Egentligen är det inte så svårt. Distansmöten, liksom fysiska möten, behöver ett tydligt syfte, bra planering och definierad målgrupp. De flesta större organisationer har tillgång till bra tekniska lösningar.
­– Men de flesta ser inte möjligheterna med distansmöten, utan betraktar det som något nödvändigt ont, säger organisationskonsulten Thomas Herrmann.

Text: Helena Lindh

Många myndigheter och företag finns på flera orter, samarbetar med andra organisationer och vill dra ner på resandet. Allt fler arbetsplatser har också tillgång till bra programvaror – via telefon, videokonferens eller webb. Distansmöten är en form som kommit för att stanna. Thomas Herrmann arbetar med organisationsutveckling. En del i detta är effektiva och kreativa distansmöten. Han tycker inte att man ska krångla till det mer än nödvändigt, utan välja en teknisk lösning som fungerar.
– Man behöver inte bara ha teknik, utan också metod och kompetens att leda mötena, säger han.

Vid exempelvis ett telefonmöte med flera deltagare börjar han som mötesledare med att be alla rita en cirkel på ett papper. Sedan placerar han in mötesdeltagarna i cirkeln, så att alla har en bild framför sig av hur de är placerade i förhållande till varandra.
– En enkel teknik är att använda en ”virtuell mikrofon” för att göra rundor. Den kan också ”läggas” i mitten av cirkel för att inbjuda den som vill att ta ordet. På det sättet har alla möjlighet att vara med och få prata till punkt utan att någon avbryter, säger Thomas Herrmann.

En av de myndigheter som satsat mycket på tekniska lösningar för distansmöten som ett led i att minska direkt miljöpåverkan och kostnader är Naturvårdsverket. Lisa Eriksson är sektionschef med ansvar för utvärdering. Hon och hennes medarbetare sitter i Östersund. Flera enheter har medarbetare på två orter och har alltid enhetsmöten på distans.
– Man kollar ständigt efter möjligheten till distansmöte. Det tar för mycket tid att resa och de flesta vill undvika alltför många resor.

För Lisa Eriksson hör distansmöten till vardagen. Hon deltar i telefonmöte minst en gång i veckan och på videokonferenser tre-fyra gånger varje vecka. Det kan handla om allt från stora avdelningsmöten med ett fyrtiotal medarbetare på två orter, till mindre grupper där Lisa sitter som enda deltagare i Östersund. Merparten av mötena är interna. Webbmöten via datorn har hon inte lika ofta, till viss del för att hon arbetar i öppet kontorslandskap och lätt stör kollegorna om hon ska sitta framför datorn.
Hon instämmer i att man på myndigheten satsat mycket på bra teknik, medan metoder och mötesteknik är ett område som behöver utvecklas. För henne känns det ändå lite av överkurs att använda Thomas metod att rita cirklar och skriva in namn på deltagarna i mötet.
– Våra möten är väldigt uppgiftsorienterade så jag har inget behov av att veta exakt var de andra sitter i förhållande till mig.

Hon tror däremot att det vore bra med en checklista vad man ska tänka på när man planerar och håller i distansmöten. Ibland finns fika bara beställt till frukostmötets deltagare på ena orten, men inte på den andra. Det händer också att man pratar för fort och för otydligt på den ort där den större gruppen finns eller glömmer bort den eller de deltagare som sitter på annan ort.
– Ibland får man ta på sig storstövlarna och påminna om att man finns, säger hon.

För Lisa Eriksson är videokonferens den form av distansmöte hon föredrar bäst. Thomas Herrmann tycker däremot att videokonferensen som form ofta är överskattad.
– Min erfarenhet är att den inte tillför så mycket. Det fungerar bra om man till exempel har en dragning med information, men inte om mötet ska vara kreativt.

Han förespråkar i stället virtuella möten via datorn för att få kreativitet och engagemang. I samarbete med sina kollegor i den globala nätverksorganisationen GCP Co-owners Group har han anpassat mötesformer för fysiska möten till distansmöten.
– Syftet är att ta tillvara på potentialen i mötet genom att ta hänsyn till olika lärstilar och använda olika verktyg för att underlätta lärandet. Vi varierar samtal i helgrupp med arbete i mindre konstellationer och vi arbetar tillsammans på whiteboards, säger han.

Både Lisa Eriksson och Thomas Herrmann tycker att distansmöten i många situationer kan fungera minst lika bra som fysiska möten. Informationsmöten, arbetsmöten, utvecklingssamtal och intervjuer är den typ av möten de båda kan tänka sig att hålla på distans. De framhåller båda mötesledarens betydelse för att det ska bli ett bra distansmöte.
– Planering för mötet, utskick av material, presentation av deltagarna och att påminna mötesdeltagarna om att prata nära mikrofonen är viktigt, säger Lisa Eriksson.
– I ett möte med hög delaktighet är det svårt att både leda mötet och vara aktiv som deltagare. Som chef kan man fundera på att skaffa sig en kompetent mötesledare, en facilitator, säger Thomas Herrmann.




TIPS FÖR DISTANSMÖTEN:
1. Planering
- Identifiera mötets syfte och vilka deltagare som bör bjudas in.
- Fundera över vilken teknik som passar bäst för den typ av möte du vill ha.
- Bestäm hur mötet bäst organiseras. Skapa förutsättningar för alla att delta på lika villkor.
- Boka lokal om det behövs och eventuellt fikabröd till deltagare på alla orter.

2. Under mötet
- Som chef kan du välja att leda mötet själv eller utse en mötesledare, facilitator.
- Låt alla närvarande presentera sig, gärna med en reflektion kring en relevant fråga.
- Var tydlig med hur lång tid ni har på er och vad ni ska uppnå. Håll tiden!
- Låt alla komma till tals.
- Håll tempo och energi i mötet, men tillåt tystnad, det är bra med reflektion.