Emma Persson har fått sitt första jobb och ska hålla i ett möte med en kund. Det är i slutet av 1980-talet och chefen har bett henne informera om det koncept som företaget kan erbjuda. Men i stället frågar hon vad kunden har för behov och lyssnar uppmärksamt. Mötet leder till att företaget tar hem en stororder. Emma Persson tror att hon har gjort fel som inte följt instruktionerna. Men chefen säger: ”Du ger ett så härligt bemötande! Det gjorde att kundmötet blev så bra och att vi tog hem affären.”
– Jag fick bekräftat att det var okej att använda mina egna förmågor. ”Jag kan!” kände jag då, säger Emma Persson.
I dag är hon delägare och utbildningsansvarig på företaget Coach Companion som utbildar chefer och coacher, bland annat i hur man ger positiv feedback. Något som är ett kraftfullt verktyg för den som vill peppa sina medarbetare till stordåd.
– Människor blir motiverade, gör mer av sådant de redan kan och blir ännu vassare på det. Dessutom ökar arbetsmoralen och folk trivs bättre, säger Emma Persson.
MEN DET RÄCKER INTE med att säga ”bra jobbat!” För att positiv feedback ska fungera behöver den vara ärlig, faktabaserad och konkret. Håll utkik efter saker som du uppskattar att de anställda gör. Skriv ner och hitta ett lämpligt tillfälle att berätta för personen vad du sett och hört. Var så konkret du kan, vad var det som var bra? På vilket sätt?
– När du är konkret upplevs du som ärlig, människor märker om återkopplingen är på riktigt eller inte. Den måste komma från hjärtat. Tala däremot inte om för folk hur de är, använd i stället formuleringar som ”Jag upplever att du …” eller ”Jag ser att du …”.
Många människor undrar hur de uppfattas och om de presterar bra. Om ingen talar om för dem att de är på rätt väg blir de förvirrad och motivationen sjunker.
– Upplyftande kommentarer fungerar som vägskyltar, säger Emma Persson.
Hon berättar att många chefer gärna vill ha feedback, men inte känner sig bekväma med att ge. Det beror på att en chef som ger positiv återkoppling också blottar sig. Personen visar att hen bryr sig om medarbetaren och riskerar även att bli missförstådd.
Därför är det viktigt att bygga en trygg och tillåtande miljö. Låt dina anställda förstå att du är öppen för feedback, att du som chef fortfarande lär dig. Fråga dem hur det är att ha dig som chef.
– Genom att våga vara sårbara kan vi hjälpa varandra att utvecklas.
DET ÄR OCKSÅ VANLIGT att chefer på Coach Companions kurser säger att de inte har tid att ha den här typen av samtal. Emma Persson menar att den tiden kommer de att få avsätta i alla fall, men då för att lösa konflikter vid ett senare tillfälle.
– Bekräftande feedback handlar inte bara om stunden du ger återkoppling, utan om att bygga och investera i relationer. Det berör hela företagskulturen, hur vi pratar med och respekterar varandra.
Och om du regelbundet ger positiv återkoppling blir det också lättare att ge korrigerande feedback när något inte är bra.
Många ger feedback på fel sätt, enligt Emma Persson. Det funkar inte att bestämma sig för att säga något peppigt till alla på måndagar. Människor är olika i hur mycket uppmuntran de vill ha. Vissa behöver en dos varje månad, andra varje vecka och vissa varje dag. Att någon ofta frågar hur hen ska göra saker är ett tecken på att det behövs fler vägskyltar.
Men finns det risk att medarbetarna blir curlade och självgoda om de får höra hur grymma de är hela tiden? Det tror inte Emma Persson. Människor säger inte upp sig för att de blir bortskämda, menar hon, utan för att de känner sig överkörda och osedda.
– Folk lämnar inte dåliga företag – de lämnar dåliga chefer.
Att jobba med positiv feedback gör i stället att de anställda blir trygga i att de gör ett bra jobb och att de betyder något.
– Då känner de sig bekräftade som människor och upplevelsen av tillhörighet ökar. Det bygger också lojalitet mot organisationen.
Tänk på detta när du ger positiv feedback
- Ha rätt motiv. Varför ger du återkoppling till din personal? Anledningen bör vara att du vill ha motiverade medarbetare som känner sig bekräftade och som en del av ett team.
- Var ärlig och konkret.
- Låt anställda göra mer av det de redan är bra på, i stället för att alla ska göra allt på en lagom nivå. Då säkerställer du att rätt människa är på rätt plats. Om någon är grym som mentor, låt personen få fler mentorsuppdrag. Om en annan är bra på att prata med kunder, ge hen mer kundansvar.
- Avsätt tid på vissa möten för att höra hur alla mår och vad som händer i deras liv. Det är relationsbyggande och gör det lättare att våga ge och ta emot återkoppling.
Text: Jennie Aquilonius
