Maria Ergül är HR-expert och författare till boken "Vägra väggen"
Foto: press
När belastning och stress ökar är det allas ansvar att ifrågasätta vad vi lägger vår arbetstid på, och varför. Vi ställer oss frågande till hur arbetslivet kunnat bli så osunt, men ett snabbt ögonkast i kalendern avslöjar att den kollektiva besattheten av möten är en bidragande faktor. Aldrig har så många ägnat så mycket tid åt att sitta tillsammans och prata om arbetsuppgifter, snarare än att utföra dem.
Det finns nog ingen som kallar till möten där syftet är att deltagarna ska känna, ”det där var en timme jag aldrig kommer att få tillbaka”.
Men vi vet att det sker för många möten. Och vi vet att möten ofta leder till nya möten.
Mycket har skrivits om det här, men lösningarna har varit kraftlösa. Det har införts mötesfria dagar, vi har lärt oss blocka tid i kalendern. Båda är bra beteenden, men faktum kvarstår, bara för att antalet bokningsbara timmar i kalendern kortats ner, försvinner inte många möten, de bokas bara in en annan dag.
Att utmana varför mötet överhuvudtaget ska ske, och varför jag ska delta, är en bra plats att börja på.
Hur många gånger har du tackat nej till ett möte? Jag vågar påstå att antalet gånger människor suckat om att mötet är onödigt är betydligt fler, än antalet gånger samma personer fattat mod och tryckt ”decline”. Det finns en outtalad norm som säger att ifrågasättande är besvärligt, och att tacka nej till möten utan giltigt skäl är oförskämt. Ingen vill vara besvärlig eller oförskämd, därför rullar det på som det alltid har gjort.
Det finns en outtalad norm som säger att ifrågasättande är besvärligt.
Maria Ergül
Ribban för mötets kvalitet sätts innan mötet äger rum. Tid som läggs i förarbetet är tid du sparar åt dig och andra genom att inte kalla till onödiga möten.
Sju sätt att effektivisera möten
Behövs mötet?
Kan det inte tydliggöras varför mötet behövs, är det troligtvis onödigt. Krävs det ingen interaktion med andra för att besvara mötets varför, är det troligtvis onödigt. Informationsdelning är inte ett tillräckligt varför, överväg annan kommunikation, mejl eller voicenote.
Frågebaserad-agenda
En agenda är ofta det som ses som lösningen. Agendor är verksamma när de innehåller en serie frågor som mötet ska besvara. När det är tydligt vilka frågor som ska besvaras, blir det också tydligt vilka som behöver delta för att kunna besvara frågorna. Det är enkelt att se ineffektiviteten i en agendarad som lyder, ”diskutera sjukfrånvaron” med effektiviteten i, ”hur ska vi öka frisknärvaro?”. Allokera tid per fråga för att säkerställa framdrift. Med en frågeagenda är det dessutom enklare att se om mötet blev lyckat, det vill säga besvarades frågorna?
Vem ska delta?
Tänk dig en medley-lagkapp i OS där laget ska simma ryggsim, bröstsim, fjärilsim och frisim. För att vinna krävs det att varje simmare kan sin gren. Om laget skulle ställa upp med fyra fjärilsimmare skulle en vinst troligtvis vara en utopi, oavsett hur bra fjärilsimmarna är. Detsamma gäller möten, bjud inte in folk bara för att de alltid har deltagit, eller för att det finns en oro att någon ska känna sig utanför. Kan inte personen bidra till att lösa mötesfrågorna spelar det ingen roll hur bra hen är på sitt arbete i övrigt. Att sitta i ett möte och inte ha något att bidra med, gör mötet ineffektivt samtidigt som det kan trigga stress-tankar, ”Jag har inte sagt något på hela timmen, tänk om de tror att jag inte kan något”. Personer som inte förväntas vara aktiva verbalt ska inte bjudas in.
60 minuters möten är 30 minuter för långt
När blev det en regel att möten by default sätts till en timme? I de flesta fall behöver mötet inte pågå så länge, men är tiden avsatt är det vanligt att diskussionerna fortsätter utanför mötets varför för att fylla tiden. Gör till vana att kalla till 15–30 minuters möten. Ingen blir besviken när mötestiden reduceras.
Börja i tid
Du blir förlåten om du börjar senare än utsatt tid, men inte om du håller på för länge. Vänta inte på att folk ska dyka upp. Det är allas ansvar att komma i tid, och meddela om sen ankomst. När starttiden fluktuerar är det mer sannolikt att folk dyker upp sent. Gör det klart att dina möten börjar och slutar i tid.
Kapa hijackers
Vi har alla suttit på möten där kollegor svävat i väg i långa monologer, förvisso intressanta, men utan relevans i det här mötet. Andra ställer frågor som redan besvarats. Det här gör att möten drar ut på tiden, att nya möten bokas för att frågor inte hinner avhandlas, samt att känslan av meningslöshet ökar.
Kom överens om nästa steg
Den missade länken mellan möten och dess effekt är frånvaron av actions. Möten ska avslutas med vilka åtaganden som ska genomföras av vem, och till när.
Möten har kraften att föra arbetet framåt, och det vore självmål att missa chansen.
Maria Ergül är HR-expert och författare till boken ”Vägra väggen”
”Att behöva se medarbetare för att tro att de jobbar handlar om kontrollbehov”
