationen, sätt dem nu. Och säkerställ att det inte bara är fina ord, utan att ni konkretiserar detta i handling och i sättet ni uppmärksammar och belönar beteende.
Bestäm hur ni ska sätta och följa upp mål. Se till att ha en struktur kring uppföljning som är tydlig för alla.
Viktigast nu är att bestämma hur ni ska samarbeta och kommunicera på distans. Idag behövs inga stora investeringar i teknik, mycket finns tillgängligt i system som t ex Teams.
Mötesdisciplin krävs i det hybrida arbetslivet – agenda, beslutsunderlag, protokoll med mera blir avgörande samt att byta ut en del teamsmöten mot andra kommunikationskanaler såsom chatt, sociala intranät, telefon osv.
Det är viktigt att bryta trenden att människor sitter i ändlösa teamsmöten dagarna i ända. Min rekommendation är att undvika hybridmöten, det vill säga möten där några sitter på plats i ett konferensrum och några är med på länk. Det blir sällan bra. Det är bättre om alla sitter vid varsin skärm alternativt att ni kör fysiskt och helt skärmfritt för de tillfällen ni bedömer passar bäst för ett sådant format. Att umgås och bygga relationer görs bäst i fysiska rum initialt, sen kan relationer fördjupas digitalt. Det är en myt att man inte kan vara kreativ i digitala möten. Utforska verktygen, jobba med breakout-rooms, gemensamma whiteboards, chatten och mentimeter eller motsvarande.
Det är bra om ni enas om ett arbetssätt där ni tydligt definierat vilka kommunikationskanaler som ska användas för vad – det blir lätt en utmaning om alla gör olika.
Att ha kontroll – utan att vara kontrollerande – handlar enligt Karin Zingmark om tydliga mål och rutiner där målen följs upp.
Hon har själv arbetat med årsmål som följts upp i kvartalsvisa utvecklingssamtal.
– Det blir givande samtal där man pratar om hur det gått, vad man ska jobba med nästa kvartal, vilket typ av stöd man behöver för att nå dit och hur man vill växa och utvecklas på lite längre sikt. Och vad ska du ha kontrollmöten till så länge målen nås?
Kontroll utan att vara kontrollerande
Hon konstaterar samtidigt att alla medarbetare är olika och vill ha olika mycket stöd.
– På Microsoft skulle alla chefer tillgängliggöra sig varannan vecka. Det vill säga avsätta tid så att de medarbetare som ville kunde boka upp kortare avstämningsmöten. Men det var medarbetarna som bokade och det var medarbetaren som satte agendan för mötet.
Det låter lyxigt att ha så mycket luft i kalendern. Tror du inte att många chefer i små och medelstora företag, och i offentlig sektor, har en vardag som skiljer sig ganska mycket från det där?
– Jo, jag har respekt för att alla har olika förutsättningar. Men det här handlar i grunden om värderingar. Oavsett förutsättningar är det dags att öppna upp lådan och fundera på vad just vi skulle kunna göra bättre, på den här arbetsplatsen. Och det är helt säkert så att de bästa talangerna kommer man att förlora om man inte tar det här steget, folk vill bli litade på. Annars går de.
Och kontoren, kommer vi stänga dem i framtiden?
– Jag hoppas att vi fortsätter ha kontor. Men de ska vara mötesplatser mer än arbetsplatser. Och det ska vara valfritt om man ska vara där eller inte.
– Människor är olika och vi behöver förstå att kontorsmiljön, ofta är i form av stora kontorslandskap, kan vara kanonbra för vissa och fullständigt katastrofal för andra.
Att genom ett tillitsbaserat ledarskap låta människor själva avgöra vad som passar bäst för gruppen och för dem själva, är så kraftfullt. Det gör att man kan behålla och utveckla talanger, rekrytera fantastiska medarbetare oavsett fysisk plats och ge människor möjlighet till balans i livet. Samtidigt kan vi genom mindre pendling och färre jobbresor värna om vår miljö.
